Az Outlook 2007 üzeneteinek elrendezése

Már senki sem kap egy keveset e-mailt. Ha kapsz egy üzenetet, rengeteget kapsz. Szerencsére az Outlook 2007 számos különféle módot kínál az üzenetek összevissza rendezésére, így van esélye kitalálni, mi a fontos, és mi várhat.

Ha az Outlook úgy van beállítva, hogy a képernyő jobb oldalán jelenítse meg az olvasópanelt (válassza a Nézet -> Olvasóablak -> Jobbra lehetőséget), az üzenetek listájának tetején két gomb látható:

• Rendezve gomb: Ez a bal szélső gomb az Outlook által az üzenetek rendszerezésére használt rendszert írja le.

• Részletek gomb: Az Elrendezés szerint gomb jobb oldalán található egy másik gomb, amelynek címkéje az Outlook jelenleg használt elrendezésének néhány részletét tartalmazza. (Például, ha üzenetei jelenleg dátum szerint vannak elrendezve, a jobb oldali gombon a Legújabb felül vagy a Legrégebbi felirat szerepel.)

Az Outlook üzeneteinek elrendezési módjának megváltoztatásához egyszerűen kattintson az Elrendezés szerint gombra, hogy megjelenjen az összes használható elrendezést tartalmazó helyi menü.

Az Outlook ezeket a megoldásokat kínálja:

• Dátum: Az üzenetek legáltalánosabb módja a dátum szerinti rendszerezés. Amikor először állítja be az Outlookot, az üzenetei így lesznek elrendezve. Kattintson a jobb oldalon található gombra, hogy váltakozzon a felül lévő legújabb és a legrégebbi üzenetek között.

• Beszélgetés: Ez az elrendezés az azonos témájú üzeneteket csoportosítja. Ha egy sor üzenetet váltott valakivel egy konkrét projektről vagy ötletről, a beszélgetési szál követéséhez válassza a Beszélgetés elrendezését.

• Feladó: Ahogy sejtheti, ez az elrendezés aszerint rendezi az üzenetgyűjteményt, hogy kitől kapta az üzenetet.

• Címzett: A kapott üzenetek többsége Önnek szól, de nem mindig. Időnként emberek listájának címzett üzeneteket kap, így az Ön neve nem jelenik meg az üzenet Címzett sorában. Ez az elrendezés aszerint választja szét az üzeneteket, hogy az Ön neve szerepel-e az egyes üzenetek Címzett sorában.

• Mappa: Amikor egy Keresés mappában tekint meg üzeneteket, a megtekintett üzenetek valójában számos különböző mappában találhatók. Ha szeretné tudni, hogy pontosan melyik mappa tartalmazza az egyes üzeneteket, használja a Mappa elrendezést.

• Amikor megtekinti a Beérkezett üzeneteket, a mappaelrendezés nem érhető el; csak a Keresési mappákhoz használható.

• Méret: Egyes e-mail üzenetek fényképeket, zenét és mindenféle nehéz fájlt tartalmaznak, amelyek valóban eltömíthetik a vállalat e-mail szervereit. Tehát amikor a rendszergazdája arra kéri, hogy ritkítsa a beérkezett üzeneteket, használja ezt a funkciót a leginkább túlsúlyos üzenetek azonosítására és törlésére.

• Tárgy: Ez az elrendezés az azonos tárgyú üzeneteket egyesíti.

• Típus: Nem minden tétel, amely a Beérkezett üzenetek mappájába érkezik, egyszerű üzenet; értekezlet-meghívókat, Feladatkéréseket és mindenféle egyéb tárgyat is kaphat. Ha el szeretné választani az üzeneteket a találkozókérésektől, váltson át a Típus elrendezésre.

• Melléklet: Amikor a Beérkezett üzenetek mappába lép, lehet, hogy nem üzenetet keres, hanem mellékletet keres. Az üzenetek csatolmány szerinti elrendezése lehetővé teszi, hogy először a legvalószínűbb gyanúsítottakat vizsgálja meg.

• E-mail fiókok: Néha tudni szeretné, melyik üzenet melyik címről érkezett, vagy milyen üzeneteket küldött egy adott címre. Ezzel az elrendezéssel az Outlook csak az Önt érdeklő fiókokból származó üzeneteket jeleníti meg.

• Ha csak az egyetlen címre küldött üzeneteket szeretné látni, válassza az E-mail fiókok elrendezést, majd kattintson a mínuszjelre (–) azon fiókok neve mellett, amelyeket nem szeretne látni.

• Fontosság: Ha először a kiemelten fontosnak jelölt üzeneteket szeretné látni, használja ezt az elrendezést.

• Kategóriák: Bármely elküldött üzenethez kategóriákat rendelhet, és néha mások is hozzárendelhetnek kategóriákat az Önnek küldött üzenetekhez. Ha látni szeretné, hogy melyik üzenet melyik kategóriába tartozik, használja a Kategóriák elrendezést.

• Elérhetőség: Az Elérhetőség beállítás azoknak szól, akik laptopot használnak vállalati hálózaton a Microsoft Exchange szolgáltatással. Beállíthatja, hogy az Exchange csak a tárgyat, a dátumot és a feladó nevét küldje el minden egyes e-mail üzenethez, az üzenet törzsét nem. Amíg nem kattint az üzenetre, hogy elolvassa, az üzenet többi része az otthoni iroda fő számítógépén marad. Azok az üzenetek, amelyekhez teljes egészében hozzáférhet, elérhetőnek minősülnek .