A fő különbség az Office Web Apps és a Microsoft Office szoftver között az, hogy az Office Web App alkalmazásokat webböngészőablakon keresztül futtatja. Ez a következőképpen működik: A böngésző használatával felkeres egy webhelyet, elindítja a webalkalmazást, megnyit egy fájlt, és már kezd is dolgozni. Az Ön által használt fájlok, akárcsak maga a webalkalmazás, az interneten tárolódnak, nem a számítógépen. Minden feladat webböngészőn keresztül történik.
Ha fájljait az interneten tárolja, akkor bárhol dolgozhat a fájlokkal, ahol csatlakozhat az internethez. Nem kell az irodájában vagy az otthonában tartózkodnia, és nem kell magával cipelnie a laptopját. Ha fel tud kapcsolódni az internetre, mehet dolgozni. A fájlok internetes tárolása egy másik nagy előnyt is kínál: megoszthat fájlokat, és együttműködhet rajtuk másokkal.