Ha azok, akikkel meg szeretné osztani a munkáját, szintén Office 2013-felhasználók, akkor a megosztás velük egyszerű. Csak adja meg nekik az adatfájlját. Adatfájlt továbbíthat valaki másnak USB-meghajtón, hordozható lemezen, például írható CD-n vagy DVD-n, vagy e-mailben. Az Office 2007 és 2010 felhasználói szintén szabadon dolgozhatnak az Office 2013 adatfájljaival, mivel a fájlformátumok azonosak.
Az Office 2007 vagy újabb verziójával nem rendelkező személyekkel való megosztáshoz más formátumokba is mentheti. A Word (és a többi Office-alkalmazás) számos mentési formátumot támogat, így biztosan talál olyan formátumot, amely áthidalja az Office és a program közötti távolságot, amellyel a címzettnek dolgoznia kell.
A dokumentum elküldése másoknak e-mailben
Az Office egyes verziói közé tartozik a Microsoft Outlook, egy e-mail-, naptár- és névjegykezelő program. Ha nem rendelkezik Outlookkal, akkor lehet, hogy van valamilyen más levelezőprogramja, például az Outlook.com (a Microsoft ingyenes online levelezőszolgáltatása), a Windows Mail (amely a Windows Vista rendszerrel érkezik, és ingyenesen letölthető Windows 7 rendszerhez), Outlook Express (amely a Windows XP-vel érkezik), vagy valamilyen nem Microsoft program, például az Eudora.
Amikor e-mailben küld dokumentumot a Word programból, a Word meghívja az alapértelmezett levelezőalkalmazást, bármi legyen is az. A könyvben szereplő lépések feltételezik, hogy az Outlook 2013 az alapértelmezett e-mail alkalmazás; lépései eltérőek lehetnek, ha van valami más.
Az egyik módja annak, hogy munkáit másoknak is megoszthassa, ha elküldi nekik e-mailben. Az Ön dokumentuma csatolmányként egy e-mailben található. A melléklet egy olyan fájl, amely elkülönül az e-mail törzsétől, és az e-maillel együtt eljut a célállomásig.
Dokumentum megosztása más formátumokban
Ha a címzettek az Office korábbi verzióit használják, vagy egyáltalán nem rendelkeznek Office-val, a fájl átvitele előtt más formátumban kell mentenie a munkáját. Az összes Office program lehetővé teszi a munkák más formátumokba történő exportálását, így szinte bármilyen adatot átvihet bármilyen más alkalmazásba.
Munkájának kinyomtatása
A munkája terjesztésének másik módja a kinyomtatás, feltéve, hogy rendelkezik nyomtatóval. Gyorsan nyomtathat az alapértelmezett beállításokkal, vagy megadhat egy bizonyos nyomtatót, a példányszámot, az oldaltartományt és egyéb beállításokat.