Az Excel irányítópult tervezési elve – Legyen egyszerű

Stephen Few irányítópult-tervező szakértő mantrája: „Egyszerűsíts, egyszerűsíts, egyszerűsíts”. Az alapötlet az, hogy a túl sok mértékkel vagy túl sok szemfényvesztővel zsúfolt műszerfalak felhígíthatják a bemutatni kívánt jelentős információkat. Hányszor mondta már valaki, hogy a jelentései „elfoglaltnak” tűnnek? Lényegében ez a panasz azt jelenti, hogy túl sok minden történik az oldalon vagy a képernyőn, ami megnehezíti a tényleges adatok megjelenítését.

Íme néhány lépés, amellyel egyszerűbb és hatékonyabb irányítópult-tervezést biztosíthat.

Ne alakítsa át az irányítópultot adattárrá

Valld be. A lehető legtöbb információt rögzítse a jelentésben, elsősorban azért, hogy ne kérjen további információkat. De a műszerfali lelkiállapotban meg kell küzdenie a késztetéssel, hogy minden elérhető adatot a műszerfalakra kényszerítsen.

Ha a felhasználókat túl sok adattal terhelik, akkor szem elől téveszthetik az irányítópult elsődleges célját, és a lényegtelen adatokra összpontosíthatnak. Az irányítópulton használt intézkedéseknek támogatniuk kell az irányítópult eredeti célját. Kerülje el a késztetést, hogy kitöltse a fehér teret a szimmetria és a látszat kedvéért. Ne adjon meg hasznos adatokat csak azért, mert az adatok rendelkezésre állnak. Ha az adatok nem támogatják az irányítópult alapvető célját, hagyja ki.

Kerülje a díszes formázást

Az irányítópultokkal való hatékony kommunikáció kulcsa, hogy adatait a lehető legegyszerűbben jelenítse meg. Nem kell szemcukorba csomagolni, hogy érdekesebb legyen. Rendben van egy irányítópult, amelynek színe vagy formázása kevés vagy nincs. Azt fogja tapasztalni, hogy a díszes formázás hiánya csak arra szolgál, hogy felhívja a figyelmet a tényleges adatokra. Koncentráljon az adatokra, és ne a csillogó boldog grafikára. Íme néhány irányelv:

• Kerülje a színek vagy háttérkitöltések használatát az irányítópultok particionálásához. A színeket általában takarékosan kell használni, csak a legfontosabb adatpontokról való információszolgáltatásra. Ha például a vörös, sárga és zöld színeket a mértékekhez rendeli, hagyományosan a teljesítményszintet jelzi. Ha ezeket a színeket az irányítópult más részeihez adja hozzá, azzal csak a közönség figyelmét vonja el.

• Csökkentse a szegélyek, a hátterek és az irányítópult-területeket meghatározó egyéb elemek hangsúlyát. Próbálja meg használni az összetevők közötti természetes fehér teret az irányítópult particionálásához. Ha szegélyekre van szükség, formázza azokat világosabb árnyalatokra, mint amelyeket az adatokhoz használt. A világosszürke általában ideális a szegélyekhez. Az ötlet az, hogy a szakaszokat úgy jelezzék, hogy ne vonják el a figyelmet a megjelenített információkról.

• Kerülje az olyan divatos effektusok alkalmazását, mint a színátmenetek, mintakitöltések, árnyékok, fények, lágy élek és egyéb formázások. Az Excel megkönnyíti az olyan effektusok alkalmazását, amelyek fényessé, csillogóvá és általában boldoggá tesznek mindent. Bár ezek a formázási funkciók nagyszerű marketingeszközöket biztosítanak, nem tesznek jót a jelentéskészítési mechanizmusoknak.

• Ne próbálja meg javítani az irányítópultokat clip art-okkal vagy képekkel. Nemhogy semmit sem tesznek az adatok további bemutatásáért, de gyakran csak cikinek is tűnnek.

Korlátozza az egyes irányítópultokat egy nyomtatható oldalra

Az irányítópultoknak általában egy pillantással áttekintést kell adniuk az egyes célok vagy üzleti folyamatok szempontjából releváns kulcsfontosságú intézkedésekről. Ez azt jelenti, hogy az összes adat azonnal megtekinthető egy oldalon. Bár nem mindig a legegyszerűbb az összes adat egy oldalon való elhelyezése, sok előnye van annak, ha mindent egy oldalon vagy képernyőn láthat.

Könnyebben összehasonlíthatja a szakaszokat, hatékonyabban tudja feldolgozni az ok-okozati összefüggéseket, és kevésbé támaszkodik a rövid távú memóriára. Ha a felhasználónak balra, jobbra vagy lefelé kell görgetnie, ezek az előnyök csökkennek. Ezenkívül a felhasználók hajlamosak azt hinni, hogy amikor az információkat a normál nézeten kívül helyezik el (olyan területek, amelyek görgetést igényelnek), az valahogy kevésbé fontos.

De mi van akkor, ha nem fér el minden adat egy lapra? Először tekintse át az irányítópulton lévő intézkedéseket, és döntse el, hogy valóban ott kell-e lenniük. Ezután formázza meg az irányítópultot, hogy kevesebb helyet foglaljon el (formázza a betűtípusokat, csökkentse a szóközt, és állítsa be az oszlop- és sorszélességet). Végül próbáljon meg interaktivitást hozzáadni az irányítópulthoz, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy dinamikusan módosítsák a nézeteket, hogy csak a számukra releváns mértékek jelenjenek meg.