Az Access 2003 adatbázisának biztosítása MDE-fájlként

Ha létrehoz egy Access 2003 adatbázist másoknak – különösen azoknak, akik kicsit tudatlanok az Accessben –, érdemes lehet zárolni az adatbázist, nehogy más felhasználók olyan változtatásokat hajtsanak végre, amelyek megsérthetik azt. Biztonságot adhat hozzá felhasználói nevek és jelszavak formájában, de egyszerűbb lehetőség az adatbázis MDB-fájlból MDE-fájllá alakítása.

Az MDE fájl megegyezik a normál Access MDB adatbázisfájllal, a következő változtatásokkal:

• Minden VBA-eljárás le van fordítva – ember által olvasható kódból (többé-kevésbé olvasható) olyan formátumba konvertálva, amelyet csak a számítógép ért. Ez a módosítás megakadályozza, hogy az adatbázis-felhasználók elolvassák vagy módosítsák a VBA-kódot.

• Senki sem hozhat létre űrlapokat vagy jelentéseket, és nem módosíthatja a meglévőket (Még Tervező nézetben sem nyithatja meg). Nem importálhat sem.

Ügyeljen arra, hogy az eredeti MDB fájl másolatát őrizze meg! Ha módosítania kell VBA-kódját, űrlapjait vagy jelentéseit (vagy újakat kell létrehoznia), akkor az MDB-fájlt kell használnia, nem az MDE-fájlt. Az MDE-fájlokat leggyakrabban az előtér-adatbázishoz használják, amikor egy alkalmazást két adatbázisra (előtér- és háttér-adatbázisra) oszt fel.

MDE fájl létrehozása

Az MDB fájl MDE fájlként történő mentése egyszerű. Kovesd ezeket a lepeseket:

1. Az adatbázis megnyitásával győződjön meg arról, hogy az adatbázis Access 2002/2003 fájlformátumú.

Vessen egy pillantást az Adatbázis ablak címsorára. (Nyomja meg az F11 billentyűt, ha nem látható.) Ha a címsorban az „(Access 2000 file format)” felirat szerepel, akkor át kell konvertálnia a legújabb fájlformátumra.

2. Válassza az Eszközök –> Adatbázis-segédprogramok –> MDE-fájl készítése menüpontot.

Az Access bezárja az adatbázist az átalakítás elvégzéséhez. Ezután megjelenik az MDE mentése másként párbeszédpanel.

3. Adja meg a fájl mappáját és fájlnevét, majd kattintson a Mentés gombra.

Az Access létrehozza az új MDE-fájlt, miközben az eredeti MDB-fájlt érintetlenül hagyja. Ezután megnyílik az új MDE fájl.

Ha az Access problémába ütközik az MDE fájl létrehozása közben, megjelenik egy üzenet a Súgó megjelenítése gombbal. Kattintson a gombra, hogy megtudja, mi a hiba.

Frissítések később

Előbb-utóbb új jelentést szeretne készíteni, vagy kijavítani egy bosszantó elírást az űrlapon. Az ilyen jellegű módosítások végrehajtásához vissza kell térnie az MDB-fájlhoz, mivel az MDE-fájlban nem végezhet módosításokat.

Ha az MDE-fájl egy front-end fájl, és nincs benne adat, akkor egyszerűen módosíthatja az eredeti MDB-fájlt, és újra elmentheti MDE-fájlként. Mivel minden adata a háttéradatbázisban található, minden készen áll.

Ha azonban az MDE-fájl értékes információkkal teli táblázatokat tartalmaz, akkor nem hagyhatja el. Ha az MDE fájlt használja adatbevitelre és szerkesztésre, akkor az a fájl tartalmazza a naprakész táblázatokat. Az eredeti MDB-fájl szerkeszthető űrlapokkal, jelentésekkel és VBA-kóddal rendelkezik, de nem tartalmazza a táblákban tárolt adatok legújabb verzióját. Nem probléma.

Kövesse az alábbi lépéseket az MDE fájl frissítéséhez:

1. Nevezze át az MDE fájlt biztonsági másolatként.

Például adja hozzá a mai dátumot a fájlnév végéhez (közvetlenül az .mde rész elé). Új MDE-fájl létrehozására készül, de nem szeretné elveszíteni az ebben a fájlban lévő adatokat.

2. Nyissa meg az eredeti MDB-fájlt, és végezze el a kívánt módosításokat, hogy tartalmazza a kívánt űrlapokat, jelentéseket és VBA-kódot.

Ha drasztikus változtatásokat tervez, először készítsen biztonsági másolatot az MDB-ről.

3. Válassza az Eszközök –> Adatbázis-segédprogramok –> MDE-fájl készítése menüpontot, és mentse el MDE-fájlként az eredeti MDE-fájl névvel.

Most már van egy frissített MDE-fájlja új, továbbfejlesztett űrlapokkal, jelentésekkel és VBA-eljárásokkal, de régi adatokkal. Frissített MDB-fájlja is van az új, továbbfejlesztett űrlapokkal, jelentésekkel és VBA-kóddal (de elavult táblázatokkal).

4. Törölje az összes táblát ebből az új MDE fájlból.

Az Adatbázis ablakban kattintson a Táblázatok gombra az Objektumok listában, kattintson az egyes táblákra a jobb oldali ablaktáblában megjelenő listában, majd nyomja meg a Delete billentyűt mindegyik táblánál. Minden törlést meg kell erősítenie az Igen gombra kattintva. A táblázatok törlése veszélyesnek hangzik, de ne feledje, hogy ezeket a táblákat biztonságosan tárolja a régi MDE fájljában.

5. Importálja a táblákat a régi MDE fájlból az újba.

Válassza a Fájl -> Külső adatok beszerzése -> Importálás lehetőséget, és válassza ki a régi MDE-fájl nevét az 1. lépésben.

Megjelenik az Objektumok importálása párbeszédpanel, amelyen a táblázatok, lekérdezések, űrlapok, jelentések és egyéb objektumok fülei találhatók.

6. Kattintson az Összes kijelölése gombra a Táblázatok fül mellett, majd kattintson az OK gombra.

Az Access importálja a táblákat az eredeti MDE-ből az új MDE-fájlokba, lecserélve a táblákban lévő régebbi adatokat.

7. Importáljon minden lekérdezést vagy makrót a régi MDE-adatbázisból, amelyet létrehozott vagy módosított.

Ismételje meg az 5. és 6. lépést, de használja az Objektumok importálása párbeszédpanel Lekérdezések és Makrók lapjait a módosítások importálásához.

Ha gyakran csinálja ezt, fontolja meg az asztal felosztását egy elő- és egy hátsó részre. Az osztott adatbázis használatával nem kell újra importálnia a frissített táblákat: egyszerűen hagyhatja őket a változatlan háttéradatbázisban.