Alapvonalak készítése az értékesítési adatokból

Szüksége van egy módra, amellyel az egyes értékesítési rekordokat összefoglalhatja az előrejelzés alapértékévé. A termékek és szolgáltatások értékesítésével foglalkozó legtöbb vállalat napi rendszerességgel rögzíti eladásait, akár a bevételeket, akár az eladott egységek számát rögzítik.

A vállalati könyvelési rendszerükből általában megtudhatja, hány dollárt hoztak be május 4-én és október 12-én, vagy hány kütyüt adtak el február 8-án és augusztus 25-én.

A számviteli rendszer általában kitöri az egyedi értékesítéseket. Tehát, ha a vállalat tíz eladást bonyolított le június 3-án, akkor a tíz eladás mindegyikénél más rekordot fog látni. Ha könyvelő vagy, vagy ha más oka van annak, hogy információra van szüksége az egyes értékesítésekről, vagy ha alvászavarai vannak, akkor érdemes egyenként látni ezeket az értékesítéseket. De ha előre jelez, az egyedi rekordok kellemetlenséget okoznak.

Fontolja meg a következő ötleteket, miközben eldönti, mi a legjobb módja az értékesítési adatok összegzésének:

• Nincs szükség egyedi értékesítési nyilvántartásokra. Ha cége január 5-én három eladást bonyolított le – egyet 2500 dollárért, egy másikat 8650 dollárért és egy másikat 4765 dollárért –, akkor fontos tudnivaló, hogy január 5-én 15 915 dollárt hozott.
• Nem napi rendszerességgel prognosztizálja az eladásokat. Ha a céged olyan, mint a legtöbb, akkor nagyobb képre van szükséged. A készletszint megtervezéséhez, annak eldöntéséhez, hogy hány értékesítőre van szüksége a vállalatának, és megtudhatja, mekkora bevételre számíthat, és mekkora lesz a cége adókötelezettsége, hosszabb időszakra, például egy hónapra vagy negyedévre van szüksége az előrejelzéshez.
• Össze kell hangolnia az időtartam hosszát az előrejelzés okaival. A tipikus időszakok egy hónap, egy negyedév vagy egy év, attól függően, hogy miért jósol. Anyagok vásárlásakor érdemes előre jelezni a következő hónap eladásait. A bevételek becsléséhez érdemes előre jelezni a következő negyedév értékesítéseit. A munkaerő-felvételi döntések meghozatalához érdemes előre jelezni a következő év eladásait.

A lényeg az, hogy ha a következő havi eladásokat tervezi előre jelezni, akkor hónapokba kell rendeznie az alapvonalat: mennyit értékesített januárban, februárban, márciusban stb. Ha előrejelzi a következő negyedév eladásait, akkor így kell megszerveznie az alapállapotot: mennyit értékesített az első negyedévben, a második negyedévben, a harmadik negyedévben stb.

Sokkal hosszabb kiindulási időre van szüksége, mint csupán három periódusra, hogy olyan előrejelzést készítsen, amely nem okoz zavart.

Az Excel pivot táblái ideálisak az értékesítési adatok összesítésében az előrejelzés alapvonalának meghatározásához. A nyers értékesítési adatokat betáplálja az Excelbe, ahol két elsődleges módon hozhat létre kimutatásokat:

• Excel-táblázatból: Tegyük fel, hogy a számviteli vagy informatikai osztálya puha másolat formátumban, például .csv (vesszővel elválasztott értékek) fájlban küldheti el az értékesítési adatokat. Ezeket az adatokat beillesztheti egy Excel-munkafüzetbe listaként, a listát táblázattá alakíthatja, és pivot táblát alapozhat rá.
• Külső adatokból (amit az Excel hív) : Más szóval, a mögöttes adatok, az egyes értékesítési adatok nem tárolódnak Excel-munkalapon. Külön adatbázisban vagy szöveges fájlban, vagy akár egy másik Excel-munkafüzetben vannak tárolva.

A pivot táblák külső adatokra építése praktikus lehet, mivel az értékesítési adatok általában rutinszerűen frissülnek a külső adatforrásban (a gyakorlatban ez gyakran egy valódi relációs adatbázis, eltér az olyan lapos fájloktól, mint a szabványos Excel lista vagy táblázat). Ha frissíteni szeretné az előrejelzést, akkor nem kell új adatokat lekérnie és beillesztenie a munkafüzetébe. A pivot tábla automatikusan frissítheti magát a külső adatforrásból.