Ha már rendelkezik külső adatkapcsolattal, a kapcsolat tulajdonságai segítségével egy másik adatbázistáblára vagy lekérdezésre mutathat. Akár saját SQL utasításokat is írhat. Az SQL (Structured Query Language) az a nyelv, amelyet a relációs adatbázisrendszerek (például a Microsoft Access) használnak különféle feladatok végrehajtására. Az utasításokat közvetlenül az Excelből adhatja át SQL utasítások használatával. Így jobban szabályozhatja az Excel-modellbe bevitt adatokat.
Bár az SQL részletes tárgyalása nem lehetséges, lépjünk ki egy kicsit a komfortzónánkból, és szerkesszük külső adatkapcsolatunkat egy egyszerű SQL utasítás segítségével, hogy más adatkészletet vonjunk be.
Lépjen az Adatok fülre a szalagon, és válassza a Kapcsolatok lehetőséget. Ez aktiválja az itt látható Munkafüzet kapcsolatok párbeszédpanelt.
Válassza a Tulajdonságok gombot a módosítani kívánt kapcsolathoz.
Válassza ki a szerkeszteni kívánt kapcsolatot, majd kattintson a Tulajdonságok gombra.
Megnyílik a Kapcsolat tulajdonságai párbeszédpanel. Itt kattintson a Definíció fülre.
A Definíciók lapon válassza ki az SQL parancs típusát, és írja be az SQL utasítást.
Módosítsa a Command Type tulajdonságot SQL-re, majd írja be az SQL utasítást. Ebben az esetben beírhatja:
SELECT * FROM [Sales_By_Employee]
WHERE ([Market] = 'Tulsa')Ez az utasítás arra utasítja az Excelt, hogy az összes olyan rekordot lekérje a Sales_By_Employee táblából, ahol a Piac értéke Tulsa.
Kattintson az OK gombra a módosítások megerősítéséhez, és zárja be a Kapcsolat tulajdonságai párbeszédpanelt.
Az Excel azonnal elindítja a külső kapcsolat frissítését, és behozza az új adatokat.