Access 2013 All-In-One a LuckyTemplates csalólaphoz

Az Access 2013 megkönnyíti az adatok kezelését, egyesíti a vizuális felületet a relációs adatbázisok erejével. Fedezze fel, hogyan rendezheti az adatokat táblázatokba, hogyan tervezhet űrlapokat és jelentéseket az információk szerkesztéséhez és bemutatásához, valamint készíthet lekérdezéseket az információk kiválasztásához és kombinálásához. A következő lépések makrók és Visual Basic for Applications (VBA) szkriptek írása az adatbázis intelligenssé tétele, valamint a SharePoint használata az adatok weben való közzétételéhez.

Relációs adatbázis tervezése az Access 2013-ban

Amikor egy adatbázis-programot, például az Access 2013-at használ, nem csak elkezdheti az adatok bevitelét. Ehelyett létre kell hoznia egy relációs adatbázis-tervet, amely egy vagy több táblázatba osztja az információkat, amelyek mindegyike mezőkből áll (amelyek olyanok, mint egy táblázat oszlopai). A táblákat relációs összekapcsolás köti össze, amelyben az egyik tábla mezője egy másik táblában lévő mezőhöz illeszkedik (kapcsolódik). Íme az általános ötlet:

Azonosítsa adatait.

Készítsen listát a lehetséges mezőkről (információkról), beleértve a szöveget, számokat, dátumot, igaz/hamis és más típusú adatokat.

Távolítsa el a felesleges mezőket.

Ne tárolja ugyanazt az információt egynél több helyen. Ha ki tudja számítani az egyik mezőt a másikból, csak egyet tároljon. (Például a születési dátumot vagy az életkort tárolja, de mindkettőt ne.)

Rendszerezze a mezőket táblázatokba.

Csoportosítsa a mezőket a leírtak szerint, hogy minden csoportból táblázat legyen. Egy üzlet rendelés-beviteli adatbázisában egy tábla lehet a vásárlók, egy a termékek és egy a rendelések számára.

Adjon hozzá táblázatokat a kódokhoz és rövidítésekhez.

Tervezze meg az állapotnevek és a kétbetűs kódok táblázatát, valamint az adatbázisban használni kívánt összes többi kódot vagy rövidítést tartalmazó táblázatot. Ezekkel a táblázatokkal a rekordok megadásakor választható értékek legördülő menüit hozhatja létre.

Válasszon elsődleges kulcsot minden táblához.

Az elsődleges kulcs az a mező, amely egyedileg azonosítja a tábla minden rekordját. Megadhatja, hogy az Access minden rekordhoz egyedi azonosítószámot rendeljen az AutoNumber mező használatával.

Kapcsolja össze a táblázatokat.

Tekintse meg, mely táblák tartalmaznak olyan mezőket, amelyek megegyeznek más táblák mezőivel. Egy rendelés-beviteli adatbázisban a Rendelések táblának tartalmaznia kell egy mezőt, amely azonosítja a megrendelést feladó vevőt – egy olyan mezőt, amely megegyezik a Vevők tábla elsődleges kulcsmezőjével. A legtöbb kapcsolat egy a sokhoz , amelyben egy rekord egy táblában egynél több rekordot (vagy egyetlen rekordot sem) egyezhet egy másik táblában.

Tippek a mezőtípusok kiválasztásához az Access 2013-ban

Amikor adatbázist tervez az Access 2013-ban, el kell döntenie, hogy az egyes mezők milyen típusúak legyenek. Az Access 12 mezőtípus közül választhat. Válassza ki azt a mezőtípust, amely a legjobban leírja a mezőben tárolni kívánt adatokat, és amely megfelel a mező használatához szükséges elemzéstípusnak. Íme tippek, hogy mikor és milyen típusú mezőt kell használni.

Handy Access 2013 billentyűparancsok

Vannak, akik szívesebben használják a billentyűzetet, mint az egeret, és az Access 2013 rengeteg billentyűparancsot kínál ezeknek az embereknek. A következő billentyűparancsok különösen hasznosak az Access 2013-ban. Egyes billentyűleütések az Access 2013-ban bárhol működnek; mások csak meghatározott nézetekben működnek, amint megjegyeztük.

Az Access titkai 2013 adatbázistervezés

Itt található az adatbázis-tervezés öt parancsa, függetlenül attól, hogy az Access 2013-at vagy más adatbázis-programot használja. A jól megtervezett adatbázis megkönnyíti az adatok karbantartását.

• Tárolja az információkat ott, ahol valók, nem ott, ahol megjelennek. Az információ tárolási helyének semmi köze ahhoz, hogy hol jelennek meg. A táblázatban beírhatja az információkat ott, ahol meg szeretné jeleníteni a táblázatot, de az adatbázisok eltérően működnek. Egy adatbázisban az információ struktúrája alapján táblázatokban tárolja az információkat. Egy-egy információ sok jelentésben megjelenhet, de egy táblázatban csak egy mezőben tárolja.

• Az információkat úgy tárolja, ahogy azok valóban léteznek, nem pedig úgy, ahogyan szeretné, hogy egy adott jelentésben megjelenjenek. Ez a szabály az első szabály következménye. Ha azt szeretné, hogy a könyvcímek csupa nagybetűvel (nagybetűvel) jelenjenek meg beszerzési rendeléseiben, az Access nagybetűvel írhatja a címeket. Tárolja a könyvcímeket megfelelő nagybetűkkel, hogy ne ragadjon le azzal, hogy minden jelentésben csupa nagybetűvel szerepeljenek. Az Access számos beépített funkcióval rendelkezik, amelyek beállíthatják a szöveg, a számok és a dátumok formázását.

• Kerülje a szemét be- és kiszállítását (GIGO). Ha nem vesződik azzal, hogy jó, ésszerű tervet készít az adatbázisához – és nem ügyel a helyes, tiszta adatok megadására –, az adatbázis tele lesz szeméttel. Egy jól megtervezett adatbázist könnyebb karbantartani, mint egy rosszul megtervezett adatbázist, mert minden információt csak egyszer tárolunk, egy jól megnevezett mezőben egy világosan megnevezett táblában, a megfelelő érvényesítési szabályok mellett. Igen, sok munkának tűnik, de egy 10 000 hibás rekordot tartalmazó adatbázis kitisztítása (elnézést az alulmondásért) még több munka.

• Különítse el adatait a programjaitól. Ha olyan adatbázist hoz létre, amelyet megoszthat másokkal vagy oszthat ki másokkal, az összes táblát egy adatbázisban (a háttérben), az összes többi objektumot pedig egy másik adatbázisban (az előtérben) tárolja. Ezután összekapcsolhatja ezt a két adatbázist, hogy minden működjön. A táblák minden mástól való elkülönítése leegyszerűsíti a lekérdezések, űrlapok, jelentések és egyéb dolgok későbbi frissítésének egészét anélkül, hogy megzavarná a táblákban lévő adatokat.

• Térjen vissza korán és gyakran. Rendben, ez a tipp nem a tervezésről szól, de túl fontos ahhoz, hogy figyelmen kívül hagyjuk: Minden nap készítsen biztonsági másolatot az adatbázisról. Szerencsére az irodájában már van egy rendszeres (valószínűleg éjszakai) biztonsági mentési rendszer, amely magában foglalja az adatbázisát is. Ha nem, rendszeres időközönként készítsen biztonsági másolatot az adatbázisról, és mindenképpen készítsen biztonsági másolatot, mielőtt bármilyen jelentős változtatást végrehajtana. Tartson több biztonsági másolatot is, ne csak a legfrissebbet, arra az esetre, ha eltart egy ideig a probléma felfedezése.

A megfelelő Access 2013 eszköz megtalálása a szemét távol tartásához

Ha a táblákon és űrlapokon keresztül az adatbázisba bekerülő adatok szemetek, a lekérdezésekkel és jelentésekkel végzett kimenetek vagy elemzések szintén szemetet okoznak. Szerencsére az Access számos eszközt kínál, amelyek segítenek megbizonyosodni arról, hogy az egyes mezőkbe bekerülő adatok azok az adatok, amelyeknek az adott mezőbe kell kerülniük. A Táblázatterv nézetben számos olyan eszköz található, amelyek távol tartják a szemetet:

• Adattípus: Használja a megfelelő adattípust, hogy megakadályozza a rossz típusú adatok bevitelét.

• Mezőméret: Ez a tulajdonság korlátozza a karakterek számát. Ha például tudja, hogy egy mező soha nem haladhatja meg a négy karaktert, állítsa a Mezőméretet 4-re.

• Formátum: Ez a tulajdonság megfelelővé teszi az adatok megjelenését. Például módosíthatja a szöveget csupa nagybetűre vagy csupa kisbetűre.

• Beviteli maszk: A beviteli maszk korlátozza a mezőben megengedett információkat azáltal, hogy meghatározza, milyen karaktereket adhat meg. Használjon beviteli maszkot, ha tudja, hogy az adatoknak milyen formában kell lenniük – ha például egy rendelési szám két betűből áll, amelyet négy számjegy követ. A telefonszámok és irányítószámok további példák azokra a mezőkre, amelyekben a beviteli maszkok hasznosak. A beviteli maszkok a Formátum mező tulajdonsággal működnek.

• Alapértelmezett érték: Ez a tulajdonság egy olyan értéket határoz meg, amely alapértelmezés szerint megjelenik, ha nem ad meg más értéket. Az alapértelmezett érték addig jelenik meg a mezőben, amíg másik értéket nem ad meg.

• Mező- vagy rekordellenőrzési szabály: Az adatoknak át kell menniük ezen a szabályon, mielőtt beírnák őket. Ez a tulajdonság az Ellenőrzési szöveg tulajdonságszabállyal működik együtt.

• Kötelező: Ez a tulajdonság azt határozza meg, hogy a mezőnek rendelkeznie kell egy értékkel a rekord mentéséhez. Ha nem ad meg értéket, az Access nem hoz létre új rekordot a Tab vagy az Enter lenyomásakor, és az Új rekord gomb szürkén jelenik meg.

• Nulla hosszúság engedélyezése: Ez a tulajdonság megadja, hogy engedélyezett- e a nulla hosszúságú bejegyzés, például a „” (idézőjelek szóköz nélkül) (csak a szöveg, a hosszú szöveg és a hiperhivatkozás mezőknél). A nulla hosszúságú mező lehetővé teszi a nem létező információk és az ismeretlen vagy be nem írt üres (üres) adatok megkülönböztetését. Ha ez a beállítás be van állítva, akkor lehetővé teszi a nulla hosszúságú karakterlánc használatát a kötelező mezőben. Érdemes lehet bemeneti maszkot használni, hogy egy nulla hosszúságú mezőt másként nézzen ki a null értéktől, ha mindkettő engedélyezett.

• Indexelt: Ha úgy dönt, hogy indexel egy mezőt, megadhatja, hogy a mezőben ne legyenek megengedettek ismétlődő értékek. Ez a tulajdonság az Adatlap nézetből is elérhető; ez egy jelölőnégyzet a szalag Adatlap lapján.

• Keresési mezők: Ez a tulajdonság lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy kiválasszon egy értéket egy másik mezőben tárolt mezőhöz, ezáltal kiküszöböli a sok elírást, és szabványosítja a mező beállításait. Használja a Keresés varázslót egy keresési mező létrehozásához.

A Visual Basic for Applications hatékony használata az Access 2013-ban

Amikor egy Access 2013 adatbázis-alkalmazást automatizál a Visual Basic for Applications (VBA) használatával, elveszhet egy üres oldallal, és elkezdheti írni a kódot. hol kezded? Íme néhány egyszerű irányelv, amelyek segítségével profiként írhat VBA-kódot:

Kaphat segítséget.

Az F1 billentyű lenyomásával bármikor elindíthatja a Microsoft Access súgóját, ahol példákat láthat a VBA-kódokra.

Használja az Objektumböngészőt.

Az Objektumböngésző segítségével felfedezheti az objektumok tulajdonságait és metódusait a VBA-ban. A Visual Basic szerkesztőben válassza a Nézet lehetőséget, majd az Objektumböngészőt, vagy egyszerűen nyomja meg az F2 billentyűt.

Kérjen további segítséget.

Természetesen a VBA beépített súgóeszközei csodálatosak, de kedvenc böngészőjével is kereshet az interneten segítségért a VBA-kód írásához. Még olyan példákat is találhat, amelyeket ellophat – vagy kölcsönkérhet – saját projektje számára.

Kezelje a hibáit.

Még a legtökéletesebb programozó sem tudja megakadályozni a hibák előfordulását, de meg tudja akadályozni, hogy a program leálljon. Használja a VBA beépített hibakezelését az On Error Goto és Resume utasításokkal a hibák csapdába ejtésére és a programfolyamat megváltoztatására, hogy az alkalmazások ne zavarják meg az őket használó embereket.

Használjon függvényeket és aleljárásokat.

Alkalmazzon funkciókat és aleljárásokat a program különböző területein végrehajtandó feladatok kezelésére. Általános szabály, hogy ha a program egyik területéről a másikra kódot másol és illeszt be, akkor érdemes beilleszteni a kódot a saját eljárásába.

Makrók konvertálása VBA-kódba.

Az Access 2013 makrótervezője lehetővé teszi, hogy előre meghatározott feladatok listái közül válasszon az alkalmazás automatizálásához. Hozzon létre egy makrót, amely azt csinálja, amit akar, majd alakítsa át a makrót VBA-kóddá, így láthatja, hogyan nézne ki, ha a semmiből gépelné be.

Adatok megosztása más programokkal az Access 2013-ból

Az Access 2013 önmagában is nagyszerű adatbázis-alkalmazás, de másokkal is jól működik, így több más programból is megjeleníthet és lekérhet adatokat. Ha egy program támogatja a Visual Basic for Applications (VBA) alkalmazást, az Accessből vezérelheti. Íme egy rövid lista azokról az alkalmazásokról, amelyekkel átveheti az irányítást, és megoszthatja velük az adatokat:

• Microsoft Excel: Az Excel sok felhasználója azért kapcsolódik be az Accesshez, mert több struktúrára van szüksége az adatok tárolására. Néhányan azonban nem tesznek ugrást az Access felé, így továbbra is erős kapcsolat van az Access és az Excel között. Használhat Excel-táblázatot táblázatként az Accessben, vagy teljesen átveheti az Excel-alkalmazások irányítását a VBA-ból.

• Microsoft SQL Server: Az SQL Server olyan, mint az Access a szteroidokon – legalábbis a táblázat és a lekérdezés szempontjából. Áthelyezheti adatait az Accessből az SQL Serverbe, hogy növelje a sebességet és a teljesítményt, amikor nagy mennyiségű adatot használ. Miután az adatok az SQL Serverben vannak, létrehozhatja az Access űrlapokat, jelentéseket, makrókat és modulokat az SQL Server adatainak felhasználásához.

• Microsoft Word: A legtöbb Access-t használó ember a Word-öt is használta. Akár levelet ír, akár egy listát készít az elvégzendő feladatokról, a Word az a hely, ahol meg lehet fordulni. A Word jelentéskészítő eszközként is használható, ahol könyvjelzőket hozhat létre az Accessből származó adatok elhelyezéséhez, és valaki más – aki esetleg nem ismeri az Access-et – szerkesztheti a Word-dokumentum egyéb adatait.

• Microsoft SharePoint: A SharePoint a Microsoft elképzelése az adatok megosztásáról és együttműködéséről az interneten. Az Access 2013-ból megoszthat adatokat egy SharePoint-kiszolgálóval. Akár egyéni webalkalmazást is létrehozhat, amely Access táblákat, lekérdezéseket, űrlapokat (nézetként) és makrókat tárol egy SharePoint 2013 kiszolgálón, és lehetővé teszi Önnek vagy bárki másnak, hogy hozzáférjenek ezekhez az űrlapokhoz a weben – mindezt anélkül, hogy telepítené az Access 2013-at.

• Microsoft Outlook: Az Outlook több, mint egy e-mail eszköz; ez egy kapcsolatkezelő rendszer is. Megoszthatja a névjegy-, naptár- és feladatadatokat az Access alkalmazással, így azokat csak egy helyen kell megadnia.