Access 2010 All-In-One a LuckyTemplates csalólaphoz

Hogyan tervezzünk relációs adatbázist az Access 2010-ben

Amikor egy adatbázis-programot, például az Access 2010-et használ, nem kezdheti meg az adatok bevitelét. Ehelyett létre kell hoznia egy relációs adatbázis-tervet, amely egy vagy több táblázatba osztja az információkat, amelyek mindegyike mezőkből áll (amelyek olyanok, mint egy táblázat oszlopai). A táblák összekapcsolása relációs összekapcsolásokkal történik, ahol az egyik tábla mezője megegyezik (kapcsolódik) egy másik mezőjéhez. Íme az általános elképzelés.

1. Azonosítsa adatait .

   Készítsen listát a lehetséges mezőkről (információkról), beleértve a szöveget, számokat, dátumot, igaz/hamis és más típusú adatokat.

2. Távolítsa el a felesleges mezőket.

   Ne tárolja ugyanazt az információt egynél több helyen. Ha ki tudja számítani az egyik mezőt a másikból, csak egyet tároljon. (Például tárolja a születési dátumot vagy életkort, de ne mindkettőt.)

3. Rendszerezze a mezőket táblázatokba.

   Csoportosítsa a mezőket a leírtak szerint, így minden csoportból táblázat lesz. Például egy üzlet rendelésbeviteli adatbázisa tartalmazhat egy táblát a vásárlóknak, egy a termékeknek és egy a rendeléseknek.

4. Adjon hozzá táblázatokat a kódokhoz és rövidítésekhez.

   Tervezze meg, hogy tartalmazzon egy táblázatot az állapotnevekről és a kétbetűs kódokról, valamint egy táblázatot minden más kódról vagy rövidítésről, amelyet használni kíván az adatbázisban. Ezekkel a táblázatokkal legördülő listákat hozhat létre azokról az értékekről, amelyek közül választhat a rekordok megadásakor.

5. Válasszon elsődleges kulcsot minden táblához.

   Az elsődleges kulcs az a mező, amely egyedileg azonosítja a tábla minden rekordját. Megadhatja, hogy az Access minden rekordhoz egyedi azonosítószámot rendeljen az AutoNumber mező használatával.

6. Kapcsolja össze a táblázatokat.

   Tekintse meg, mely táblák tartalmaznak olyan mezőket, amelyek megegyeznek más táblák mezőivel. Egy rendelésbeviteli adatbázisban a Rendelések táblának tartalmaznia kell egy mezőt a megrendelést feladó vevő azonosítására – egy olyan mezőt, amely megegyezik a Vevők tábla elsődleges kulcsmezőjével. A legtöbb kapcsolat egy-a-többhez való, ahol egy rekord egy táblában egynél több rekordot (vagy egyet sem) egyezhet egy másik táblában.

Tippek a mezőtípusok kiválasztásához az Access 2010-ben

Amikor adatbázist tervez az Access 2010-ben, el kell döntenie, hogy az egyes mezők milyen típusúak legyenek. Íme tippek, hogy mikor és milyen típusú mezőt kell használni.

Handy Access 2010 billentyűparancsai

Ezek a billentyűparancsok különösen hasznosak az Access 2010-ben. Egyes billentyűleütések az Access 2010-ben bárhol működnek, míg mások csak meghatározott nézetekben működnek, amint azt megjegyeztük.

Az Access 2010 titkai adatbázis-tervezés

Íme az adatbázis-tervezés öt parancsa, függetlenül attól, hogy az Access 2010-et vagy más adatbázis-programot használja. A jól megtervezett adatbázis megkönnyíti az adatok karbantartását.

• Tárolja az információkat ott, ahol valók, nem ott, ahol megjelennek. Az információ tárolási helyének semmi köze ahhoz, hogy hol jelennek meg. A táblázatban beírhatja az információkat ott, ahol meg szeretné jeleníteni a táblázatot, de az adatbázisok eltérően működnek. Egy adatbázisban az információ struktúrája alapján táblázatokban tárolja az információkat. Egy információ több különböző jelentésben is megjelenhet, de egy táblázatban csak egy mezőben tárolja.

• Az információkat úgy tárolja, ahogy azok valóban léteznek, nem pedig úgy, ahogyan szeretné, hogy egy adott jelentésben megjelenjenek. Ez az első szabály következménye. Ha azt szeretné, hogy a könyvcímek csupa nagybetűvel (nagybetűvel) jelenjenek meg beszerzési rendeléseiben, az Access nagybetűvel írhatja a címeket. Tárolja a könyvcímeket megfelelő nagybetűkkel, hogy ne ragadjon le minden jelentésnél csupa nagybetűvel. Az Access számos beépített funkcióval rendelkezik, amelyek beállíthatják a szöveg, a számok és a dátumok formázását.

• Szemet be, szemét ki (GIGO). Ha nem vesződik azzal, hogy jó, ésszerű tervezést készít az adatbázisához – és nem ügyel a helyes, tiszta adatok megadására –, az adatbázis tele lesz szeméttel.

  Egy jól megtervezett adatbázist könnyebb karbantartani, mint egy rosszul megtervezett adatbázist, mert minden információt csak egyszer tárolunk, egy jól megnevezett mezőben egy világosan megnevezett táblában, a megfelelő érvényesítési szabályok mellett. Igen, sok munkának tűnik, de egy 10 000 hibás rekordot tartalmazó adatbázis kitisztítása (elnézést az alulmondásért) még több munka.

• Különítse el adatait a programjaitól. Ha olyan adatbázist hoz létre, amelyet másokkal megoszthat (vagy oszthat ki), tárolja az összes táblát egy adatbázisban (a háttérben ) , az összes többi objektumot pedig egy másik adatbázisban (az előtérben ) . Ezután összekapcsolhatja ezt a két adatbázist, hogy minden működjön. A táblák minden mástól való elkülönítése leegyszerűsíti a lekérdezések, űrlapok, jelentések vagy egyéb dolgok későbbi frissítésének egészét anélkül, hogy megzavarná a táblákban lévő adatokat.

• Térjen vissza korán és gyakran. Rendben, ez a tipp nem a tervezésről szól, de túl fontos ahhoz, hogy figyelmen kívül hagyjuk: Minden nap készítsen biztonsági másolatot az adatbázisról. Szerencsére az irodájában már van egy rendszeres (valószínűleg éjszakai) biztonsági mentési rendszer, amely magában foglalja az adatbázisát is. Ha nem, akkor rendszeres időközönként készítsen biztonsági másolatot az adatbázisról, de mindenekelőtt minden jelentősebb változtatás előtt. Tartson több biztonsági másolatot is, ne csak a legfrissebbet, arra az esetre, ha eltart egy ideig a probléma felfedezése.

Hogyan távolíthatja el a szemetet hozzáférési adatbázisából

Ha a táblákon és űrlapokon keresztül az adatbázisba bekerülő adatok szemetek, akkor a lekérdezésekkel és jelentésekkel végzett kimenetek vagy elemzések szintén szemetet okoznak. Szerencsére az Access számos eszközt kínál, amelyek segítenek megbizonyosodni arról, hogy az egyes mezőkbe bekerülő adatok azok az adatok, amelyeknek az adott mezőbe kell kerülniük. A Táblázatterv nézetben számos eszköz található a szemét távol tartására:

• Adattípus : Használja a megfelelő adattípust, hogy megakadályozza a rossz típusú adatok bevitelét.

• Mezőméret: Korlátozza a karakterek számát. Ha például tudja, hogy egy mező soha nem haladhatja meg a négy karaktert, állítsa a mező méretét 4 karakterre.

• Formátum: Helyes megjelenést biztosít az adatok számára. Például módosíthatja a szöveget csupa nagybetűre vagy csupa kisbetűre. A beviteli maszkok például a Formátum mező tulajdonsággal működnek.

• Beviteli maszk : A beviteli maszk korlátozza a mezőben megengedett információkat azáltal, hogy meghatározza, milyen karaktereket írhat be. Használjon beviteli maszkot, ha tudja, hogy az adatoknak milyen formában kell lenniük – például ha egy rendelési szám két betűből és négy számjegyből áll. A telefonszámok és irányítószámok további példák azokra a mezőkre, ahol a beviteli maszkok hasznosak.

• Alapértelmezett érték : Meghatároz egy értéket, amely alapértelmezés szerint megjelenik, ha nem ad meg más értéket. Az alapértelmezett érték addig jelenik meg a mezőben, amíg másik értéket nem ad meg.

• Mező- vagy rekordellenőrzési szabály : Olyan szabály, amelynek át kell mennie az adatoknak a bevitel előtt. Ez a tulajdonság az Ellenőrzési szöveg tulajdonságszabállyal működik együtt .

• Kötelező : Megadja, hogy a mezőnek értékkel kell rendelkeznie a rekord mentéséhez. Ha nem ad meg értéket, az Access nem hoz létre új rekordot a Tab vagy az Enter lenyomásakor, és az Új rekord gomb szürkén jelenik meg.

• Nulla hosszúság engedélyezése : Megadja, hogy engedélyezett- e a nulla hosszúságú bejegyzés, például a „” (idézőjelek szóköz nélkül) (csak a Szöveg, Jegyzet és Hiperhivatkozás mezőknél). A nulla hosszúságú mező lehetővé teszi a nem létező információk és az ismeretlen vagy be nem írt üres (üres) adatok megkülönböztetését. Ha ez a beállítás be van állítva, akkor lehetővé teszi a nulla hosszúságú karakterlánc használatát a kötelező mezőben. Érdemes lehet bemeneti maszkot használni, hogy egy nulla hosszúságú mezőt másként nézzen ki a null értéktől, ha mindkettő engedélyezett.

• Indexelt : Ha úgy dönt, hogy indexel egy mezőt, megadhatja, hogy a mezőben ne legyenek megengedettek ismétlődő értékek. Ez a tulajdonság Adatlap nézetből is elérhető – ez egy jelölőnégyzet a szalag Adatlap lapján.

• Keresési mezők : Lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy egy másik mezőben tárolt mező értékét válasszon ki. Ez kiküszöböli a sok elírást, és szabványosítja a mezőre vonatkozó lehetőségeket. Használja a Keresés varázslót egy keresési mező létrehozásához.

A VBA hatékony használata az Access 2010-ben

Amikor egy Access 2010 adatbázis-alkalmazást VBA használatával automatizál, elveszhet egy üres oldallal, amelyen elkezdheti a kódírást. hol kezded? Íme néhány egyszerű irányelv, amelyek segítségével profiként írhat VBA-kódot:

• Kaphat segítséget. Igen, ez a cikk felsorol néhány módot a VBA használatának fejlesztésére az Accessben, de az F1 billentyű lenyomásával bármikor elindíthatja a Microsoft Office Access Help súgóját, ahol megismerheti a VBA-kódokat és példákat is láthat rá.

• Használja az objektumböngészőt. Az Objektumböngésző lehetővé teszi az objektumok különböző tulajdonságainak és módszereinek felfedezését a VBA-ban. A VBA-szerkesztő ablakában válassza a Nézet → Objektumböngésző menüpontot, vagy egyszerűen nyomja meg az F2 billentyűt.

• Kérjen további segítséget. Természetesen az Access 2010 VBA beépített súgóeszközei csodálatosak, de kedvenc böngészőjével is kereshet segítséget az interneten a VBA-kód írásával kapcsolatos különféle témákban. Még olyan példákat is találhat, amelyeket ellophat – vagy kölcsönkérhet – saját projektje számára.

• Kezelje a hibáit. Még a legtökéletesebb programozó sem tudja megakadályozni a hibák előfordulását, de meg tudja akadályozni, hogy egy program leálljon. Használja a VBA beépített hibakezelését az On Error Goto és Resume utasításokkal a hibák csapdába ejtésére és a programfolyamat megváltoztatására, hogy az alkalmazások ne zavarják meg az őket használókat.

• Használjon függvényeket és aleljárásokat. Funkciók és aleljárások segítségével kezelheti azokat a feladatokat, amelyeket a program különböző területei fognak végrehajtani. Általános szabály, hogy ha a program egyik területéről a másikra kódot másol és illeszt be, érdemes ezt a kódot a saját eljárásába helyezni.

• Makrók konvertálása VBA-kódba. Az Access 2010 makrótervezője lehetővé teszi, hogy az alkalmazás automatizálásához kattintson és válasszon az előre meghatározott feladatok listáiból. Hozzon létre egy makrót, amely azt csinálja, amit akar, majd alakítsa át a makrót VBA-kóddá, így láthatja, milyen lenne, ha a semmiből gépelné be.

Adatok megosztása más programokkal az Access 2010-ből

Az Access 2010 önmagában is nagyszerű adatbázis-alkalmazás, de másokkal is jól működik. Számos különböző programból jeleníthet meg és kérhet le adatokat. Ha egy program támogatja a VBA-t, akkor az Accessből vezérelheti. Íme egy rövid lista azokról a Microsoft-alkalmazásokról, amelyekkel átveheti az irányítást, és megoszthatja velük az adatokat:

• Excel: Sok Excel-felhasználó azért vesz részt az Accessben, mert több struktúrára van szüksége az adatok tárolásához. Néhányan azonban nem, így továbbra is erős a kapcsolat az Access és az Excel között. Használhat Excel-táblázatot táblázatként az Accessben, vagy teljesen átveheti az Excel-alkalmazások irányítását az Access VBA-ból.

• SQL Server: Az SQL Server olyan, mint az Access a szteroidokon – legalábbis a táblázat és a lekérdezés szempontjából. Adatait áthelyezheti az Accessből az SQL Serverbe, hogy nagyobb adatmennyiség esetén javítsa a sebességet és a teljesítményt. Miután az adatok az SQL Serverben vannak, létrehozhatja Access űrlapjait, jelentéseit, makróit és moduljait az SQL Server adatainak felhasználásához.

• Word: A legtöbb Access-t használó ember a Word-öt is használta. Akár levelet ír, akár egy listát készít az elvégzendő feladatokról, sokan megfordulunk a Wordben. A Word jelentéskészítő eszközként is használható, ahol könyvjelzőket hozhat létre az Access-ből származó adatok elhelyezéséhez, így az Accessben nem jártas személyekkel módosíthatja a jelentés statikus adatait.

• SharePoint: A SharePoint a Microsoft elképzelése az adatok weben történő megosztásáról és együttműködéséről, az Access 2010-ből pedig megoszthat adatokat egy SharePoint Serverrel. Még az Accessben is létrehozhat űrlapokat és jelentéseket, és közzéteheti azokat egy SharePoint-webhelyen, így a felhasználók böngészőjükből használhatják őket – mindezt az Access 2010 telepítése nélkül.

• Outlook: Az Outlook több, mint egy e-mail eszköz; ez egy kapcsolatkezelő rendszer is. Az Access 2010 használatával közvetlenül küldhet e-maileket és gyűjthet adatokat a fogadott e-mail üzenetekből. Megoszthatja a névjegy-, naptár- és feladatadatokat az Access alkalmazással is, így ezeket az adatokat csak egy helyen kell megadnia.