Access 2007 Forms & Reports For LuckyTemplates Cheat Sheet

Az Access 2007 használata lekérdezések, űrlapok és jelentések létrehozására leegyszerűsíthető, ha ismeri az Accessben gyakran használt lekérdezéseket, az űrlap- és jelentéseszközöket, valamint néhány hasznos funkciót. Egy olyan hatékony eszközzel, mint az Access 2007, pillanatok alatt rendszerezheti adatait, és jobb űrlapokat és jelentéseket készíthet.

8 gyakran használt lekérdezés az Access 2007-ben

A lekérdezések fontos kulcsok, amelyek segíthetnek az Access 2007-ben kívánt típusú űrlapok és jelentések létrehozásában. Íme egy lista a nyolc gyakran használt lekérdezésről:

• Hozzáfűzés: Rekordokat ad hozzá egy meglévő táblához.

• Kereszttábla: Kiszámítja és megjeleníti az összefoglaló eredményeket táblázatszerű elrendezéssel.

• Törlés: Véglegesen eltávolítja a megadott rekordkészletet.

• Make-Table: Új táblát hoz létre, és rekordokat ad hozzá az új táblához.

• Paraméter: A lekérdezés végrehajtásakor minden alkalommal kéri a rekordkiválasztási feltételeket.

• Kiválasztás: Megjeleníti a megadott feltételeknek megfelelő rekordokat.

• SQL-specifikus: Csak SQL utasításokkal létrehozható lekérdezések.

• Frissítés: Módosítja az adatbázisban lévő meglévő rekordokat.

Hozzáférés a 2007-es űrlap- és jelentéseszközökhöz

Az első Access űrlap létrehozása a semmiből a Tervező nézetben kissé ijesztőnek tűnhet. Ha ezt a lehetőséget választja, egy üres rács, felette egy furcsa kinézetű ikoneszközökkel teli szalag jelenik meg, és fogalma sincs arról, hogy mit tegyen.

Íme egy gyors leírás a szalagon található különféle eszközökről:

• Objektumok kijelölése : Kattintson erre a gombra az űrlaphoz hozzáadott objektumok kiválasztásához az egérmutató segítségével.

• Vezérlővarázslók: Erre a gombra kattintva engedélyezheti azokat a varázslókat, amelyek segítségével bizonyos típusú objektumokat, például kombinált dobozokat és parancsgombokat adhat hozzá az űrlapokhoz. Mind a kombinált dobozok, mind a parancsgombok magyarázata a lista más részein található.

• Címke: Kattintson erre a gombra, ha egyszerű szöveges címkét szeretne hozzáadni az űrlaphoz.

• Szövegmező: Kattintson erre a gombra, ha szövegdobozt szeretne hozzáadni az űrlaphoz. A címkékkel ellentétben a szövegdobozban beállítható az űrlap használatakor megjelenített információ módosítása. A szövegdobozok valójában két részből állnak: egy címkéből és egy mezőből, amelybe a felhasználó információkat adhat meg.

• Opciócsoport: Kattintson erre a gombra a kapcsolódó opciógombok készletének létrehozásához (például Adóköteles és Adómentes). A gombok csoportként működnek, és egyszerre csak egy opciót választhat ki. Választhatja például az Adóköteles vagy Adómentes lehetőséget egy rendeléshez, de mindkettőt nem.

• Váltógomb: Kattintson erre a gombra egy olyan gomb hozzáadásához, amelynek két állapota van: felfelé a kikapcsoláshoz és lefelé a bekapcsoláshoz. Például felfelé az adókötelesnél, lefelé a nem adókötelesnél.

• Opció gomb: Kattintson erre a gombra, ha olyan opciógombokat szeretne hozzáadni, amelyek váltógombként vagy jelölőnégyzetként működnek. Általánosságban elmondható, hogy egy beállításcsoportban a beállításgombokat használjuk annak korlátozására, hogy a felhasználó egynél több elemet válasszon ki egy csoportban.

• Jelölőnégyzet: Kattintson erre a gombra egy olyan elem hozzáadásához, amely minden más lehetőségtől függetlenül kijelölhető vagy törölhető.

• Kombinált mező : Kattintson erre a gombra egy olyan mező hozzáadásához, amelyben a felhasználó választhat a lehetőségek listájából, vagy új értéket adhat meg. Előfordulhat például, hogy a kedvenc szerzője könyveinek listáját javasolhatja, de lehetővé teheti a felhasználó számára egy olyan könyv nevének megadását, amely nem szerepel a listán.

• Listadoboz: Kattintson erre a gombra egy listadoboz létrehozásához, amelyből a felhasználó kiválaszthatja a már meglévő értékeket. A listadoboz úgy néz ki, mint egy kombinált mező, de nem teszi lehetővé a felhasználó számára új értékek megadását.

• Parancsgomb (vagy egyszerű gomb): Kattintson erre a gombra olyan gomb hozzáadásához, amely makrót vagy VBA-t (Visual Basic for Applications) hajt végre.

• Kép: Kattintson erre a gombra digitális kép (például céglogó) hozzáadásához az űrlaphoz.

• Kötetlen objektumkeret: Kattintson erre a gombra olyan objektumok hozzáadásához, például szöveg vagy képek, amelyek nem változnak a rekordok közötti mozgás során.

• Kötött objektumkeret: Kattintson erre a gombra, ha olyan objektumokat szeretne hozzáadni, amelyek megváltoznak, amikor az adatbázisban lévő információ megváltozik – például a táblázat mezőiben tárolt képeket.

• Oldaltörés: Kattintson erre a gombra többoldalas űrlapok létrehozásához, ha túl sok objektumot kell megjeleníteni egy oldalon.

• Lapvezérlés: Kattintson erre a gombra, ha két vagy több fület tartalmazó űrlapot szeretne létrehozni, amelyek kapcsolódó objektumokat csoportosítanak.

• Alűrlap/Aljelentés: Kattintson erre a gombra egy alűrlap hozzáadásához, így a felhasználó láthatja a kapcsolódó táblázat rekordjait – például a rendelés egyes sorait.

• Vonal: Kattintson erre a gombra, ha vonalakat szeretne hozzáadni az űrlaphoz, hogy megkülönböztesse az űrlapon lévő objektumcsoportokat.

• Téglalap: Kattintson erre a gombra, ha téglalapot szeretne rajzolni az űrlapra, így a felhasználók láthatják, hogyan kapcsolódnak egymáshoz az objektumok.

Hasznos funkciók az Access 2007-ben

Annak ellenére, hogy az Access 2007 számos beépített funkcióval rendelkezik, ezek közül néhánynál többet nem használhat fel jelentéseiben. Ennek ellenére, ha nem tudja, hogy elérhetők, sok olyan funkciót kihagyhat, amelyeket valóban hasznosnak találhat.

Bár ez a lista korántsem átfogó, ez a táblázat számos olyan függvényt mutat be, amelyeket érdemes használni, ha egy egyszerű összegnél többet szeretne.