A projektmenedzsment 10 aranyszabálya

Amikor elkezdi használni a Project 2016-ot, az itt található gyakori mondások (vagy aforizmák, axiómák és előírások) segíthetnek felidézni a projektmenedzsment alapvető elveit. Rögzítse őket az iroda falára, hogy a munkanap folyamán áttekinthesse őket.

Tekerj vele

A gördülőhullám-tervezés kiváló módja a projektkezelés egyszerűsítésének. Ne tervezzen tovább a jövőbe, mint amennyit ésszerűen lát – és ne tervezzen részletesebben, mint amennyi ésszerű. Amikor egy projektet először bérelnek, csak mérföldkövek dátumai vannak. Ahogy kezdi jobban megérteni a projektet, meghatározhatja a projekt életciklusát és az egyes fázisokban létrehozandó kulcsfontosságú eredményeket.

Építse fel a projektet szakaszosan. Kezdje a kezdeti fázisokkal, és adja meg a részletes feladatokat, sorrendet, erőforrásokat és időtartamokat. Hagyja a későbbi fázisokat nagy részletességgel; így kevesebb munkája lesz a későbbi feladatokon, amelyeket egyszerűen nem lehet előre látni a projekt elején. Ezenkívül kevésbé kell módosítania a későbbi feladatok alapvonalát: Ha a feladatok túl messze vannak a jövőben, az időigényük nem egyezik meg az eredetileg számukra elkülönített erőforrásokkal.

Amikor a játék korai szakaszában van, kerülje a távoli jövőbeni feladatok részleteibe való belemerülését. A Project segíthet a gördülőhullámok tervezésében, ha a program alábbi funkcióit használja:

• Hálózati diagram nézet: Segít grafikusan megjeleníteni a projekt fázisait
• Idővonal: Magas szinten jeleníti meg a mérföldköveket, a teljesítéseket és a fázisokat
• Feladatbővítés és összecsukás: Lehetővé teszi a projektfázisok elrejtését vagy megjelenítését

Tedd sorban a kacsaidat

Mielőtt elkezdené a projekt létrehozását, végezze el a házi feladatát. Ha nem rendelkezik minden szükséges információval, amikor leül a számítógéphez, hogy a Projecttel dolgozzon, folyamatosan meg kell állnia, félre kell terveznie, és elrohan, hogy megtalálja az információt – ez nem hatékony munkamódszer.

Mielőtt leülne összeállítani egy projekt ütemtervet, gondolja át a következő projektinformációkat:

• Az alapvető elvárások valóságának ellenőrzése: A hasonló projektek időbeli kezelésében szerzett tapasztalatai alapján határozza meg, hogy a teljesítések, a költségvetés és az előzetes ütemterv az ésszerű határokon belül van-e. Döntse el, hogy megvitatja-e a hatókör és a költségvetés módosításait, hogy elkerülje a kezdettől fogva irreális projektet.
• Erőforrás-információ: Ha az erőforrás emberi, rögzítse az erőforrás teljes nevét, kapcsolattartási adatait, készségeit, költségeit, ütemezését, időzítési konfliktusait, a vezető nevét és a menedzser elérhetőségét. A felszerelések vagy létesítmények tekintetében keresse meg azok elérhetőségét és költségét.
• Csapatstruktúra: Határozza meg, hogy a csapat egyik tagja rögzíti-e a többiek előrehaladását, vagy az összes erőforrás saját maga követi nyomon. Döntse el, hogy a változtatások után ki frissítse az ütemtervet, ki kapjon másolatot a jelentésekről, és ki férhet hozzá a fő ütemezéshez online.
• A vezetőség elvárásai: Kérdezd meg, hogy a vezetés rendszeresen ütemezett alapjelentéseket vagy helyette más típusú jelentést vár-e. Kérdezze meg, hogyan és kitől kaphat költségvetési jóváhagyást a projekttervezés különböző fázisaiban, és kérdezze meg, hogy a vállalkozások közötti érdekeltségekhez szükség lesz-e több forrásból származó jelentésekre vagy jóváhagyásra.
• Vállalati szabályzat: Ezek a dokumentumok meghatározhatják a munkaidőre és a túlórákra vonatkozó szabályzatot, az ünnepnaptárakat, a rezsiköltségek vagy a projekt felárak díját, valamint az információk ügyfelekkel és szállítókkal való megosztását (vagy megosztását).

Miután átgondolta a listán szereplő problémákat, készen áll, hogy leüljön, és elkezdje az információk bevitelét egy projektprojektbe. (Hallsz itt visszhangot?)

Számíts a kiszámíthatatlanra

Tudod, hogy kint van – Murphy és az átkozott törvénye, amely kimondja, hogy bármi elromolhat, az el is romlik. A legtöbb projekt, különösen a hosszabb és összetettebb projektek nem készülnek el időben vagy a költségvetésben. Projektmenedzserként az Ön feladata, hogy a lehető legpontosabban megtervezze, majd körültekintően módosítsa, valahányszor valaki csavarkulcsot dob ​​a munkába – a Project pedig rengeteg eszközt ad ehhez. A Project összes automatizált funkcióján túl azonban előre megtervezheti a változást.

A kritikus út határozza meg a projekt időtartamát. Minden bölcs projektmenedzser tartalék időt és pénzeszközöket épít be a projektjébe. Amikor egy projekt egy hét késéssel fejeződik be, és 5000 dollárral túllépi a költségvetést, csak a projektmenedzser tudja, hogy négy héttel később, és 25 000 dollárral drágább volt, mint az eredetileg tervezett, rendkívüli tartalék nélkül.

Adjon hozzá rendkívüli tartalékot a nagyobb teljesítések vagy egy fázis vége előtt, hogy figyelembe vegye a váratlan eseményeket. Hozzáadhat egy vészhelyzeti feladatot is, és Murphy segítségével erőforrásokat adhat hozzá.

Használja a költség-erőforrás típust (munka- vagy anyagi erőforrás helyett) egy meghatározott mennyiségű rendkívüli tartalék hozzáadásához egy feladathoz vagy fázishoz.

Ne halaszd holnapra. . .

Bár a projektmenedzsment szoftver leegyszerűsítheti a munka számos aspektusát, a Projectet először használó emberek többségét túlterheli az adatok bevitelével és frissítésével eltöltött idő. Ezek a feladatok minden bizonnyal nehézkesek lehetnek, de a Project automatizált frissítési és jelentési képességeinek elsajátításából származó jutalom bőven kárpótol az előzetesen elviselt munkáért.

Amikor csak lehetséges, importáljon feladatokat az Outlookból vagy az Excelből a Projectbe, hogy felgyorsítsa az adatbevitelt a tervezési fázisban.

Kövesse nyomon, amilyen gyakran csak tudja – legalább hetente egyszer. Ha nem hajlamos arra a feladatra, hogy nyomon kövesse egy projekt előrehaladását, akkor a közmondásos nyolcas golyó mögé kerülhet. Ez a stratégia nemcsak megkíméli Önt attól, hogy rengeteg nyomkövetési adatot kelljen megadnia, hanem azt is lehetővé teszi, hogy Ön és csapata bármikor megtekinthesse a projekt állapotát. Így azonnal észreveheti a katasztrófa közeledtét, és megteheti a megelőző módosításokat.

Delegál, delegál, delegál

Kerülje el a késztetést, hogy saját maga próbáljon meg mindent megtenni egy projekten. Bár úgy tűnhet, hogy a Project fájl önálló létrehozása és karbantartása nagyobb kontrollt biztosít az eredmény felett, egy nagyobb projektben szinte lehetetlen egyedül repülni (és valószínűleg teljes munkaidőben). Természetesen nem engedheti meg, hogy több tucat ember módosítsa a tervet, mert azzal a kockázattal járhat, hogy elveszíti a nyomát, hogy ki mit és mikor csinált. Az alábbi néhány egyszerű gyakorlat követésével azonban néhány ujj a projektben károsról hasznossá változhat:

• Jelöljön ki egy személyt az összes adat kezelésére. Ennek a személynek az a küldetése, hogy az összes nyomkövetési adatot bevigye a főfájlba.
• Bontsa fel a projektet néhány alprojektre, és rendeljen hozzá olyan személyeket, akikben megbízik, hogy az alprojektek menedzsereként járjanak el. Hagyja, hogy maguk kezeljék nyomon követéseiket és módosításaikat, majd állítsák össze ezeket a projekteket egy mesterprojektté, hogy figyelemmel kísérhesse az általános állapotot.
• Állítson be egységes eljárásokat a csapat számára. Ne hagyja, hogy az egyik csapattag beszámoljon az időről egy irodaközi feljegyzésen, egy másik e-mailben elküldje az előrehaladását, mások pedig akarva-akaratlanul rögzítsék munkaidejüket a munkaidő-nyilvántartásban. Dolgozzon ki egy olyan stratégiát, amely a Project szolgáltatásait használja a következetes kommunikációhoz.

Magas szinten követheti az előrehaladást, például 25 százalék, 50 százalék, 75 százalék és 100 százalék.

Dokumentálja

A legtöbben hallották a projektmenedzsment figyelmeztetést: „Fedje ki a feltételezéseit”, és a Project segít ebben, hogy ezt könnyen megteheti. Használja ezeket a funkciókat a projekt részleteinek dokumentálásához:

• Megjegyzések terület: Feladatokhoz és erőforrásokhoz egyaránt használhatja háttérinformációk, változtatások vagy speciális problémák rögzítéséhez.
• Jelentések: Testreszabhatja őket, hogy az összes vonatkozó információt tartalmazzák, és segítsenek dokumentálni a trendeket és változásokat.
• Vizuális jelentések: Ezzel az új funkcióval képet alkothat a projekt állapotáról a vizuálisan orientált érdekelt felek számára.

Mentse el a projekt több verzióját, különösen, ha a későbbi verziókban módosítja az alapvonalat. Így a projekttervezés minden lépéséről feljegyzést készíthet, amelyre hivatkozhat, ha kérdések merülnek fel az úton.

Tartsa a csapatot a hurokban

Kövesse az alábbi módszereket a kommunikációs csatornák nyitva tartásához:

• Használja az Outlookkal vagy más levelezőprogramokkal integrálható Project-szolgáltatásokat. Használja őket projektfájlok vagy más típusú kommunikáció küldésére.
• Frissítse a kommunikációs kezelési tervet. Dokumentálja, hogy kinek milyen információra van szüksége, mikor és milyen gyakran.
• Rendszeresen személyesen, telefonon vagy értekezlet-szoftveren keresztül találkozhat a csapattagokkal a haladásról. Gondoskodjon arról, hogy minden csapattag rendelkezzen a projekt ütemtervének legfrissebb verziójával, és hivatkozzon ezekre az értekezletekre.
• Jelenítse meg a munkalebontási struktúra (WBS) kódját a jelentésekben. Ezután könnyen hivatkozhat konkrét feladatokra a nagy projektekben, zavarok nélkül.

Mérje meg a sikert

Amikor elkezdi a projektet, legyen fogalma arról, hogy mi számít sikernek, és tudnia kell, hogyan mérheti ezt a sikert. Hallottad már ezt: „A teljesítést időben, a költségkereten belül vagy megfelelően elkészítheti. Válassz kettőt." A siker sok cél elérését is magában foglalhatja, mint pl

• Vevői elégedettség
• Vezetőségi elégedettség
• A költségvetési korlátok teljesítése
• Időben lenni

A siker mérésének meghatározásához tedd fel az alábbi kérdéseket:

• A költségvetés-tervezés sikere azt jelenti, hogy az eredeti becsléseket nem haladja meg több mint 10 százalékkal?
• Időben figyelembe veszik-e a projektet, ha dolgozik rajta a hetek becsült száma mínusz egy két hónapos időszak, amikor a szakszervezeti sztrájk miatt felfüggesztették, vagy a teljes munkaidő kevésbé fontos, mint egy meghatározott határidő betartása?
• Hogyan fogja mérni az ügyfelek elégedettségét?
• A sikeres termékbevezetéshez magas eladási adatok tartoznak a bevezetés után, vagy a projekt csak azért volt sikeres, mert kiköltöztette az ajtón?

Helyezzen el olyan mérföldköveket a projektben, amelyek tükrözik az egyes típusú sikerek elérését. Ha eléri az egyiket, megveregetheti a csapat vállát. Ha tudja, hogyan néz ki a siker, az segít motiválni csapatát, hogy elérje azt.

Tartson fenn egy rugalmas stratégiát

Történnek dolgok. Soha nem volt olyan projekt, amely ne igényelt volna szállást a meglepetésekhez. A jó projektmenedzser jellemzője, hogy éber ezekre a változásokra, és kiigazítja azokat, hogy gyorsan kezelje őket.

Nem könnyű a rossz hírekhez igazodni; valójában nagyon nehéz lehet rossz hírt közölni. Azonban a projektben felmerülő problémák elkerülése és annak reménye, hogy az egyszerűen eltűnik, egy csúnya szokása, hogy egy még súlyosabb problémába keveredik. A következő eszközök segíthetnek abban, hogy éber maradjon a változásokra és módosításokat hajtson végre:

• A munkakontúr opció segíthet a munka kontúrjának megváltoztatásában elöl- vagy hátulsó terhelésre, vagy más módon megváltoztathatja a munka elosztását a feladat időtartama alatt.
• Használja a Task Inspectort, hogy megtudja, mi vezet egy feladathoz. Kereshet olyan lehetőségeket, mint például az erőforrások hozzáadása, a feladatfüggőségi kapcsolatok felülvizsgálata és a tartalék használata.
• Kapcsolja be a kritikus útvonal formázását, hogy megtekinthesse a projekt kritikus útvonalát, és nyomon tudja követni, hogy mennyi a lazaság. Ha a feladatokat úgy állítja be, hogy azok hatékonyan kiaknázzák lemaradásukat, akkor válsághelyzetben az ütemtervben maradhat.

Tanulj a hibáidból

A Project egyik nagyszerű ajándéka az a képesség, hogy egy projekt befejezése után visszanézhet, és tanulhat a hibáiból. Áttekintheti az eredeti ütemtervet és az azt követő minden verziót, hogy megtudja, milyen jól becsülte meg az időt és pénzt, majd kitalálja, hogyan teheti ezt jobban.

A projektről készült feljegyzések segítségével feltérképezheti a trendeket, és megtudhatja, hogy például hol marad le mindig az időzítésről, vagy miért hagy mindig túl kevés időt a piackutatásra és túl sok időt a kérdésekre és válaszokra. Lehet, hogy mindig elfelejti az átmeneti segítség költségvetését a rohanó időszakokban, vagy korán túlterheli a személyzetet, amikor csak néhány emberre van szüksége.

Használja fel a projekt ütemtervében található rengeteg információt, hogy saját erősségeit és gyengeségeit ismerje meg projekttervezőként és menedzserként, és fejleszthesse készségeit minden egyes elvállalt projekttel.