A Microsoft Teams használata

A Microsoft Teams azon felhasználók számára érhető el, akik a következő Office 365 vállalati előfizetésekkel rendelkeznek : E1, E3, E5, Business Premium és Business Essentials. Az oktatási tervekben A1, A1 Plus, A5 és A3 előfizetéssel érhető el. Tervek vannak a Teams kormányzati felhőben való bevezetésére.

A csapatok webböngészőből, asztali alkalmazásból vagy mobilalkalmazásból érhetők el. A Teams teljes funkciójához hozzáférő felhasználók maximális száma a szervezet licenccel rendelkező felhasználóinak számán alapul. A vendég hozzáférés engedélyezett, ami azt jelenti, hogy a többi Office 365-bérlőből származó felhasználók további licencek nélkül is meghívhatók a szervezet Teams központjába.

A Teams segítségével egyéni vagy csoportos audio- és videohívásokat folytathat. Megoszthat képernyőket webkonferenciák közben, megbeszéléseket ütemezhet, és megbeszéléseket rögzíthet. Ezenkívül minden felhasználónak legfeljebb 1 TB tárhelye van.

Rendszergazdai szempontból a Teams eszközöket kínál a felhasználók és harmadik féltől származó alkalmazások kezelésére. Vannak jelentések a használat és a beállítások összegyűjtésére, amelyek a szervezetre jellemző házirendekkel konfigurálhatók. A nyugalom érdekében a Microsoft 99,9 százalékos pénzügyileg támogatott szolgáltatási szintű szerződés (SLA) rendelkezésre állási időt kínál a Teams számára.

Bejárás a Microsoft Teams felhasználói felületén

A tabulátorok, a bot, a @említések és a piros frufru csak egy része annak az új nyelvnek, amelyet a Teams használatához hozzá kell adnia a szókincséhez. Ez azt feltételezi, hogy Ön már egy hozzáértő közösségi média felhasználó, aki tudja, miről szól az emoji, a matricák és a Giphys.

Nézzük meg a Teams felhasználói felületét. Az asztali alkalmazás futtatásakor a bejelentkezés után látható első képernyő alább látható.

A Teams asztali felhasználói felülete.

• Alkalmazássáv: Itt navigálhat a Teams különböző részeihez. Felül a következő ikonok jelennek meg:
  • A tevékenység az a hely, ahol említéseket, válaszokat és egyéb értesítéseket találhat.
  • A Csevegésben láthatja legutóbbi személyes vagy csoportos csevegéseit, valamint a névjegyzékét.
  • A Teams megjeleníti az összes csapatot, amelynek tagja.
  • A Meetings szinkronizálva van az Outlook naptárával, és megjeleníti az összes közelgő értekezletet.
  • A Files összesíti az összes fájlt az összes olyan csapatból, amelynek tagja. Itt érheti el személyes OneDrive Vállalati verzió tárhelyét is.
  • A […] olyan alkalmazásokra mutató hivatkozásokat tartalmaz, amelyek a Teamshez és a Teams csatornáihoz kapcsolódnak.
  • A Store olyan alkalmazásokhoz és szolgáltatásokhoz vezet, amelyek integrálhatók a Teamsbe.
  • A Visszajelzés a Microsoft Teams felhasználói hangoldalára viszi, ahol visszajelzést küldhet a szolgáltatásról.
• Csapatok rész: Fent az Alkalmazássávban a Csapatok ikon van kiválasztva, így itt jelenik meg azon csapatok listája, amelyeknek tagjai vagyunk.
• Csatorna: Egy csoporton belüli dedikált rész a beszélgetések és feladatok meghatározott témák vagy projektek szerinti rendezésére.
• Csatlakozás csapathoz vagy Csapat létrehozása gomb: Erre a gombra kattintva végigvezeti a csapat létrehozásának vagy csatlakozásának folyamatát. Ez a gomb csak akkor látható, ha a Csapatok ikon ki van választva az alkalmazássávon.
• Új csevegés gomb: Erre a gombra kattintva kiválasztja a Csevegés ikont az alkalmazássávban, és lehetővé teszi új csevegés indítását egyénnel vagy csoporttal.
• Parancssor: Ez a felül található sáv alkalmazások lekérdezésére vagy keresések végrehajtására szolgál a Teamsben.
• Lapok: Ezekkel a lapokkal válthat a különböző Teams-oldalak között. A beszélgetések és a fájlok automatikusan megjelennek; a + jel lapon parancsikonokat adhat hozzá a Teams tartalmához.
• Csatorna beszélgetések: Ez a rész a kiválasztott csatornán lévő összes beszélgetést jeleníti meg. A Csatornabeszélgetések csevegései állandóak, így ha távol voltál, könnyen görgetheted, hogy visszajöjjön. A csevegések tartalmazhatnak vizuális jelzőket, például a @megemlítést, amely azt jelzi, hogy a csevegés konkrétan megemlít egy felhasználót, vagy egy piros durranást a nagy fontosság jelzésére. Vegye figyelembe, hogy a csevegések nyitottak, így a csapat minden tagja láthatja a beszélgetést, és szükség esetén felgyorsítja a döntéshozatali folyamatot.
• Írásmező: Itt írhat be egy üzenetet a beszélgetés elindításához. Gyors csevegést küldhet, vagy kibonthatja a Levélírás mezőt a gazdag formázási eszközök eléréséhez.
• Küldés ikon: Ha készen áll a csevegés megosztására, kattintson a Küldés ikonra, hogy elküldje csevegését a csapatnak.

Segítség kérése a Microsoft Teams parancssorától

A Teams használata intuitív, de ha gyors segítségre van szüksége, a Parancssor egyablakos úti cél. Keresést végezhet beszélgetések, felhasználók, fájlok és alkalmazások között. Ha például beírja a „launch” szót a parancssorba, a bal oldali ablaktáblában a keresési eredmények Üzenetek, Személyek és Fájlok szerint csoportosítva jelennek meg.

Parancssor keresési eredmények.

A parancssort közvetlenül a Parancssorból is futtathatja, ha beír egy perjelet ( / ). Ez a művelet megjeleníti az elérhető parancsokat vagy parancsikonokat. A parancs elindításához válassza ki a megfelelő parancsot a listából.

Perjel parancsikonok.

Együttműködés a Microsoft Teams Hubban

Sokan azt gondolják, hogy az „e-mail fa” jelenséget a nagyvállalati környezetekre izolálták, de gyakran a kis szervezetekben is felüti csúnya fejét.

Képzelje el a következő forgatókönyvet: Valaki e-mailt küld három embernek, és kéri, hogy nyilatkozzanak valamiről. A címzettek közül ketten azonnal válaszolnak. A 3. címzett válaszol a 2. címzettnek, de elfelejt válaszolni mindenkinek. Most a 2. címzett olyan információkkal rendelkezik, amelyekkel a többiek nem rendelkeznek. Az 1. címzett ezután továbbítja az e-mailt egy másik személynek (4. címzett), aki mindenkinek válaszol visszajelzésével, ami nem veszi figyelembe azt, amiről már azelőtt megbeszéltek, hogy részt vett volna benne. Nemsokára mindenki postaládája felrobban a válaszokra adott válaszoktól, és mindenre azt válaszolja, hogy a feladó végre felteszi a kezét csalódottan, mert most már kicsúszott a beszélgetés, és túl sok időt tölt azzal, hogy mindenkit felgyorsítson. Ráadásul most kézzel kell konszolidálnia az összes visszajelzést.

A Teams megszünteti az e-mail fákat. A Teamsben a feladó elkerülheti az előző forgatókönyvet, ha feltölti a fájlt a Teams-csatornára, @megemlíti azokat az embereket, akiktől visszajelzésre van szüksége, és közvetlenül a Teamsben lévő dokumentumból indíthat beszélgetést. Így mindenki látja mindenki megjegyzéseit és szerkesztéseit. A beszélgetésbe újonnan csatlakozó személy csak felfelé görgethet, hogy felgyorsuljon, és mindenki boldog.

Beszélgetés indítása egy dokumentumról a Teamsben.

Microsoft Teams hub létrehozása és kezelése

A Teamsben való együttműködéshez először egy Teams-központ tagjának vagy létrehozójának kell lennie. Csapat létrehozása:

Kattintson a Csapatok elemre az alkalmazássávon.

Kattintson az Alkalmazássáv alján megjelenő Csatlakozás vagy csapat létrehozása hivatkozásra.

Kattintson a Csapat létrehozása kártyára.

Adja meg a csapat nevét és leírását.

Válassza ki a csapat adatvédelmi beállításait (Privát vagy Nyilvános).

A privát csapat azt jelenti, hogy csak a csapattulajdonosok vehetnek fel tagokat, míg a nyilvános csapat azt jelenti, hogy a szervezetben bárki csatlakozhat a csapathoz.

Kattintson a Tovább gombra.

Adjon hozzá tagokat a csapatához úgy, hogy a Hozzáadás mezőben adjon hozzá egy nevet, e-mail címet, egy terjesztési listát vagy egy levélküldésre alkalmas biztonsági csoportot.

Egy csapatnak legfeljebb 2500 tagja lehet a szervezetétől vagy a biztonságos vendéghozzáférés révén külső felhasználóktól.

Opcionálisan kiválaszthatja a csapattag szerepét (Tulajdonos vagy Tag) a Tag melletti legördülő nyílra kattintva.
Ha ezt elfelejti, később frissítheti a tagsági típust.

Kattintson a Bezárás gombra.

A csapatkezelési funkciók az alkalmazássávon a csapat neve melletti ellipszisekre kattintva érhetők el. A következő kezelési lehetőségek állnak rendelkezésre:

• A Csapat kezelése elindítja a Tagok lapot, ahol tagokat vehet fel vagy távolíthat el, módosíthatja egy tag szerepét, vagy kereshet egy tagot.
• Csatorna hozzáadása elindít egy párbeszédpanelt, ahol megadhatja a csatorna nevét és a csatorna leírását.
• A Tagok hozzáadása párbeszédpanelt indít, ahol megadhatja a csapatához felvenni kívánt személyek, terjesztési listák vagy levelezésre alkalmas biztonsági csoportok nevét.
• A csapat elhagyása egy érvényesítési ablakot indít el, amelyben meg kell erősítenie a csapatból való kilépési szándékát.
• Csapat szerkesztése elindít egy párbeszédpanelt, ahol módosíthatja a csapat nevét, a csapat leírását és az adatvédelmi beállításokat.
• A Csapathoz mutató hivatkozás lekérése elindít egy párbeszédpanelt, ahová kimásolhatja az URL-t, hogy a csapat megoszthassa másokkal.
• A csapat törlése elindít egy érvényesítési ablakot, amelyben meg kell erősítenie a csapat törlésére vonatkozó szándékát.

A csapat ügyvezető tagjai.

Csevegés a Microsoft Teamsben

Amikor új tagot adnak egy csapathoz, az adott tag automatikusan hozzáfér minden korábbi beszélgetéshez, fájlhoz és a csapat központjában megosztott egyéb információhoz. Ez különösen akkor hasznos, ha új csapattagot von be egy projektbe. Nem kell azon gondolkozni, hogy milyen fájlokat továbbítson, hogy az új tag felgyorsuljon, hiszen a hubban elérhető tartalomból önkiszolgálhat, vagy egyszerűen chaten kérhet segítséget másoktól.

Csevegés indításához kattintson az Írás mezőre, és kezdje el beírni az üzenetet a Tevékenység, a Csevegés vagy a Csapatok részben. Ha végzett, kattintson a Küldés ikonra az üzenet közzétételéhez. Csapata kultúrájától függően hangulatjelekkel, Giphy-kkel vagy matricákkal fűszerezheti a beszélgetéseket. Számos lehetőséget találhat, ha ezekre az ikonokra kattint a Levélírás mező alatt.

Néha a Csapatban zajló beszélgetések zajossá válhatnak, ha sok tag beszél különböző témákról. Ennek elősegítése érdekében használja ki a Teams szálas üzenetek funkcióját úgy, hogy közvetlenül válaszol egy adott üzenetre, így a válasz az eredeti üzenet kontextusába kerül.

Fájlok megosztása a Microsoft Teamsben

Teams hub létrehozásakor a rendszer automatikusan létrehoz egy SharePoint-webhelyet a háttérben, amely minden csatornához létrehoz egy dokumentumtárat. A Teams-csatornára feltöltött fájlok a Fájlok lapon jelennek meg, és a SharePoint dokumentumtárban tárolódnak. Valójában rákattinthat a fájlnév melletti ellipszisekre, majd kiválaszthatja a fájl megnyitását a SharePointban lévő helyéről .

Fájl megnyitása a SharePointban a Teamsből.

Fájl megosztása a Teamsben:

Válassza a Teams lehetőséget az alkalmazássávon.

Írjon üzenetet a Levélírás mezőben egy csatornáról.

Kattintson a Csatolás ikonra (úgy néz ki, mint egy gemkapocs) az Írás mező alatt, és válassza ki a megosztani kívánt melléklet forrását.

Válassza ki a fájlt a forrásból, és töltse fel.

A feltöltött fájl most beágyazódik az üzenetbe.

Az üzenet elküldéséhez kattintson a Küldés ikonra (úgy néz ki, mint egy repülőgép).
A megosztott fájl a Fájlok lapon is megjelenik.

Másik megoldásként közvetlenül a Fájlok lapra léphet, és a Feltöltés gombra kattintva feltölthet egy fájlt. A fájl feltöltése után kattintson a fájl nevére a megnyitáshoz. A megnyitás után beszélgetést kezdeményezhet másokkal a dokumentummal kapcsolatban.

Találkozók és konferenciák a Microsoft Teams módszerével

A Teamsben folyó csevegés és beszélgetés szórakoztató módja a másokkal való kommunikációnak. Néha azonban hatékonyabb egy gyors telefonhívás a csapattagokkal a probléma megoldása érdekében, mint a csevegés oda-vissza. Szerencsére a Teams teljes körű tárgyalási megoldást kínál audio- és videokonferenciák támogatásával. Mivel a hívási lehetőségek be vannak építve a Teamsbe, nem kell kijelentkezni a Teamsből, és nem kell külön alkalmazást indítania egy ad hoc értekezlet indításához.

Formálisabb értekezletek esetén úgy ütemezhet be egy értekezletet, ahogyan az Outlookban beállítja az értekezleteket. A Teamsben létrehozott értekezletek megjelennek az Outlook-naptárban .

Rögtönzött Microsoft Teams értekezlet beállítása

Tegyük fel például, hogy a csapat három tagjával cseveg egy problémáról. Hosszas oda-vissza és közötti várakozási idő után úgy döntött, sokkal gyorsabb, ha felveszi a telefont, és megbeszéli a problémát. Rögtönzött megbeszélés indításához:

Válaszoljon a beszélgetési szálra, és kattintson a Videó ikonra, amely a Levélírás mező alján jelenik meg.

A felugró videoablakban adja meg a hívás tárgyát.

Kapcsolja be vagy ki a videokamerát a videó vagy a hang megosztása között.

Kattintson a Találkozás most gombra a konferencia elindításához.

Megnyílik egy konferenciaablak jobb oldalon egy panellel, ahol meghívhat másokat, hogy csatlakozzanak az értekezlethez.

Rögtönzött találkozó indítása.

Ha végzett a megbeszéléssel, kattintson a piros telefon ikonra a hívás befejezéséhez és az értekezlet elhagyásához.

Az értekezlet után feljegyzéseket és beszélgetéseket tesznek közzé a csatornán, így azok, akik nem tudtak eljönni az értekezletre, gyorsan értesülhetnek arról, amiről lemaradtak.

Microsoft Teams értekezlet ütemezése

Előre is összeállíthat egy hivatalos találkozót, és kellőképpen értesítheti a meghívott résztvevőket a találkozóról. Az Outlookhoz hasonlóan a Teams hivatalos értekezlet-összehívásai is tartalmazzák az értekezlet címét (az Outlookban a Tárgy megfelelőjét), a helyet, a kezdési és befejezési dátumot vagy időpontot, a részleteket és a résztvevők listáját. A Teamsben kiválaszthat egy csatornát, ahol találkozni szeretne. Ha kiválaszt egy csatornát, az értekezlet műtermékei megjelennek a csatornán.

Teams értekezlet ütemezése:

Az Alkalmazások sávon kattintson a Találkozók elemre.

Kattintson a bal oldali ablaktábla alján megjelenő Találkozó ütemezése gombra.

Teams értekezlet ütemezése.

Az Új értekezlet ablakban adja meg a címet, a helyet, a kezdési és befejezési dátumot/időt, a részleteket, a csatornát, valamint a megbeszélésre meghívni kívánt személyek nevét.

Opcionálisan hozzáadhat csatornát az értekezlethez.

Ha szeretné ellenőrizni az emberek elérhetőségét, kattintson az Ütemezési asszisztens elemre a Részletek szakasz felett, hogy megjelenítse a résztvevők elérhetőségét az Outlook-naptáruk alapján.

Kattintson a Találkozó ütemezése gombra.
Az értekezlet most ütemezett, és megjelenik a Teams értekezletek részében, valamint az Outlook naptárában.