Az Excel adatbázis-funkciók alapvetően ugyanúgy működnek. Számításokat hajtanak végre egy meghatározott mezőn azokra a rekordokra, amelyek megfelelnek a meghatározott feltételeknek. Például egy adatbázis-függvény segítségével kiszámíthatja a Számvitel 101 összes tanulójának végső osztályzatát.
Minden adatbázisfüggvény a következő három argumentumot használja:
-
Az adatbázis-tartomány: Ez az argumentum megmondja a függvénynek, hogy hol van az adatbázis. Adja meg cellacímek (például A1:D200) vagy elnevezett tartomány (például Diákok) használatával. A tartománynak tartalmaznia kell az összes rekordot, beleértve a mezőnevek felső sorát is.
-
A mező: Meg kell adnia egy adatbázis-függvénynek, hogy melyik mezővel kell dolgozni. Nem várhatod el, hogy ezt magától kitalálja! Megadhatja az oszlop számát vagy a mező nevét. Az oszlopszám, ha használjuk, az adatbázisterület első oszlopához képest eltöltött oszlop száma. Más szóval, ha egy adatbázis a C oszlopban kezdődik, és a mező az E oszlopban van, akkor az oszlop száma 3, nem pedig 5. Ha egy címsort használ, tegye azt dupla idézőjelbe. Az adatbázis-függvények a mező értékei alapján számítanak ki eredményt. Hogy hány értéket használunk, az a harmadik argumentumtól függ: a kritériumoktól.
-
A kritériumok: Megmondja a függvénynek, hogy a feltételek hol találhatók; ez nem önmagában a kritérium. A feltételek megadják a függvénynek, hogy mely rekordokat használja a számítása során. A feltételeket az adatbázis-területen kívül a munkalap külön részében állíthatja be. Ennek a területnek a címe átadásra kerül az adatbázis-függvénynek.