Íme a tíz leggyakoribb Microsoft Access probléma és megoldásuk. Ne add fel a reményt, ha a problémád nem szerepel ezen a listán. Valószínű, hogy ha Önnél van a probléma, akkor valaki másnak már volt, és rájött a megoldásra. Ezért az internet értékes erőforrás.
Az egyik legnehezebb dolog (de a legfontosabb az adatbázis felépítésénél) a táblaszerkezetek megfelelő felépítése. Ezt a folyamatot normalizálásnak nevezik . Egy megfelelően normalizált adatbázis soha nem tartalmazhat csak egy táblát, amely redundáns információkat tartalmaz. Vegye figyelembe a következő táblázatot:
| Vevő | Cím | Város | Állapot | Postai irányítószám | telefon |
| Jones | Fő utca 125 | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-1244 |
| Jones | Fő utca 125 | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-7890 |
| Kovács | 1542 Jones Hwy | Laramie | WY | 82051 | 307-555-5412 |
| Wilson | 78 Smith-kör | Jones | CA | 90 000 | 451-555-8645 |
Látod a felesleges információkat? Igazad van. Ez az ügyfél neve és címe. Mi okozza a redundanciát? Megint helyes! Ez Jones ügyfél két telefonszáma. A táblázat normalizálásának helyes módja az lenne, ha két táblázatra osztanák fel – az egyik az ügyfél nevét és címét, a másik pedig a telefonszámokat tartalmazza. Ezzel megszűnne a második Jones-rekord megismétlése a Vevők táblázatban.
Ha problémái vannak az üres táblák normalizálásával, töltsön ki minden táblát 5-10 rekorddal. A táblázatok adatokkal való megtekintése általában megkönnyíti a normalizálási problémák észlelését.
Így kezdheti el a táblázatok normalizálását:
Vizsgálja meg az egyes táblákat a jelenlegi felépítésük szerint.
Feleslegesen ismételget valamilyen információt (amint azt korábban a címnél és az ügyfélnévnél is látta)?
Ha ismétlődő információi vannak, határozza meg, miért ismétli meg azokat (például egy ügyfél több telefonszáma).
A redundancia kiküszöbölése érdekében bontsa két táblázatra az egy táblát.
Ismételje meg az 1–3. lépéseket minden táblázatra, amíg az összes redundanciát meg nem szünteti.
Előfordulhat, hogy egy táblázat két részre osztása még mindig nem szünteti meg a táblázat összes redundanciáját. Ebben az esetben folytassa a táblák felosztását, amíg minden redundancia el nem múlik.
Az automatikus kerekítés meghiúsíthatja a nappali fényt, de a korrigálása egyszerű. Alapértelmezés szerint az Access minden számmezőt úgy állít be, hogy hosszú egész számokat fogadjon el . Amint arra a gimnáziumi matematikai időkből emlékszik, az egész szám negatív vagy pozitív egész szám. A tizedesjegyek figyelembevételéhez módosítsa a mezőméret beállítását, hogy az elfogadja a tizedesjegyeket. Itt van, hogyan:
Nyissa meg a táblázatot Tervező nézetben, majd kattintson arra a mezőre, amelyik nem működik együtt.
A képernyő alján található Tulajdonságok terület Általános lapján kattintson a Mezőméret mezőre.
Kattintson a lefelé mutató nyílra a mező végén, majd válassza ki a Single, Double vagy Decimális lehetőséget a megjelenő legördülő menüből.
Mentse el a táblázatot, és az automatikus kerekítési probléma véget ért.
Az egyszeres, dupla és decimális mezőméretek közötti különbség részleteiért nyomja meg az F1 billentyűt a Mezőméret tulajdonság mezőben. A Súgó képernyő részletes leírást ad az egyes mezőméretekről, a benne lévő számokról és az adott mérethez fenntartott területről. Az Access internetkapcsolatot igényel a súgórendszer használatához.
Néha az Access „hasznos” funkciói kellemetlenséget okozhatnak. Az egyik ilyen funkció az automatikus javítás. Ismerős lehet a Microsoft Wordből, ahol gyakran nagyszerű dolog. Az adatbázisok azonban gyakran tartalmaznak mozaikszavakat, cikkszámokat és hasonlókat. Az Automatikus javításnak lehet egy terepnapja ilyen „szavakkal”. Lehet, hogy észre sem veszi, amikor megadja adatait.
Két lehetőség közül választhat a probléma megoldására.
1. Kattintson a Fájl fülre a hozzáférési képernyő bal felső sarkában.
2. Kattintson a Beállítások gombra a képernyő bal oldalán található menüben.
Megjelenik az Access Options párbeszédpanel.
3. Kattintson a Proofing elemre a bal oldali listában.
Megjelennek a helyesbítési lehetőségek.
4. Kattintson az Automatikus javítás beállításai gombra.
Megjelenik az Automatikus javítás párbeszédpanel.
5. Törölje néhány vagy az összes jelölőnégyzet bejelölését az Automatikus javítás párbeszédpanelen.
Az automatikus javítási funkciók egy részét vagy mindegyikét letilthatja, attól függően, hogy az automatikus javítás jelenleg milyen bosszúságot okoz. Törölje a Szöveg cseréje beírás közben jelölőnégyzet jelölését, ha többé nem szeretné, hogy az Access „kijavítsa” a „helyesírási hibákat” az Ön helyett.
6. Kattintson kétszer az OK gombra a módosítások mentéséhez.
Mostantól helyesen, az automatikus javítás beavatkozása nélkül beírhatja a problémás szöveget, és a beírása szerint marad.
Lehet, hogy sokat hallottad ezt az évek során: „Az adatbázis törölte a rekordomat!” Nos, van egy hírem a számodra: Az adatbázis nem csinál semmit anélkül, hogy mi, emberek parancsolnánk neki. És az emberek elkövethetnek néhány hibát:
A Visszavonás parancs (Ctrl+Z) nem vonja vissza a rekord törlését.
Visszavonás
Ne ess pánikba. Mielőtt bármi mást csinálna, nyomja le a Ctrl+Z billentyűkombinációt. Ez a Visszavonás parancs. Ha visszajön a rekord, szerencséd van. A Visszavonás megfordítja azokat az adatbeviteli hibákat, amelyek miatt a rekord töröltnek tűnhet. Ez azonban csak akkor működik, ha közvetlenül az adatbeviteli hiba után vonja vissza a műveletet.
Keresse meg a hiányzó rekordot
Ha megpróbálja a Visszavonás parancsot, és a rekord nem jön vissza, továbbra is fennáll annak az esélye, hogy egy adatbeviteli hiba elrejti azáltal, hogy oda helyezi, ahol nem várja. Nyissa meg a rekordot tartalmazó táblát, és keresse meg a szokásostól eltérő módon. Keressen bármi szokatlant a hasonló lemezeken. Íme néhány példa:
Biztonsági mentés helyreállítása
Ha sehol nem találja a rekordot, másolja ki a rekordot az adatbázisfájl biztonsági másolatából.
Ez a megoldás csak akkor működik, ha biztonsági másolatot készített az adatbázisról a rekord eredeti hozzáadása óta. Ha éjszaka készít biztonsági másolatot, és a rekordot ugyanazon a napon adták meg, amikor eltűnt, akkor ez a rekord nem lesz a biztonsági másolatban.
A lekérdezésírás művészeti forma. Még a szakértők is elrontják időnként. Íme néhány gyakori megoldás a váratlan lekérdezési eredményekre:
1. Nyissa meg a problémalekérdezést Tervező nézetben.
Megjelenik a Tervezés lap a szalagon.
2. Kattintson a Tulajdonságlap gombra a lap Szalag megjelenítése/elrejtése csoportjában.
A Lekérdezési rács jobb oldalán megnyílik a Tulajdonságlap ablak.
3. Kattintson a mezőlisták közötti szürke területre a lekérdezési rács felső felében.
A tulajdonságlapon most meg kell jelennie a Lekérdezés tulajdonságainak. (Ennek megerősítéséhez nézzen jobbra a tulajdonságlap címsora alá.)
4. Kattintson a Tulajdonságlap Egyedi értékek sorára.
Egy legördülő lista nyíl jelenik meg az Egyedi értékek sor végén.
5. Válassza az Igen lehetőséget a legördülő listából, és futtassa a lekérdezést.
A duplázódásnak el kell tűnnie.
1. Tervező nézetben kattintson a jobb gombbal az illesztésre (a két táblát összekötő vonalra), és válassza a Join Properties menüpontot a megjelenő menüből.
2. Vizsgálja meg a felkínált csatlakozási típusokat, és válassza ki azt, amelyik valami ilyesmit tartalmaz: „Minden rekordot tartalmazzon az „Ügyfelek” részből, és csak azokat a rekordokat a „Megrendelésekből”, ahol az egyesített mezők egyenlőek”.
A ténylegesen látható szöveg a táblázatok nevétől függően eltérő. A rajongók lekérdezéséhez ezt külső csatlakozásnak nevezik . Nagyon cool.
3. Kattintson az OK gombra, és futtassa a lekérdezést.
Mostantól rendelkeznie kell a Vevők tábla összes rekordjával, függetlenül attól, hogy vannak-e megfelelő rekordok a Rendelések táblában.
Ha a lekérdezés több feltételt, néhány számított mezőt és számos összefüggést tartalmaz, próbálja meg a feladatot több kisebb lépésre bontani ahelyett, hogy egyszerre próbálná megoldani a problémát. A lépésről lépésre történő megközelítés lehetővé teszi, hogy az egyes darabokra összpontosítson, egyenként, és győződjön meg arról, hogy mindegyik tökéletesen működik, mielőtt a következőre lépne.
Ha a lekérdezése továbbra sem működik, bármit is csinál, kérjen meg valakit, hogy nézze meg. Gyakran órákig dolgoztam egy nehéz lekérdezési problémán, megmutattam valakinek, és hallottam a varázslatos szavakat: „Ez egyszerű. Csak tedd ezt." És a probléma megoldódott. Ha friss szempárt kapunk a problémára, az gyakran gyorsan megoldja a dolgokat.
Egy lekérdezés, űrlap vagy jelentés megnyitásakor valamikor megjelenik egy Paraméter párbeszédpanel, ha nem szeretné látni a Paraméter párbeszédpanelt. Feldobod a kezed a levegőbe és átkozod az univerzumot? Természetesen nem! Ha váratlanul megjelenik egy Paraméter párbeszédpanel (szándékosan beállíthatja), az azt jelenti, hogy az Access nem talál sem az űrlap, sem a jelentés, sem az űrlap vagy jelentés mögötti lekérdezés által hivatkozott mezőt. Tegyük fel, hogy a probléma a jelentéssel van. A hibaelhárításhoz kezdje a jelentés mögötti lekérdezéssel. Nyissa meg a lekérdezést Adatlap nézetben, és nézze meg, hogy megkapta-e a paramétert. Ha igen, milyen területen kéri? Ez az a mező, amelyet az Access nem talál. Tehát kapcsolja át a lekérdezést Tervező nézetre, és keresse meg azt az oszlopot, amelyben az Access nem találja a mezőt. A probléma mező általában egy Számított mező, amely más mezőkre hivatkozik. Minden mező és tábla neve helyesen van írva? Ha nem, javítsa ki a helyesírási hibákat. Minden mező a táblázatban, amelyben szerepelnie kell? Ha például a hivatkozás a Rendelések.Vezetéknév szöveget olvassa, és a Vezetéknév mező a Vevők táblázatban található, javítsa ki a hibát beírássalÜgyfelek.Vezetéknév .
Ha a lekérdezés paraméter nélkül fut, akkor a probléma a jelentésben van. Tehát nyissa meg a jelentést Tervező nézetben, és ellenőrizze a jelentés minden vezérlőjét, amely egy mezőhöz van kötve. Ha az Access nem találja a vezérlőnek megjeleníteni kívánt mezők egyikét, akkor egy zöld háromszöget helyez el a vezérlő bal felső sarkában. Mindegyiknél ellenőrizze a zöld háromszöget. Ha megtalálta a zöld háromszöget, ellenőrizze a vezérlő által hivatkozott mező helyesírását. Például, ha a vezérlőnek a Vezetéknevet (szóköz nélkül) kell megjelenítenie, és a vezérlőben található hivatkozás a Vezetéknév (szóköz) szerepel, akkor távolítsa el a szóközt, hogy a jelentés vezérlőeleme megegyezzen a lekérdezésben szereplő mező nevével. Ellenőrizze a jelentés mögöttes lekérdezését is, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a problémamező ki van választva a lekérdezésben.
Egy Access-adatbázis egy vállalkozás megosztott meghajtójára kerülhet, így mindenki számára elérhető, akinek szüksége van rá. A teljes Access-adatbázis megosztott meghajtóra helyezésével az a probléma, hogy gyakran lassan fut minden egyes felhasználó munkaállomásán (ez egy egyedi számítógépre jellemző szó). Valószínűleg akkor is hibákba ütközhet, ha többen próbálják meg egyszerre használni az adatbázist. A panaszok elkezdenek gyűlni, és nem tudja, mit tegyen.
A probléma megoldása az Access adatbázisfájl két külön fájlra való felosztása:
Az előlap a felhasználói munkaállomáson található.
A háttér a megosztott szerveren található.
Az elülső rész a hátsó végén lévő asztalokhoz kapcsolódik.
Valójában csak az adatokat osztja meg – tehát csak az adatoknak kell a megosztott meghajtóra kerülniük. Ha így állítja be a dolgokat, az egyetlen információ, amelynek át kell terjednie a hálózaton, a felhasználó által kért adatok. Egy ilyen beállítás drámaian felgyorsítja az adatbázis teljesítményét, és lehetővé teszi több felhasználó számára, hogy egyidejűleg adatokat vigyen be és szerkesszen.
Az adatkészlet felosztása nem olyan nehéz, mint gondolná. Az Access egyszerűvé teszi az adatbázis-osztó varázslóval. Az adatbázis felosztásához kövesse az alábbi lépéseket:
Készítsen biztonsági másolatot a felosztani kívánt adatbázisról.
Ha valami elromlik (nem valószínű, de hej, soha nem lehetsz túl biztonságban az adatokkal kapcsolatban!), megpróbálhatod újra a biztonsági másolattal.
Ha szükséges, helyezze át a felosztani kívánt adatbázist egy mappába a megosztott meghajtón.
Ez a lépés lehetővé teszi az adatbázis-elosztó számára, hogy megfelelően beállítsa a táblázathivatkozásokat az Ön számára.
Nyissa meg a felosztani kívánt adatbázisfájlt a megosztott mappából.
Győződjön meg róla, hogy van biztonsági másolata erről az adatbázisról, mielőtt továbblép. Győződjön meg arról is, hogy minden adatbázis-objektum be van zárva.
Kattintson az Adatbáziseszközök fülre a szalagon.
Az Adatok áthelyezése csoport megjelenik a szalagon. Tartalmaz egy Access Database nevű gombot.
Kattintson az Adatbázis elérése gombra.
Megjelenik az Adatbázis-osztó varázsló párbeszédpanel.
Kattintson az Adatbázis felosztása gombra, és hagyja, hogy a varázsló elvégezze a dolgát.
A rendszer kérni fogja a háttéradatbázis fájlnevét. Adjon meg egy nevet, dőljön hátra, és nézze meg, hogyan bontakozik ki a szórakozás a szeme előtt.
Másolja át a front-end fájlt (az eredeti fájlt, amelyet felosztott) minden egyes felhasználó munkaállomására.
Kérje meg a felhasználókat, hogy nyissa meg a fájlt a munkaállomásukról – és nézze meg, hogyan csodálkoznak az adatbázis megnövekedett sebességén! Te egy hős vagy. Igen!
Nincs megosztott meghajtója, vagy meg akar szabadulni a részesedésétől? Egyszerre több felhasználó is lehet az adatbázisában, ha elhelyezi adatait a felhőben.
Az idő múlásával az adatbázisfájlja egyre nagyobb és nagyobb lesz. Ez az objektumok és rekordok idővel történő törlésének eredménye. Ha például létrehoz egy lekérdezést, majd később törli, mert már nincs rá szükség, az Access nem távolítja el automatikusan a lekérdezés által elfoglalt területet az adatbázisfájlból. Ugyanez igaz a rekordokra is. A rekordok táblából való törlésekor az adatbázisfájlban a rekordok által elfoglalt hely megmarad. Végül a fájl négyszer-ötször akkora lehet, mint ami az adatok és objektumok tárolásához szükséges.
Miért törődne vele, ha a fájl mérete növekszik? Íme két ok:
A Tömörítés és javítás parancs eltávolítja a felesleget. Jó gyakorlat az adatbázis rendszeres tömörítése (általában hetente egyszer megfelelő). A tervezési változtatások után mindig tömörítse. Itt van, hogyan:
Nyissa meg a felduzzasztott adatbázist, és kattintson az Adatbáziseszközök fülre a szalagon.
Az Eszközök csoport a szalag bal oldalán jelenik meg.
Kattintson az Adatbázis tömörítése és javítása gombra az Eszközök csoportban.
Az állapotsor (a képernyő jobb alsó sarkában) egy folyamatjelző sávot jelenít meg, amely tájékoztatja Önt a kompakt folyamat előrehaladásáról. Amikor a folyamatjelző sáv eltűnik, a tömörítés befejeződött – és egy sokkal trimmerebb (gyorsabb és stabilabb) adatbázisfájl marad. Ha felosztotta az adatbázist, ne felejtse el tömöríteni az elő- és a háttérfájlokat is.
Szeretné, hogy az adatbázisfájl minden bezárásakor tömörüljön? Kovesd ezeket a lepeseket:
Kattintson a Fájl fülre a szalagon.
Kattintson a Hozzáférési beállítások gombra a képernyő bal oldalán található menüsorban.
Megjelenik az Access Options párbeszédpanel.
Kattintson az Aktuális adatbázis elemre a bal oldali listában.
Megjelennek az aktuális adatbázis beállításai.
Jelölje be a Tömörítés bezáráskor jelölőnégyzetet.
Kattintson az OK gombra a módosítások mentéséhez.
Kattintson az OK gombra a megjelenő üzenetmezőben.
Zárja be az adatbázist, és jegyezze fel a jobb alsó állapotsort.
Az adatbázis tömörítés alatt áll, mielőtt bezárná!
A bezáráskor tömörítés a legjobban csak a front-end fájlnál használható. A háttér tömörítése a bezáráskor megsérülhet a háttérfájlban, ha egy másik felhasználó kerül bele, amikor bezárja azt. Ne kapcsolja be a Compact on Close funkciót a háttérfájlban.
Általános gyakorlat, hogy egy táblázatgyűjteményt Access-adatbázissá frissítenek, miután a táblázatkezelő megoldás már nem felel meg az Ön igényeinek. Az is gyakori, hogy az importált táblázat (most már táblázat) adatait zűrzavaros állapotban találja. A probléma legegyszerűbb megoldása az, ha az importálás előtt megtisztítja a táblázatot . Íme néhány tipp a rendezett importhoz:
Ugyanolyan napnak indult, mint a többi. Ezen a napon azonban hibaüzenetet kap, amikor megnyitja az osztott Access-adatbázis elejét. Úgy tűnik, nem tud megnyitni semmilyen űrlapot vagy jelentést. Vicces, hogy néhány apró üzenet mennyire tönkreteheti a napodat. Elkezdi azon tűnődni, hogy tegnap este készített-e biztonsági másolatot az adatfájlról, és mikor sérült meg a fájl. Aztán elkezdesz azon töprengeni, hogyan jössz ki ebből a káoszból.
Ne félj. Van egy egyszerű megoldás a sérült adatbázisra. Íme a lépések:
Tallózással keresse meg a háttérfájlt tartalmazó mappát.
Kattintson duplán a fájlra a megnyitásához.
Az Access elindul, és megpróbálja kijavítani a fájlt. Látnia kell egy javítási folyamatjelző sávot az állapotsor jobb oldalán. Ha minden jól megy, a fájl megnyílik.
Zárja be a háttéradatfájlt.
Nyissa meg újra a front-end fájlt, és mindennek normálisan kell működnie.
Ha az előző utasítások követése után a sérült fájl továbbra sem nyílik meg, akkor komoly problémája van, amelynek eltávolítása némi erőfeszítést igényelhet. A következő lépés az adatbázis biztonsági másolatának használata. Ellenőrizze, hogy milyen adatok hiányoznak a biztonsági mentés és a sérült fájlra való emlékezés között. Igen, újra meg kell adnia a hiányzó adatokat. Sajnálom!
Ha nincs tartalék, nincs veszve minden remény. Vásárolhat olyan szoftvert, amelyet kifejezetten a sérült Access adatbázisfájlok javítására terveztek. Próbáljon megkeresni az interneten sérült Microsoft Access adatbázisfájlok javítására. Győződjön meg arról, hogy a szoftver működik a Microsoft Access 2019-el, és törvényes cégtől származik.
Lábjegyzetek és végjegyzetek létrehozása a Word 2013-ban. Részletes útmutató, hogyan készíthet különféle stílusú jegyzeteket bibliográfiai információkhoz vagy magyarázó megjegyzésekhez.
Tudjon meg mindent arról, hogyan lehet az Excelben kiemelni a statisztikailag kiugró értékeket, mégpedig egyszerű eszközökkel és módszerekkel. Kiemelt figyelmet fordítunk a kiugró értékek azonosítására és kezelésére.
Az Excel Mintavételi eszközével véletlenszerűen kiválaszthat elemeket egy adatkészletből vagy választhat minden n-edik elemet. Ismerje meg, hogyan használhatja ezt a hasznos funkciót az adatelemzéshez!
Fedezze fel a Microsoft Word 2019 legjobb trükkjeit, amelyek segítenek a hatékonyabb munkavégzésben. Tudd meg, hogyan használhatod ki a program funkcióit!
A Word 2019-ben a bekezdések igazítása és behúzása kulcsfontosságú a dokumentumok megfelelő megjelenítéséhez. Ismerje meg a formázási lehetőségeket és tippeket a hatékonyabb munkához.
Fedezze fel, hogyan használhatja az Excel 2019 Solver bővítményt a komplex problémák megoldására. A célcella, változócellák és kényszerek beállítása lépésről lépésre.
A Word lehetővé teszi dinamikus elemek hozzáadását a dokumentumhoz. Fedezze fel, hogyan lehet különböző mezőket használni a Word programban a dinamikus tartalom létrehozásához.
A SharePoint 2010 oszlopai az adatok tárolására szolgálnak. Fedezze fel a különböző oszlop típusokat és azok alkalmazását a SharePoint rendszeren belül.
A Word 2013 szövegtörlésének képessége kulcsfontosságú, legyen szó szövegalkotásról vagy törlésről. Ismerje meg a hatékony szövegtörlési módszereket!
A fotóalbum funkció a PowerPoint 2016-ban lehetővé teszi, hogy egyszerre több fényképet illesszen be egy prezentációba, megkönnyítve ezzel a többszörös képek kezelését.
