Mezőtípusok és -használatok az Access 2019 adatbázisokban

Emlékszel az Access 2019 egyik mezőjére, ahol az adatai élnek. Minden mező egy adatot tartalmaz, például Vezetéknév vagy Ütési átlag. Mivel nagyon sokféle információ létezik a világon, az Access különféle mezőtípusokat kínál ezek tárolására . Valójában az Access a következő mezőtípusokat bocsátja az Ön rendelkezésére:

• Rövid szöveg
• Hosszú szöveg
• Szám
• Valuta
• AutoNumber (ez az adattípus alapértelmezés szerint minden új tábla kezdőazonosító mezőjére vonatkozik)
• Dátum idő
• Igen nem
• Keresés és kapcsolat
• Gazdag szöveg
• Melléklet
• Hiperhivatkozás
• OLE objektum
• Számított
• Keresővarázsló

Az imént felsorolt ​​típusok azok a mezők számára elérhetők, amelyeket az első mező mellett hoz létre – amelyek tartalmazzák majd az Ön adatait.

Egyelőre elég annyit mondani, hogy a fent említett AutoNumber mező egy olyan mező, amely automatikusan generált számot tartalmaz, így minden rekord egyedi abban az értelemben, hogy egyedi automatikus számmal vagy azonosítóval rendelkezik.

Egyelőre ne törődjön azzal, hogy kitalálja, mik az egyes mezőtípusok, vagy mit csinálnak a nevük alapján – rövidesen mindegyiket áttekintem. Amint azonban láthatja, a lista szinte bármilyen típusú adatot lefed, amit el tudsz képzelni. És ne feledje, mindegyik nagymértékben testreszabható, így olyan mezőket kaphat, amelyek pontosan megfelelnek az Ön igényeinek.

A hamarosan megjelenő lista bemutatja az elérhető mezőtípusokat és azok használatát. Azt is megtudhatja, hogyan módosíthatja őket az Ön egyedi igényei szerint:

• Rövid szöveg: Legfeljebb 255 karakter hosszúságú szöveget tárol – betűket, számokat, írásjeleket és ezek bármilyen kombinációját.
• Hosszú szöveg: Ez felváltja a 2010-es és korábbi verziókban található Memo mezőtípust. Egy Hosszú szöveg mező legfeljebb 64 000 karakternyi információt tartalmazhat – ez majdnem 18 oldalnyi szöveg. Ez egy nagyon nagy szövegmező. Kiválóan alkalmas általános megjegyzésekhez, részletes leírásokhoz és bármi máshoz, ami sok helyet igényel.

A szövegmezőben lévő számok nem számítanak számok; csak egy csomó számjegy, amelyek együtt lógnak egy mezőn. Ügyeljen erre a tényre, amikor megtervezi a táblákat az adatbázisában – nem szeretne például olyan értéket beírni, amelyet használni kíván a Számított mezőben, vagy másfajta információt kinyerni egy jelentésből, és ezzel az értékkel rendelkezik. szövegként tárolva, így számként működésképtelenné válik. Ha az adatok numerikusak, akkor úgy tárolja.

A szövegmezőknek van egy beállítása, amelyet tudnia kell: a méret. Szövegmező létrehozásakor az Access tudni akarja, hogy a mező hány karaktert tartalmaz. Ez a mező mérete. Ha létrehoz egy Keresztnév nevű mezőt, és a méretét 6- osra állítja , akkor Joseph belefér a mezőbe, de Jennifer nem . Ez a korlátozás problémát jelenthet. Egy jó általános szabály az, hogy a mezőt egy kicsit nagyobbra kell építeni, mint amennyire gondolnád. Könnyű később még nagyobbá tenni a mezőt, ha szükséges, de potenciálisan veszélyes kisebbre tenni.

• Szám: Valódi, biztos számokat tartalmaz. A számmezőkkel összeadhatja, kivonhatja és kiszámíthatja a hírnévhez és a vagyonhoz vezető utat. Ha azonban dollárral és centtel (vagy fontokkal és pennyekkel) dolgozik, használja inkább a Pénznem mezőt.
• Pénznem: Nyomon követi a pénzt, az árakat, a számlaösszegeket és így tovább. Egy Access adatbázisban a felelősség itt megáll. Ami azt illeti, így a líra, a márka és a jen is. Ha a hangulat néhány más típusú szám, nézd meg a Szám mezőbe.
• Dátum/Idő: Az időt, a dátumot vagy a kettő kombinációját tárolja a használt formátumtól függően. Használja a Dátum/Idő mezőt az élet időpontjainak nyomon követésére. Elég sokoldalú, mi?
• Igen/Nem: Igen/Nem, Igaz/Hamis és Be/Ki, a választott formátumtól függően. Ha egyszerű igenre vagy nemre van szüksége, ezt a mezőt kell használnia.
• Keresés és kapcsolat: Ha azt szeretné, hogy egy táblán belüli mező ténylegesen egy másik tábla mezőjének tartalmát jelenítse meg, válassza ezt a mezőtípust. Amint ezt a mezőtípust választja, megnyílik egy egyszerű keresővarázsló, amelyen keresztül kiválaszthatja a táblázatot és a mezőt az új mezőben való kereséshez a táblázatban.
• Rich Text: Egy adott mező tartalmát pontosan így kell formázni? Válassza ezt a mezőtípust, és a mezőben lévő adatokra alkalmazott formázás (a Kezdőlap lap Szövegformázó eszközeivel) az lesz, ahogyan azok megjelennek a képernyőn és a jelentésekben.
• OLE-objektum: Az OLE-objektum adattípus használatával objektumokat – például Excel-munkalapokat vagy Word-dokumentumokat – egy Access-táblázathoz csatolhat vagy beágyazhat.
• Melléklet: Ezzel a mezőtípussal fájlokat – Word-dokumentumokat, Excel-munkalapokat, PowerPoint-prezentációkat vagy bármilyen más fájlt, beleértve a grafikákat (talán az önkéntesről, a termékről vagy a helyszínről?) – csatolhat a rekordhoz.
• Hiperhivatkozás: Ennek a mezőtípusnak köszönhetően az Access megérti és tárolja azt a speciális hivatkozási nyelvet, amely az internetet olyan erős hellyé teszi. Ha vállalata hálózatán használja az Accesst, vagy széles körben használja az internetet, akkor ez a mezőtípus az Ön számára készült.
• Számított: Akkor használja ezt a mezőtípust, ha a kérdéses mezőt egy olyan képlet eredményével szeretné kitölteni, amely ugyanabban a táblázatban egy vagy több másik mezőt használ. Például a termékek listáját tartalmazó táblázatban más mezők tartalmazhatják az Ár és a Kedvezmény mezőket. Ha szeretne egy mezőt is kiszámolni az új árat (az Ár, csökkentve a kedvezményt), akkor ezt a Kiszámított mezővé kell tennie. Ha ezt választja mezőtípusként, akkor egy almenüből választhatja ki, hogy milyen adatok tartalmazzák az eredményt, majd megjelenik egy Expression Builder párbeszédpanel, amelyen keresztül beállíthatja a képletet.

Ez a táblázat a mezőtípusok és felhasználási módok bontását mutatja be, hogy könnyebben elkezdhessen gondolkodni az adatbázison és az adatokon, valamint hogy elkezdhesse elképzelni azokat a mezőket, amelyeket néhány gyakori adattípushoz használhat.

Közös mezők a mindennapi asztalokhoz

A táblázatban mintaként felsorolt ​​összes mezőtípus valójában szövegmező , még a telefonszámokhoz tartozók is. Ennek az az oka, hogy az Access a tartalmukat szövegnek tekinti, nem pedig számnak, amely felhasználható a számításokhoz. (Nézze meg a következő táblázatot a nem-számok mezőelnevezésekről.)

Tiltott szimbólumok

Természetesen egy másik mezőtípus (amely a Típus oszlopban szerepel) nem rövid szöveg vagy hosszú szöveg mező – a Hiperhivatkozás mezőt is láthatja. Ez az adattípus szintén szövegnek számít, de a hiperhivatkozás adattípus az URL-eket URL-ként tárolja – nem csak szöveg- és központozási karakterláncként.

Ha ez a sok szöveg versus számokkal összezavarja Önt, ne feledje, hogy a számítógépek úgy gondolják, hogy különbség van egy szám (amelyet a számításokhoz használ) és egy számjegysorozat, például a telefonszámot alkotó számjegyek között. Amikor a különböző típusú szövegmezőkről van szó, az a kérdés, hogy mennyi szöveget tárolunk a mezőben, és szükség van-e valamilyen speciális formázásra ahhoz, hogy megfelelően működjön az adatbázisban.