A műszaki szakértők – azok, akik kívülről-belül ismerik a Microsoft Access 2019-et – kissé megfélemlítőek lehetnek, de fontosak – és (mi?) semmiképpen sem szándékoznak megfélemlíteni. Fontosak az átlagos Access-felhasználók számára, mert felbecsülhetetlen értékű tanácsokat adnak, és magának az Accessnek is fontosak, mert ezek irányítják a Microsoft termékeinek folyamatos fejlesztését. Ezek a férfiak és nők azok, akik tesztelik az Office-termékeket az új verziók nyilvánosságra hozatala előtt, és ők írnak könyveket, hogy segítsenek minden szintű felhasználónak a legtöbbet kihozni a szoftverből.
Tehát azok az emberek, akik megélhetésükért adatbázisokat fejlesztenek, nélkülözhetetlen erőforrást jelentenek az átlagfelhasználónak, az „erős felhasználónak” és a szoftvergyártónak is. Íme egy összeállítás az Access-szakértők hosszú listájából összegyűjtött legjobb tanácsokból. Tudva, hogy új felhasználóknak kínálnak javaslatokat, tanácsokat adtak az Ön igényeihez, és segítenek abban, hogy valóban magabiztosan és hatékonyan tudja használni az Accesst. Mire befejezi, megfelelő mennyiségű tervezést és szervezést fog végezni – és szilárd tervei lesznek az Access segítségével létrehozott adatbázisok fejlesztésének és használatának előrehaladásához.
Szóval, itt a bölcs tanács – tíz gyors falatban.
Ne fukarkodjon az adatbázis dokumentálására fordított idővel. Miért? Mert később örülni fogsz, hogy nem spóroltál. Minden terve, általános információja és ötlete – amelyek alapján cselekedett és a rajztáblán maradt – készen áll, amikor legközelebb adatbázist kell létrehoznia. Arra is hivatkoznia kell, hogy mikor vagy ha valami elromlik az aktuális adatbázisban. Véletlenül törölt egy mentett lekérdezést? Nincs mit. Lásd a dokumentációt. Elfelejtette, hogyan kapcsolódnak a táblázatai? Ellenőrizze a dokumentációt, és építse újra a kapcsolatokat. El kell magyaráznia valakinek, hogy miért vagy hogyan állított be valamit? Olvassa el a jegyzeteit, és nyűgözze le őket előre megfontoltsággal és alapos átgondolással.
Tehát mit kell tartalmaznia ennek a dicsőséges dokumentációnak? Nos, mindent. De itt van egy lista a kezdéshez:
Ha le kell futtatnia néhány lekérdezést a jelentés létrehozása előtt, dokumentálja a folyamatot. (Még ennél is jobb, ha egy barátságos majom segít automatizálni a munkát.)
Ha az adatbázisa fontos szervezeti funkciót lát el – például könyvelést, készletezést, kapcsolattartást vagy rendelésfelvételt –, győződjön meg arról, hogy manuális folyamat van a szervezet működésének fenntartása érdekében, ha az adatbázis meghibásodik – és ne felejtse el dokumentálni a folyamatot!
Ha segítségre van szüksége ezen tételek bármelyikével kapcsolatban, kérdezzen meg valakit! Akár kölcsönkér valakit az informatikai részlegétől, akár bérel egy számítógépes szakembert, megkapja a szükséges segítséget. Kezelje dokumentációját biztosításként – egyetlen szervezet sem működhet nélküle.
6–12 havonta tekintse át a dokumentációt, és ellenőrizze, hogy szükség van-e frissítésekre. A dokumentáció csak akkor hasznos, ha naprakész, és ha Önön kívül más is megérti. Hasonlóképpen győződjön meg arról, hogy Ön (vagy munkatársai az irodában) tudja, hol található a dokumentáció. Ha rendelkezik elektronikus verzióval, készítsen róla biztonsági másolatot, és legyen kéznél egy nyomtatott példány – ennek örülni fog, ha Ön vagy valaki más megpróbálja újrahasznosítani az adatbázis-részeket az Alkalmazásalkatrészek funkció segítségével.
A táblázatok összeállítása során állítsa be a szövegmezőket a bennük tárolt adatoknak megfelelő méretűre. Alapértelmezés szerint az Access a szöveges (rövid szövegként ismert) mezőket 255 karakter tárolására állítja be – ez meglehetősen nagyvonalú beállítás, különösen akkor, ha a mező csekély kétbetűs állapotrövidítéseket tartalmaz.
Száz vagy több extra szóköz – amelyek a legtöbb szövegmezőben használaton kívül maradnak – nem tűnik olyannak, ami miatt el kell aludni, de ezt a helyet meg kell szorozni egy 100 000 ügyfélcímet tartalmazó táblázatban, és a végén rengeteg megabájt tárhely lesz. olyan terek, amelyek nagyon elfoglaltak, és nem tartanak semmit.
Állítsa be a mező méretét a Tervező nézet Általános lapjának Mezőméret beállításával.
Számmezőket használjon a számításokhoz használt számokhoz , ne a számnak színlelt szövegekhez. A szoftveralkalmazások óriási különbséget észlelnek a 47999 és a 47 999 irányítószám között. Az alkalmazás az irányítószámot karakterek sorozataként tekinti, amelyek történetesen mind számjegyek, de a számot tényleges számként kezeli, amelyet matematikához és minden más szórakoztató numerikus dologhoz használhat. A másik ok, amiért az irányítószám nem Számmező? Ha az Egyesült Államokban tartózkodik, és az irányítószáma nullával kezdődik, az alkalmazás levágja a kezdő nullát, és csak a nullától eltérő számjegyeket tárolja a mezőben – a 01234-ből 1234 lesz. Nem jó!
Amikor kiválasztja a típust egy új, számokat tartalmazó mezőhöz, tegyél fel magadnak egy egyszerű kérdést: Fogsz valaha is számításokat végezni, vagy bármit matematikailag fogsz tudni ezzel a mezővel?
Az ellenőrzések segíthetnek megakadályozni, hogy rossz adatok kerüljenek a táblázatok közelébe. Az ellenőrzések könnyen elkészíthetők, gyorsan beállíthatók, és mindig éberek (még akkor is, ha annyira fáradt, hogy nem lát egyenesen). Ha nem használ érvényesítéseket az adatbázis integritásának védelmére, akkor tényleg el kell kezdenie.
Táblázat vagy adatbázis létrehozásakor gondoljon a használt adatbázisfájl-, mező- és táblanevekre:
Ez még fontosabbá válik, amikor elkezdi használni azokat az eszközöket, amelyek segítségével az Access-táblázatokat és adatbázisokat online helyezheti el, és megoszthatja a SharePoint segítségével – potenciálisan több millió felhasználót hoz az asztalhoz. Ezenkívül az Alkalmazásrészek funkcióval az adatbázisok összetevői újrahasznosíthatók az új adatbázis létrehozásának felgyorsítása érdekében. Nem szeretné, hogy az adatbázis részeihez tartozó titokzatos nevek átterjedjenek egy új adatbázisba – hogy ott is rémálomszerű rejtélyeket alkossanak – igaz?
Amikor azért törli mezőértékekre egy asztal, győződjön meg róla, megöli az értékek a megfelelő rekord - ellenőrizze újra, és akkor csak akkor, ha biztos vagy benne, törölje az eredeti. Még akkor is megteheti a gyors Ctrl+Z billentyűkombinációt, és visszaállíthatja a sértő elemet, feltéve, hogy a hiba észlelése után azonnal visszavonja.
Minek ez a sok ellenőrzés és kettős ellenőrzés? Mivel miután törölt egy mezőértéket, és bármi mást csinál a táblázatban, az Access teljesen elfelejti a régi értéket. Eltűnt, mintha soha nem is létezett volna. Ha töröl egy rekordot egy táblából, a rekord valóban eltűnik – mivel a teljes rekordhoz nem áll rendelkezésre Visszavonás. Ha ez a rekord fontos volt, és nem volt aktuális biztonsági másolata, amikor a rekord eltűnt, akkor nincs szerencséje. Sajnálom!
Elég világosan fogalmaztam? Mindig készítsen biztonsági másolatot a munkájáról! Semmi sem helyettesítheti az adatok jelenlegi biztonsági mentését – különösen, ha az adatok létfontosságúak az Ön személyes vagy szakmai élete szempontjából. A hatékony stratégiák gyakran magukban foglalják a biztonsági másolatok más helyen történő megőrzését arra az esetre, ha egy katasztrófa tönkreteszi az irodát, legyen az egy másik irodában vagy a felhőben.
Ha úgy gondolja, hogy korábban soha nem volt szüksége biztonsági mentésre, akkor miért foglalkozzon ezzel, gondoljon az árvizekre. Gondoljunk csak a híradókra, akik azt mondják, hogy egy jelenleg víz alatti terület még soha nem volt víz alatt. Képzelje el az utcán lebegő emberek életét. Akár valódi hurrikán méretű katasztrófával néz szembe, akár tűzzel, akár számítógépe merevlemeze úgy dönt, hogy meghal (és ez megtörténik – még akkor is, ha még soha nem történt veled), sokkal boldogabb leszel, ha az adatbázis biztonsági másolata.
Ismered az ács szlogenjét: „Kétszer mérj, egyszer vágj”? Ugyanez mondható el a gondolkodásról, amikor az adatbázisról van szó. Ne csak gondolkozz valamin, jöjj egy gyors következtetésre, majd merülj bele. Várj, gondold át újra, aztán talán harmadszor is. Ezután vonja le a következtetést, és kezdje el a cselekvést. Az Access minden erejével, valamint azzal a képességgel, hogy több ezer és ezer rekordot tárolhat az adatbázisban, egy viszonylag egyszerű hiba meglehetősen költséges lehet az adatvesztés vagy a megtett „visszavonhatatlan” művelet lehetséges következményei miatt. tévedésben.
Habár a rendszerezésre és az egyszerűségre vonatkozó javaslatok ellentmondásosnak tűnhetnek, ez a két tanács nagyon jól használható. A dolgok egyszerű tartása gyakran egy módja annak, hogy utólag elkerüljük a sok szervezés szükségességét. Míg valószínűleg belefáradtál abba, hogy a szüleid emlékeztetnek arra, hogy „mindennek megvan a helye, és minden a maga helyén” (vagy ha kevésbé költői volt, „ Takarítsd ki a szobádat!!! ”), igazuk volt.
Ha rendszerezi az adatbázist, időt és fájdalmat takarít meg magának. Egy jól megtervezett, jól szervezett táblázat könnyebben lekérdezhető, beszámolható és űrlapba foglalható. Ezenkívül villámszerűen válogat és szűr.
Igen, túl szervezett lehetsz. Valójában a túlszervezés túlságosan egyszerű. Csökkentse szervezési vágyát egy másik szenvedély ápolásával: a lehető legkevesebb lépéssel. Korlátozza a felhasznált mappák és almappák számát – a mappa legfeljebb öt szintje mindenki számára elegendő. Ha jóval túllépsz az öt szinten, akkor a szervezeted beleütközik a termelékenységedbe (és senki sem szereti a termelékenység csökkenését, legkevésbé azok az emberek, akik ezekkel az ostoba kis szlogenekkel állnak elő a vállalati jóléti plakátokhoz).
Ha valamivel baja van, nyelje le az egóját, és kérjen segítséget. Nem szégyen, ha azt mondod, hogy „nem tudom”, majd megpróbálod kideríteni azt, amit még nem tudsz. Ez a szabály különösen fontos, ha egy adatbázis több ezer rekordján lovagol. A kis félrelépések gyorsan felnagyítanak és hatalmas válsággá szaporítanak egy kis problémát. Kérjen segítséget, mielőtt a helyzet súlyos lesz.
Lábjegyzetek és végjegyzetek létrehozása a Word 2013-ban. Részletes útmutató, hogyan készíthet különféle stílusú jegyzeteket bibliográfiai információkhoz vagy magyarázó megjegyzésekhez.
Tudjon meg mindent arról, hogyan lehet az Excelben kiemelni a statisztikailag kiugró értékeket, mégpedig egyszerű eszközökkel és módszerekkel. Kiemelt figyelmet fordítunk a kiugró értékek azonosítására és kezelésére.
Az Excel Mintavételi eszközével véletlenszerűen kiválaszthat elemeket egy adatkészletből vagy választhat minden n-edik elemet. Ismerje meg, hogyan használhatja ezt a hasznos funkciót az adatelemzéshez!
Fedezze fel a Microsoft Word 2019 legjobb trükkjeit, amelyek segítenek a hatékonyabb munkavégzésben. Tudd meg, hogyan használhatod ki a program funkcióit!
A Word 2019-ben a bekezdések igazítása és behúzása kulcsfontosságú a dokumentumok megfelelő megjelenítéséhez. Ismerje meg a formázási lehetőségeket és tippeket a hatékonyabb munkához.
Fedezze fel, hogyan használhatja az Excel 2019 Solver bővítményt a komplex problémák megoldására. A célcella, változócellák és kényszerek beállítása lépésről lépésre.
A Word lehetővé teszi dinamikus elemek hozzáadását a dokumentumhoz. Fedezze fel, hogyan lehet különböző mezőket használni a Word programban a dinamikus tartalom létrehozásához.
A SharePoint 2010 oszlopai az adatok tárolására szolgálnak. Fedezze fel a különböző oszlop típusokat és azok alkalmazását a SharePoint rendszeren belül.
A Word 2013 szövegtörlésének képessége kulcsfontosságú, legyen szó szövegalkotásról vagy törlésről. Ismerje meg a hatékony szövegtörlési módszereket!
A fotóalbum funkció a PowerPoint 2016-ban lehetővé teszi, hogy egyszerre több fényképet illesszen be egy prezentációba, megkönnyítve ezzel a többszörös képek kezelését.
