Mik azok a kimutatások az Excelben? Mit tehetsz velük?

Általánosságban elmondható, hogy az Excel kimutatástáblái nagy mennyiségű információt vesznek fel, és ezeket az adatokat egy jelentésbe tömörítik, amely valami hasznosat vagy érdekeset közöl. Vessen egy pillantást például a következő táblázatra.

Néhány nagyszerű adat, de hogyan értelmezed?

Ez a táblázat jóval több mint 100 rekordot tartalmaz, amelyek mindegyike egy értékesítési promócióból származó rendelés. Ez nem sok adat a dolgok tágabb vázlatában, de hiábavaló még ennek a viszonylag kis adathalmaznak is értelmet adni a táblázat tartalmának szemlélésével. Például hány fülhallgatót adtak el közösségi médiában? Ki tudja? Ó, de most nézze meg az alábbi képet, amelyen a rendelési adatokból összeállított Excel kimutatás látható. Ez a jelentés táblázatba foglalja az egyes termékekhez eladott egységek számát az egyes promóciók alapján. Innen gyorsan láthatja, hogy 322 fülhallgatót adtak el közösségi médiában. Ezt teszik a PivotTable-ok.

A PivotTable rendet teremt az adatkáoszból.

A kimutatások három művelet végrehajtásával segítenek nagy mennyiségű adat elemzésében: az adatok kategóriákba csoportosítása; az adatok összegzése számítások segítségével; és az adatok szűrése úgy, hogy csak azokat a rekordokat jelenítse meg, amelyekkel dolgozni szeretne:

• Csoportosítás: A PivotTable egy hatékony adatelemző eszköz, részben azért, mert automatikusan kisebb, jobban kezelhető darabokra csoportosítja a nagy mennyiségű adatot. Tegyük fel például, hogy van egy adatforrása egy Régió mezővel, amelyben minden elem a négy érték valamelyikét tartalmazza: Kelet, Nyugat, Észak és Dél. Az eredeti adatok több ezer rekordot tartalmazhatnak, de ha a kimutatástáblázatot a Régió mező használatával állítja össze, az eredményül kapott táblának csak négy sora lesz – egy-egy sor az adatok négy egyedi Régióértékéhez.

A kimutatás elkészítése után saját csoportosítást is létrehozhat . Ha például az adatokhoz tartozik egy Ország mező, akkor létrehozhatja a kimutatást, hogy csoportosítsa az azonos országértékkel rendelkező rekordokat. Ha ezt megtette, tovább csoportosíthatja az egyedi országok értékeit kontinensekre: Észak-Amerika, Dél-Amerika, Európa stb.

• Összegzés: Az adatok egy vagy több mezőben lévő egyedi értékek szerinti csoportosításával együtt az Excel összefoglaló számításokat is megjelenít minden csoporthoz. Az alapértelmezett számítás az Összeg, ami azt jelenti, hogy az Excel minden csoporthoz összesíti az összes értéket egy meghatározott mezőben. Például, ha az adatok tartalmaznak egy Régió mezőt és egy Értékesítési mezőt, a kimutatás képes csoportosítani az egyedi Régióértékeket, és megjeleníteni mindegyikhez tartozó értékesítési értékek összegét. Az Excel egyéb összefoglaló számításokat is tartalmaz, beleértve a számlálást, az átlagot, a maximumot, a minimumot és a szórást.

Még hatékonyabb, a kimutatás képes megjeleníteni az egyik csoportosítás összefoglalóit egy másik csoportra lebontva. Tegyük fel például, hogy az értékesítési adatokhoz tartozik egy Termék mező is. Beállíthat egy kimutatást, amely megmutatja az egyes termékek teljes értékesítését régiónkénti bontásban.

• Szűrés: A kimutatás azt is lehetővé teszi, hogy az adatoknak csak egy részhalmazát tekintse meg. Például alapértelmezés szerint a kimutatás csoportjai a mező összes egyedi értékét megjelenítik. Az egyes csoportosításokat azonban módosíthatja, hogy elrejtse azokat, amelyeket nem szeretne megtekinteni. Minden kimutatáshoz tartozik egy jelentésszűrő is, amely lehetővé teszi, hogy szűrőt alkalmazzon a teljes kimutatásra. Tegyük fel például, hogy az értékesítési adatok egy Vevő mezőt is tartalmaznak. Ha ezt a mezőt a kimutatás szűrőjében helyezi el, akkor szűrheti a kimutatást úgy, hogy csak egyetlen ügyfél eredményei jelenjenek meg.

Az Excel PivotTable funkciói

Néhány kulcsfontosságú fogalom elsajátítása után nagyon gyorsan felgyorsulhat a kimutatásokkal. Meg kell értenie a tipikus kimutatást alkotó jellemzőket, különösen azt a négy területet – sor, oszlop, adat és szűrő –, amelyekhez mezőket ad hozzá az adatokból. Tekintse meg a PivotTable alábbi funkcióit:

• Sorterület: függőlegesen jeleníti meg az adatok egy mezőjének egyedi értékeit.
• Oszlopterület: Vízszintesen jeleníti meg az adatok egy mezőjének egyedi értékeit.
• Értékterület: Megjeleníti annak a számításnak az eredményét, amelyet az Excel az adatok numerikus mezőjére alkalmazott.
• Sormező fejléce: A sorterületen található mezőt azonosítja. A sormező fejlécét is használhatja a sorterületen megjelenő mezőértékek szűrésére.
• Oszlopmező fejléce: Az oszlopterületen található mezőt azonosítja. Az oszlopmező fejlécét is használhatja az oszlopterületen megjelenő mezőértékek szűrésére.
• Értékmező fejléce: Meghatározza az értékterületen használt számítást (például Összeg) és mezőt (például Mennyiség).
• Szűrési terület: Megjelenít egy legördülő listát, amely egy mező egyedi értékeit tartalmazza. Amikor kiválaszt egy értéket a listából, az Excel kiszűri a kimutatás eredményeit, hogy csak a kiválasztott értéknek megfelelő rekordokat tartalmazza.

Egy tipikus kimutatás jellemzői.

Ismerje meg, hogyan hozhat létre kimutatást az Excel 2019-ben .