Mielőtt akarva-akaratlanul is létrehozna erőforrásokat a Microsoft Project 2019 programban, meg kell értenie, hogy ezek hogyan hatnak a projektre. Mindenekelőtt az erőforrás egy olyan eszköz, amely segít egy projekt megvalósításában, legyen szó akár személyről, berendezésről, anyagról vagy készletről. Az erőforrásokkal való hatékony munkavégzés egyik szempontja minden olyan erőforrás munkafolyamatának kezelése, amely korlátozott ideig áll rendelkezésre a projekthez. Az erőforrások létrehozásakor meg kell adni az elérhetőségüket a nap vagy a hét napjai szerinti órákban.
Például egy személy elérhető lehet az idő 50 százalékában, vagy 20 órát a normál 40 órás munkahéten, míg egy másik személy teljes munkaidőben (40 óra) állhat rendelkezésre. Amikor ilyen típusú erőforrásokat rendel a projekthez, különféle nézetekkel, jelentésekkel és eszközökkel ellenőrizheti, hogy a projekt bármely pontján nincs-e túlfoglalt erőforrás. Azt is láthatja, hogy az emberek mikor ülnek körülöttük, pörgetik a hüvelykujjukat, vagy mikor állnak rendelkezésre, hogy segítsenek egy másik feladatban. Még olyan erőforrásokat is elszámolhat, amelyek a szervezetben több projekten dolgoznak, és biztosíthatja azok hatékony felhasználását.
Az erőforrásokkal való hatékony munkavégzés másik szempontja annak megértése, hogy a feladathoz rendelt erőforrások száma hogyan befolyásolja a feladat időtartamát. Más szóval, ha egy bizonyos mennyiségű munkát kell elvégeznie, de kevés embert kell elvégeznie, akkor egy tipikus feladat hosszabb ideig tart, mint ha sok ember áll rendelkezésre.
A feladattípus határozza meg, hogy a feladat időtartama változik-e a hozzá rendelt erőforrások száma alapján. Ne feledje: A feladat típusa lehet rögzített egységek, fix időtartam vagy rögzített munka.
Végül az erőforrások költségekkel járnak a projektben. A projekt költségeinek elszámolásához – például egy személy több órát dolgozik egy feladaton, számítógépek, amelyeket meg kell vásárolnia, vagy olyan szolgáltatások, amelyek díjat igényelnek – erőforrásokat kell létrehoznia, és hozzá kell rendelnie egy vagy több feladathoz.
Az erőforrás-tervezés szempontjából a Project csak a következő három típusú erőforrást ismeri el:
Nehéz lehet eldönteni, hogy melyik erőforrástípust használjuk, amikor külső szállítót vagy berendezés-erőforrást adunk a projekthez. Ha el szeretné kerülni, hogy az erőforrás használata közben több órányi munka legyen a projektben, ne állítsa be az erőforrást munkaerőforrásként. Használjon inkább költségforrást vagy fix költségű megközelítést.
A Project 2019 alapértelmezett beállításaiban az erőfeszítés-vezérelt ütemezés ki van kapcsolva mind a manuális, mind az automatikusan ütemezett feladatoknál. Tehát függetlenül attól, hogy hány munkaerőforrást rendel hozzá, a feladat időtartama változatlan marad, és a Project több munkaórát halmoz fel a feladathoz, hogy több erőfeszítést tükrözzen.
Egyes esetekben azonban a fix egységhez vagy kötött munkához kötött feladattípus esetén a feladathoz rendelt erőforrások hozzáadása vagy eltávolítása hatással lehet a feladat végrehajtásához szükséges időre. Lényegében a régi „Két fej jobb, mint egy” elv módosítható „Két fej gyorsabb, mint egy”.
A további személyek feladatokhoz való hozzárendelése nem mindig csökkenti arányosan a munkaidőt, pedig a Project ezt így számolja ki. Ha többen vesznek részt, akkor például több megbeszélésre, feljegyzésre, többszörös erőfeszítésre és konfliktusra is sor kerül. Ha több erőforrást ad egy feladathoz, fontolja meg a feladat elvégzéséhez szükséges erőfeszítések mennyiségének növelését is, hogy figyelembe vegye a munkacsoportok elkerülhetetlen hatékonyságát.
Általában tudja, mennyi anyagi erőforrásra van szükség egy feladat elvégzéséhez: A legtöbb esetben egy szabványos képlet segítségével számíthatja ki a fontok, tonnák, yardok vagy más mennyiségek számát. De honnan tudja, mennyi erőfeszítést kell befektetnie a munkaerőforrásoknak a projektben szereplő feladatok elvégzéséhez?
Adjon meg egy bizonyos mennyiségű extra anyagi erőforrást, ha úgy gondolja, hogy szüksége lesz rá az átdolgozáshoz vagy a selejtezéshez.
Mint a projekt ütemtervébe belehelyezett információk sok aspektusa esetében, az erőfeszítés szintjének meghatározása nagymértékben a hasonló feladatokkal és erőforrásokkal kapcsolatos saját tapasztalatán múlik. Ennek ellenére ne feledje ezeket a figyelmeztetéseket:
Hagyjon időt tartalékolni a projektben, hogy figyelembe vegye az előre nem látható körülményeket, például a tervezettnél kevésbé képzett erőforrásokat. A mérföldkövek dátumának betartása érdekében sokan közvetlenül a mérföldkövek teljesítése vagy egy fázis vége előtt adnak ütemtervükhöz egy Vészhelyzeti tartalék vagy Puffer nevű feladatot.
Ahogyan valaki kitölti a születési anyakönyvi kivonatot, amikor egy baba megszületik, egy űrlapot töltenek ki, amikor megszületik (vagyis létrehozzák ) a Project erőforrásait . Az Erőforrás-információ űrlapon olyan információkat adhat meg, mint az erőforrás neve, elérhetősége, óradíj vagy használati költség. Opcionális információkat is megadhat, például azt a csoportot (vállalati munkacsoportot), amelyhez az erőforrás tartozik, vagy az erőforrás e-mail címét.
Létrehozhat egy erőforrást egyetlen személyként vagy entitásként, általános erőforrásként (például készségkészletként, amelyhez nincs hozzárendelve személy, például asszisztensként vagy mérnökként), vagy akár több erőforrásból álló csoportot is, amelyek együtt működnek. A projekttervezés korai szakaszában sokszor csak azt az erőforrás-készséget ismeri, amelyre szüksége van, és később egy megnevezett személy váltja fel, akinek van ideje és képesítése is a feladat elvégzéséhez.
A legegyszerűbb szinten egy erőforrás egyetlen entitásként jön létre – egy adott személy vagy egy tárgyalóterem vagy egy berendezés. Az erőforrást úgy hozhatja létre, hogy beírja az információkat az Erőforrás információi párbeszédpanelen.
Erőforrás létrehozásakor legalább az erőforrás nevét be kell írnia, de annyi információt is hozzáadhat, amennyit csak akar. Vannak, akik előnyben részesítik az összes erőforrás létrehozását, majd később hozzáadják a kapcsolattartási és költségadatokat.
Erőforrás létrehozásához az Erőforrás információi párbeszédpanel használatával, kövesse az alábbi lépéseket:
Kattintson a Gantt-diagram gomb aljára a Feladat lapon a szalag Nézet csoportjában, majd kattintson az Erőforrás lap elemre.
Ekkor a nézet erőforráslap nézetre változik.
Kattintson duplán egy üres cellára az Erőforrás neve oszlopban.
Megjelenik az Erőforrás-információk párbeszédpanel, az ábrán látható módon.
Írjon be egy nevet az Erőforrás neve szövegmezőbe.
Kattintson a lefelé mutató nyílra a Típus mezőben (jobb oldalon) a Munka, Anyag vagy Költség kiválasztásához.
Az Ön számára elérhető beállítások kissé eltérnek attól függően, hogy melyik opciót választja. Például egy anyagi erőforrás nem rendelkezik sem az E-mail, sem a Bejelentkezési fiók lehetőséggel, a munkaerőforrás vagy költségforrás pedig nem rendelkezik Anyagcímke lehetőséggel.
Anyagi erőforrás esetén adja meg az egységek leírását az Anyagcímke mezőben.
Például megadhat fontot egy liszt erőforráshoz vagy tonnát az acél erőforráshoz.
Az Initials mezőbe írja be az erőforrás rövidítését vagy kezdőbetűit.
Ha nem ír be semmit, az erőforrás nevének első betűje beszúrásra kerül az erőforrás mentésekor.
Továbbra is írja be az erőforrással kapcsolatban felvenni kívánt információkat.
Ez az információ tartalmazhat egy e-mail címet, a csoport típusát (például egy osztály, részleg vagy munkacsoport), a foglalás típusát (javasolt vagy lekötött) vagy kódot (például egy költségközpont kódját).
Ha adatokat ad meg a Csoport mezőben, akkor a Szűrés, Rendezés és Csoportosítás funkció segítségével megtekintheti az erőforráskészleteket.
Kattintson az OK gombra az új erőforrás mentéséhez.
Ez a négy lap rengeteg információt tartalmazhat bármilyen erőforrásról.
Egyszerre több erőforrás információinak megadásához jelenítse meg az Erőforráslap nézetet, és írja be az információkat az oszlopokba. Akár más forrásból (például Excel-táblázatból) másolt erőforrásokat is beilleszthet ebbe a nézetbe.
Egy projekt tervezési szakaszában gyakran tapasztalható, hogy nincs minden erőforrás összeállítva. Még a projektben is, néha nem tudod, milyen erőforrást fogsz használni; csak azt tudja, hogy egy bizonyos készségkészlettel rendelkező erőforrásra van szüksége a közelgő feladatok elvégzéséhez. Ebben az esetben fontolja meg bizonyos erőforrások generikus erőforrásként való létrehozását.
Általános erőforrás létrehozásához adjon neki egy nevet, amely leírja a készségeit, például Mérnök, Biztonsági személyzet vagy akár Tárgyalótér (a B konferenciaterem nevű konkrét erőforrás helyett). Ezután az Erőforrás-információ párbeszédpanelen jelölje be az Általános jelölőnégyzetet, ahogy az itt látható. Nincs képlet az Általános beállítás használatára az ütemezés újraszámítására az erőforrások rendelkezésre állása alapján. Sokan azonban hasznosnak találják ezt a beállítást, amikor gördülőhullámú tervezést használnak, vagy ha nem felelősek bizonyos erőforrás-hozzárendelésekért (például ideiglenes munkavállaló hozzárendelése egy feladathoz, amikor egy munkaerő-kölcsönző cég választja ki az adott munkavállalót).
Összevont forrás.
Az általános erőforrásnevet lecserélheti a projekthez hozzáadott erőforrás nevére. Például, ha erőforrásként adja meg a Security Personnel kifejezést, akkor helyettesítheti Jim Taylorral , a munkát végző biztonsági szakember nevével. A váltáshoz lépjen az Erőforráslap nézetbe, és az Erőforrás neve oszlopban kattintson az erőforrás cellájára, írja be az új nevet, és nyomja meg az Enter billentyűt. Ne aggódjon, ha már hozzárendelte az általános erőforrást a projekt feladataihoz. A Project az összes hozzárendelést az új névvel frissíti.
A Project 2019 számos funkciója kezeli az erőforrásokat – különösen azáltal, hogy segít észlelni az erőforrások általános elosztását. Az overallokáció az erőforrás naptárán és rendelkezésre állásán alapuló számítás, amely azt jelzi, hogy túl sok munka lett hozzárendelve a rendelkezésre állás alapján.
Vegyük fontolóra Monica Mendezt, egy mérnököt, aki a naptárja alapján normál nyolcórás napi munkát végez. Monica a Végső jelentés írása feladathoz van hozzárendelve az elérhetőségének 50 százalékán, és a Tervezési specifikációk létrehozása feladathoz – amely a jelentésfeladattal egy időben történik – a rendelkezésre állás 100 százalékán. Monica most a rendelkezésre állás 150 százalékán, vagyis napi 12 órában dolgozik. Szegény Monica túl van foglalva. Legyen óvatos – akár ki is léphet a projektből.
Egy erőforrás alapértelmezés szerint 100 százalékos rendelkezésre állás (vagy egység) mellett van hozzárendelve egy feladathoz, de módosíthatja ezt a beállítást, ha tudja, hogy egy erőforrás több feladathoz lesz hozzárendelve, és csak korlátozott időt tölthet az egyes feladatok elvégzésével.
Elérhetőség becslése és beállítása
Egyes erőforrások esetében könnyebb megbecsülni a rendelkezésre állást, mint mások esetében. Egy menedzser nem valószínű, hogy egyetlen feladatra szánna egy egész napot, mert az összes neki beszámoló dolgozóval kell foglalkoznia, meghatalmazásokat kell aláírnia, részt kell vennie a különböző projektekkel kapcsolatos értekezleteken, költségvetést kell készítenie. Egy termelési munkás rendelkezésre állása egyszerűbb lehet egyetlen feladathoz rögzíteni: Ha egy gyártási munka három napot tölt a vonalon, és egy személy egész idő alatt a vonalon dolgozik, akkor pontosabb azt mondani, hogy teljes mértékben az adott feladaton dolgozik. idő.
A projekt kezdőinek egyik hibája az, hogy túlgondolják a rendelkezésre állást. Természetesen senki sem tölt naponta nyolc órát egyetlen feladattal egy projektben. Az alkalmazottak munkanapjaik egy részét e-mailek olvasásával, munkatársaival való csevegéssel töltik, és telefonhívásokat válaszolnak a projektjeikhez nem kapcsolódó kérdésekről. Egy erőforrás egyik nap hét órát tölthet egy feladattal, a másikon pedig csak három órát. A rendelkezésre állás becslésekor ne ragadjon le a napi erőforrás-ütemezésről. Ha a munkavállaló egy feladat teljes élettartama során arra koncentrál, a 100 százalékos rendelkezésre állás megfelelő beállítás. Ha azonban az illető csak öt napot dolgozik egy tíznapos feladaton, az 50 százalékos rendelkezésre állást jelent, függetlenül attól, hogy napi négy órát dolgozik tíz napon keresztül, vagy akár öt teljes napot bármikor.
Az Egységek (rendelkezésre állás) beállítás segít észlelni egy olyan erőforrás túlfoglalását, amely több feladaton is dolgozhat egyszerre egy projektütemezésben.
Az alapértelmezett erőforrás-egységek elérhetőségének megadásához kövesse az alábbi lépéseket:
Jelenítse meg az Erőforráslap nézetet.
Kattintson az erőforrás Max oszlopára.
Írjon be egy számot, amely azt jelzi, hogy az erőforrás hány százalékban áll rendelkezésre a projekten végzett munkához.
Például írjon be 33-at egy olyan erőforráshoz, amely az idő egyharmadában elérhető, vagy 400-at olyan erőforráshoz, amely négy teljes munkaidős munkavállalót tud biztosítani. (A 100 százaléknál nagyobb bejegyzések olyan erőforrásokat jelentenek, amelyek egy csoportot vagy csoportot biztosítanak a hozzárendelések kezelésére.) A leggyakoribb bejegyzés (az alapértelmezett) a 100 egyetlen erőforrás esetében, amely teljes munkaidőben dolgozik a projektben a hozzárendeléseken.
Nyomja meg az Enter vagy a Tab billentyűt.
A bejegyzés elkészült.
Vegye figyelembe, hogy ez csak azoknál az erőforrásoknál működik, amelyek típusa Munkahelyre van állítva.
Amikor egy Microsoft Project erőforrás jön és megy
Amellett, hogy egy erőforrás az időnek csak bizonyos százalékában (mondjuk a projekt teljes időtartamának 50 százalékában) áll rendelkezésre, előfordulhat, hogy egy erőforrás csak egy bizonyos ideig (talán áprilistól júniusig) áll rendelkezésre a projekt élettartama során. projekt – általában akkor, amikor egy másik részlegtől kölcsönzött erőforrást használ, vagy amikor egy szabadúszóval dolgozik együtt, aki másokkal együtt dolgozik a projektjében. Egy másik lehetséges erőforrás az, aki a projekt első néhány napjában félállásban, majd a hátralévő napokban teljes munkaidőben áll rendelkezésre. Ebben az esetben adjon meg egy dátumtartományt az Erőforrás-információk párbeszédpanel Erőforrás-elérhetőség területének Elérhető kezdettől és Rendelkezésre állás oszlopában, amint az ábrán látható, a változó elérhetőség megadásához.
Időtartamok és rendelkezésre állás mértékegységei.
Kövesse az alábbi lépéseket egy korlátozott időszak meghatározásához, amely alatt egy erőforrás rendelkezésre áll a projekten való munkához:
Jelenítse meg az Erőforráslap nézetet.
Kattintson duplán egy erőforrásra.
Megjelenik az Erőforrás-információk párbeszédpanel Általános lapja.
A rendelkezésre állás időtartamának megadásához használja az Elérhető kezdettől és az Elérhető -ig oszlopokat (az Erőforrások elérhetősége területen).
Ugyanebben a sorban az Egységek oszlopban kattintson a nyilakra a rendelkezésre állás 50 százalékos lépésekkel történő növeléséhez vagy csökkentéséhez, vagy írjon be egy számot.
Nyomja meg az Entert a bevitel befejezéséhez.
Ismételje meg a 3. és 4. lépést, ha további rendelkezésre állási időszakokat szeretne megadni az Erőforrások elérhetősége terület következő soraiban.
Kattintson az OK gombra a változtatások mentéséhez.
Lábjegyzetek és végjegyzetek létrehozása a Word 2013-ban. Részletes útmutató, hogyan készíthet különféle stílusú jegyzeteket bibliográfiai információkhoz vagy magyarázó megjegyzésekhez.
Tudjon meg mindent arról, hogyan lehet az Excelben kiemelni a statisztikailag kiugró értékeket, mégpedig egyszerű eszközökkel és módszerekkel. Kiemelt figyelmet fordítunk a kiugró értékek azonosítására és kezelésére.
Az Excel Mintavételi eszközével véletlenszerűen kiválaszthat elemeket egy adatkészletből vagy választhat minden n-edik elemet. Ismerje meg, hogyan használhatja ezt a hasznos funkciót az adatelemzéshez!
Fedezze fel a Microsoft Word 2019 legjobb trükkjeit, amelyek segítenek a hatékonyabb munkavégzésben. Tudd meg, hogyan használhatod ki a program funkcióit!
A Word 2019-ben a bekezdések igazítása és behúzása kulcsfontosságú a dokumentumok megfelelő megjelenítéséhez. Ismerje meg a formázási lehetőségeket és tippeket a hatékonyabb munkához.
Fedezze fel, hogyan használhatja az Excel 2019 Solver bővítményt a komplex problémák megoldására. A célcella, változócellák és kényszerek beállítása lépésről lépésre.
A Word lehetővé teszi dinamikus elemek hozzáadását a dokumentumhoz. Fedezze fel, hogyan lehet különböző mezőket használni a Word programban a dinamikus tartalom létrehozásához.
A SharePoint 2010 oszlopai az adatok tárolására szolgálnak. Fedezze fel a különböző oszlop típusokat és azok alkalmazását a SharePoint rendszeren belül.
A Word 2013 szövegtörlésének képessége kulcsfontosságú, legyen szó szövegalkotásról vagy törlésről. Ismerje meg a hatékony szövegtörlési módszereket!
A fotóalbum funkció a PowerPoint 2016-ban lehetővé teszi, hogy egyszerre több fényképet illesszen be egy prezentációba, megkönnyítve ezzel a többszörös képek kezelését.
