Vrste polja i upotreba u bazama podataka Access 2019

Sjećate se, polje u Accessu 2019 je mjesto gdje žive vaši podaci. Svako polje sadrži jedan podatak, kao što je prezime ili prosjek udaranja. Budući da na svijetu postoji toliko mnogo različitih vrsta informacija, Access nudi razne vrste polja za njihovo pohranjivanje . Zapravo, Access vam stavlja na raspolaganje sljedeće vrste polja:

• Kratki tekst
• Dugi tekst
• Broj
• Valuta
• AutoNumber (ova vrsta podataka se prema zadanim postavkama primjenjuje na polje početnog ID-a u bilo kojoj novoj tablici)
• Datum vrijeme
• Da ne
• Traženje i veza
• Bogati tekst
• Privitak
• Hiperveza
• OLE objekt
• Izračunati
• Čarobnjak za traženje

Upravo navedene vrste dostupne su za polja koja izradite uz to prvo polje – ona koja će sadržavati vaše podatke.

Za sada je dovoljno reći da je gore spomenuto polje AutoNumber polje koje sadrži automatski generirani broj tako da je svaki zapis jedinstven po tome što ima jedinstveni AutoNumber, odnosno ID.

Za sada, ne brinite o tome što je svaka vrsta polja ili što radi na temelju svog naziva – ukratko ću pregledati svaku od njih. Međutim, kao što možete vidjeti, popis pokriva gotovo sve vrste podataka koje možete zamisliti. I zapamtite, svaki se može opsežno prilagoditi, što rezultira poljima koja točno odgovaraju vašim potrebama.

Nadolazeći popis s grafičkim oznakama predstavlja dostupne vrste polja i način na koji se koriste. Također ćete saznati nešto o tome kako ih možete prilagoditi kako bi zadovoljili svoje specifične potrebe:

• Kratki tekst: pohranjuje do 255 znakova teksta — slova, brojeve, interpunkciju i bilo koju njihovu kombinaciju.
• Dugi tekst: Ovo zamjenjuje tip polja Memo koji se nalazi u verzijama 2010 i prethodnim. Polje za dugi tekst sadrži do 64 000 znakova informacija — to je gotovo 18 stranica teksta. Ovo je stvarno veliko tekstualno polje. Izvrstan je za općenite bilješke, detaljne opise i sve ostalo što zahtijeva puno prostora.

Brojevi u tekstualnom polju nisu brojevi za izračunavanje; oni su samo hrpa znamenki koje zajedno visi u polju. Pazite na ovu činjenicu kada dizajnirate tablice u svojoj bazi podataka - ne želite unijeti, recimo, vrijednost koju namjeravate koristiti u Izračunato polje ili izdvojiti neku drugu vrstu informacija iz izvješća i imati tu vrijednost pohranjen kao tekst, što ga čini neoperativnim kao broj. Ako su podaci numerički, pohranite ih na taj način.

Tekstualna polja imaju jednu postavku o kojoj morate znati: veličinu. Kada izradite tekstualno polje, Access želi znati koliko znakova sadrži polje. To je veličina polja . Ako stvorite polje pod nazivom Ime i napravite njegovu veličinu 6, Joseph se uklapa u polje, ali ne i Jennifer. Ovo ograničenje može predstavljati problem. Dobro opće pravilo je da polje bude malo veće nego što mislite da vam treba. Lako je u nekom kasnijem trenutku povećati polje ako trebate, ali potencijalno je opasno smanjiti ga.

• Broj: Sadrži stvarne, sigurne brojeve. Svoj put do slave i bogatstva možete zbrajati, oduzimati i izračunavati pomoću brojčanih polja. Ali ako radite s dolarima i centima (ili funtama i penima), umjesto toga upotrijebite polje Valuta.
• Valuta: prati novac, cijene, iznose faktura i tako dalje. U Access bazi podataka, novac ovdje staje. Što se toga tiče, to rade i lira, marka i jen. Ako ste raspoloženi za neku drugu vrstu broja, provjerite polje Broj.
• Datum/vrijeme: pohranjuje vrijeme, datum ili kombinaciju oboje, ovisno o formatu koji koristite. Upotrijebite polje Datum/Vrijeme za praćenje vremena života. Prilično svestran, ha?
• Da/Ne: drži Da/Ne, Točno/Netočno i Uključeno/Isključeno, ovisno o formatu koji odaberete. Kada trebate jednostavno da ili ne, ovo je polje za korištenje.
• Traženje i odnos: ako želite da polje unutar jedne tablice zapravo prikazuje sadržaj iz polja u drugoj tablici, odaberite ovo kao vrstu polja. Jednostavan čarobnjak za traženje otvara se čim se odabere ova vrsta polja, putem kojeg odabirete tablicu i polje za traženje ovog novog polja u vašoj tablici.
• Obogaćeni tekst: Trebate li sadržaj određenog polja samo tako formatirati? Odaberite ovu vrstu polja i oblikovanje primijenjeno na podatke u polju (pomoću alata za oblikovanje teksta na kartici Početna) bit će ono kako će se pojaviti na zaslonu i u izvješćima.
• OLE objekt: Možete koristiti tip podataka OLE Object da povežete ili ugradite objekt — kao što je Excel radni list ili Word dokument — u Access tablicu.
• Privitak: Koristite ovu vrstu polja da priložite datoteke — Word dokumente, Excel radne listove, PowerPoint prezentacije ili bilo koju drugu vrstu datoteke, uključujući grafiku (možda fotografiju volontera, proizvoda ili lokacije?) — zapisu.
• Hiperveza: Zahvaljujući ovoj vrsti polja, Access razumije i pohranjuje poseban jezik poveznica koji Internet čini tako moćnim mjestom. Ako koristite Access na mreži svoje tvrtke ili intenzivno koristite Internet, ova vrsta polja je za vas.
• Izračunato: koristite ovu vrstu polja kada želite ispuniti predmetno polje rezultatom formule koja koristi jedno ili više drugih polja u istoj tablici. Na primjer, u tablici koja sadrži popis vaših proizvoda, druga polja mogu uključivati ​​cijenu i popust. Ako želite imati i polje koje izračunava novu cijenu (Cijenu, umanjenu za popust), to biste učinili poljem Izračunato. Kada odaberete ovo kao tip polja, koristite podizbornik za odabir vrste podataka koji će sadržavati rezultat, a zatim se pojavljuje dijaloški okvir Expression Builder kroz koji postavljate formulu.

Kako bi vam pomogla da počnete razmišljati o svojoj bazi podataka i svojim podacima te da zamišljate polja koja biste mogli koristiti za neke uobičajene vrste podataka, ova tablica predstavlja raščlambu tipova polja i načina na koje ih možete koristiti.

Uobičajena polja za svakodnevne tablice

Sve vrste polja navedene kao uzorci u ovoj tablici su zapravo tekstualna polja, čak i ona za telefonske brojeve. To je zato što Access njihov sadržaj vidi kao tekst, a ne kao broj koji bi se mogao koristiti u izračunu. (Pogledajte sljedeću tablicu za imenovanje polja bez br.)

Zabranjeni simboli

Naravno, druga vrsta polja (navedena u stupcu Vrsta) nije ni polje kratkog teksta ni dugog teksta – također vidite polje hiperveze. Ova vrsta podataka također se smatra tekstom, ali tip podataka Hyperlink pohranjuje URL-ove kao URL-ove - ne samo kao niz teksta i interpunkcije.

Ako vas zbunjuje sav ovaj tekst u odnosu na brojeve, zapamtite da računala misle da postoji razlika između broja (koji biste koristili u izračunu) i niza znamenki, kao što su znamenke koje čine telefonski broj. Kada je riječ o različitim vrstama tekstualnih polja, pitanje je koliko će teksta biti pohranjeno u polju, te je li potrebno neko posebno oblikovanje kako bi ispravno funkcionirao u bazi podataka.