Ponekad trebate vidjeti grupu zapisa koja dijeli zajedničku vrijednost u jednom polju u programu Access. Možda svi navode određeni grad, određeni naziv radnog mjesta ili su svi proizvodi koji imaju istu cijenu. Uvijek voljan pomoći, Access uključuje poseban alat upravo za tu svrhu: naredbu Filter.
Filter koristi vaše kriterije i prikazuje sve podudarne zapise, stvarajući mini tablicu samo onih zapisa koji zadovoljavaju vaše zahtjeve. To je kao trenutni upit bez sveg posla i planiranja. Naravno, nije tako fleksibilan ili moćan kao upit, ali to je sve što vam treba kada tražite prilično jednostavan odgovor.
Alat Filter pojavljuje se u odjeljku Sortiranje i filtriranje na kartici Početna vrpce i imate sljedeće mogućnosti za jednostavan filtar:
filtar
Izbor
Napredno filtriranje prema obrascu
Napredni filtar/razvrstavanje
Uključite filtar
Svaka vrsta filtera obavlja istu osnovnu funkciju, ali na malo drugačiji način. Opcija Napredni filtar/sortiranje, koja se nalazi klikom na gumb Napredno, otvara prozor u kojem zapravo gradite upit — odabirom tablica i polja za filtriranje, postavljanjem kriterija za korištenje filtra dok pronalazi određene zapise, takve stvari.
Filtri rade u tablicama, obrascima i upitima. Iako možete primijeniti filtar na izvješće, filtriranje izvješća može biti zastrašujući zadatak. Naravno, ono što ste ovdje pročitali može se primijeniti na taj proces, ako ga želite sami isprobati. A ono što naučite primijeniti na tablicu također se može primijeniti kada radite s upitima i obrascima.
Glavna naredba Filter omogućuje vam filtriranje vaših zapisa tako da vidite samo zapise koji zadovoljavaju određene kriterije. Pretpostavimo, na primjer, da želite vidjeti sve zapise za ljude koji žive u određenom gradu. Evo kako to učiniti:
U tablici koja vas zanima, kliknite mali trokut na nazivu polja za polje koje želite filtrirati (u ovom slučaju Grad).
Access prikazuje skočni izbornik.
Nemojte desnom tipkom miša kliknuti zaglavlje na vrhu stupca (gdje piše Grad). Desnom tipkom miša prikazuje se drugačiji skočni izbornik ispunjen prekrasnim stvarima koje možete učiniti s tim stupcem svoje tablice.
Filtriranje jednog polja na temelju unosa tog polja.
Ako želite izostaviti neke unose iz svog filtra, uklonite njihove kvačice u skočnom izborniku.
Možete i vi
Uklonite kvačice s pojedinačnih unosa.
ili
Uklonite kvačicu Odaberi sve kako biste poništili sve stavke.
Poništite sve tako da možete jednostavno provjeriti samo one unose čije podudarne zapise želite vidjeti. Kada su svi unosi provjereni, vidite sve zapise.
Postavite kvačice pored onih unosa koje želite koristiti pri izradi vašeg filtra za polje.
Access pretražuje odabrano polje i prikazuje samo one zapise koji zadovoljavaju kriterije filtra.
Kliknite OK.
Prikazuju se svi zapisi koji zadovoljavaju postavljene kriterije (na temelju stavki koje ste provjerili). To može biti nekoliko zapisa, puno zapisa ili samo jedan.
Da biste se vratili i vidjeli sve izvorne (nefiltrirane) zapise, možete i jedno i drugo
Kliknite gumb Prebaci filtar u odjeljku Sortiraj i filtriraj na vrpci da biste uklonili posljednji primijenjeni filtar.
ili
Ponovno kliknite mali trokut naziva polja i odaberite Očisti filtar iz naziva polja.
Ako se ne sjećate koja ste polja filtrirali, možete ih prepoznati po malom simbolu lijevka koji se pojavljuje pored naziva polja u prikazu podatkovne tablice.
Cijela tablica, puna zapisa, vraća se na pregled.
Naredba Selection je najjednostavnija od naredbi Sort & Filter za korištenje. Pretpostavlja se da ste pronašli jedan zapis koji odgovara vašim kriterijima. Korištenje filtera Odabir je poput hvatanja nekoga u gomili i vikanja: "U redu, svi koji su kao ovaj tip ovdje, stanite u red."
Na primjer, zamislite da želite pronaći sve volontere koji žive u Landisvilleu. Filtar za odabir možete koristiti na ovaj način:
Kliknite polje koje sadrži podatke koje želite uskladiti.
U ovom slučaju, to je Gradsko polje.
Pomičite se kroz popis dok ne pronađete unos polja koji će poslužiti kao odgovarajući primjer za vaš filtar.
Kliknite da biste odabrali vrijednost koju tražite, desnom tipkom miša kliknite ćeliju koja sadrži odabir, a zatim odaberite Equals Whatever . (U ovom slučaju, to bi bilo jednako Landisvilleu.) Također možete odabrati ćeliju, a zatim kliknuti gumb Odabir na kartici Početna (u odjeljku Sortiranje i filtriranje) za pristup istom popisu izbora.
Access odmah prikazuje tablicu koja sadrži samo zapise koji odgovaraju vašem odabiru.
Pristup prikazuje samo one zapise koji odgovaraju kriteriju Filtriraj po odabiru.
Kliknite gumb Prebaci filtar na alatnoj traci nakon što završite s korištenjem filtra.
Vaša tablica ili obrazac vraća se na uobičajeni prikaz.
U ovoj fazi igre, možda ćete htjeti spremiti popis svega što odgovara vašem filtru. Nažalost, jednostavnost i jednostavnost korištenja Filtera sada vas proganjaju. Da biste trajno zabilježili svoje filtrirano pretraživanje, morate stvoriti upit.
Također možete koristiti izbornik Filter koji prikazuje opcije sortiranja i popis provjerenih vrijednosti polja. Kada prikažete skočni izbornik, poništite Odaberi sve, a zatim označite vrijednost koju želite tražiti. Zatim na istom skočnom izborniku odaberite Filtri teksta. Isti popis opcija (Jednako, Nije jednako, Počinje s i tako dalje) pojavljuje se kao padajući izbornik i tamo možete odabrati svoj izbor.
Možete pooštriti pretragu korištenjem dodatnih filtara za uklanjanje nepoželjnih podudaranja, ali to zahtijeva puno dodatnog truda. Za lakši način izolacije grupe zapisa prema vrijednostima u više polja, pokušajte Filtriraj po obrascu.
Filtriraj prema obrascu koristi više od jednog kriterija za pregledavanje zapisa. Na neki način, to je poput jednostavnog upita. Toliko je sličan upitu da čak možete spremiti svoj Filtriraj prema kriterijima obrasca kao punopravni upit!
Pretpostavimo, na primjer, da vam je potreban popis svih zaposlenika u vašoj tvrtki koji rade u određenom odjelu i imaju određenu titulu. Možete izvršiti dva filtra za odabir (u poljima Odjel i Naziv radnog mjesta, koristeći bazu podataka zaposlenika kao primjer) i zapisati rezultate svakog da biste dobili svoj popis, ili možete izvršiti samo jedno pretraživanje pomoću Filtriraj prema obrascu i vidjeti sve zapise koji zadovoljavaju vaše kriterije (na temelju njihovih unosa u više tablica) u jednom koraku.
Da biste koristili Filtriraj prema obrascu, slijedite ove korake:
Na kartici Početak vrpce kliknite gumb Napredno u odjeljku Sortiraj i filtriraj.
Pojavljuje se izbornik.
Na izborniku odaberite Filtriraj prema obrascu.
Tablica je zamijenjena jednim redom ćelija, po jedna ispod svakog zaglavlja polja u tablici.
Kliknite praznu ćeliju ispod naziva polja za prvi stupac koji želite filtrirati.
Upotrijebite trake za pomicanje da biste stupac prikazali ako je udesno i ne može se vidjeti.
Strelica prema dolje skače na stupac koji kliknete.
Obično Access prikazuje gumb sa strelicom prema dolje pored prvog polja u tablici.
Ako ste prethodno koristili naredbu Filter s tablicom, Access stavlja gumb sa strelicom prema dolje u posljednje polje koje ste filtrirali.
Filtriraj prema obrascu nudi mrežu i padajuće popise za postavljanje kriterija za svako polje.
Kliknite strelicu prema dolje da biste vidjeli popis vrijednosti koje polje sadrži.
Padajući popis prikazuje sve jedinstvene vrijednosti u polju.
Na popisu vrijednosti kliknite vrijednost koju želite koristiti u ovom filtru.
Na primjer, ako odaberete Landisville s padajućeg popisa u polju Grad, "Landisville" se pomiče u stupac Grad. Access automatski dodaje citate — jedan detalj manje kojeg morate zapamtiti!
Da biste dodali drugu opciju filtra za odabrano polje, kliknite karticu Ili u donjem lijevom kutu tablice.
Pojavljuje se novi prozor Filtriraj prema obrascu koji vam omogućuje dodavanje alternativnog uvjeta pretraživanja. Access također nudi karticu Ili u donjem lijevom kutu zaslona.
Naredba Filtriraj prema obrascu voli odgovarati na jednostavna pitanja, poput "Pokaži mi sve volontere koji žive u Lancasteru." Također pruža odgovore na složenija pitanja poput "Pokaži mi sve zapise koji sadrže Th u polju AvailableDays i koji imaju Landisville u polju City", a oba zadatka obavlja lako.
Postavljanje složenijih pitanja (kao što je "Pokaži mi sve volontere u Lancasteru koji vole prikupljanje sredstava") zahtijeva upit.
Kliknite karticu Ili za daljnje definiranje kriterija.
Za svako dodatno polje koje želite filtrirati kliknite karticu Ili i ponovite korake od 3 do 6.
U ovom primjeru, drugo polje koje treba filtrirati je VolunteerInfo, a prikupljanje sredstava upisano je u okvir polja.
Kada završite s unosom svih kriterija za filtar, kliknite gumb Prebaci filtar.
Access pronalazi sve volontere koji vole prikupljanje sredstava na temelju filtriranja dva polja u tablici.
Posljednja misao o Filtriraj prema obrascu:
Iako možete postati fensi dodavanjem ili pretraživanja do mile volje, praćenje vaše kreacije postaje teško za tren. Prije nego odete predaleko , podsjetite se da upiti rade bolje od filtara kada pitanja postanu složena.
Kada završite s petljanjem s filtrom, kliknite gumb Prebaci filtar. U tom trenutku, vaša se tablica vraća u normalu (ili barem onoliko koliko su tablice s podacima ikada postale).
Što učiniti kada greškom unesete kriterije? Ili kada odlučite da stvarno ne želite uključiti Lancaster u svoj filtar odmah nakon što kliknete Lancaster? Nema problema - naredba Clear Grid dolazi u pomoć!
Kada kliknete naredbu Clear Grid (koja se nalazi u izborniku Napredno u odjeljku Sortiranje i filtriranje), Access briše sve unose u mreži Filtriraj prema obrascima i daje vam lijepo, čisto mjesto za početak ispočetka.
Filtar za odabir također se može koristiti za izuzimanje određenih zapisa. Ovo izvrsno funkcionira u slučajevima kada želite nakratko sakriti hrpu zapisa koji dijele jedinstveni atribut (određenu državu, grad ili poštanski broj).
Evo kako napraviti da filtar za odabir isključi zapise umjesto vas:
Pomičite se kroz tablicu dok ne pronađete vrijednost koju želite isključiti.
Desnom tipkom miša kliknite polje koje sadrži vrijednost, a zatim odaberite Ne jednako ______ (gdje praznina predstavlja vrijednost koju ste kliknuli desnom tipkom) iz izbornika koji se pojavi.
Oni zapisi koji odgovaraju vrijednosti koju ste odabrali maknu se s puta kako biste se mogli koncentrirati na zapise koji vas stvarno zanimaju.
Jednim klikom Access skriva sve volontere čija je vrijednost polja Status Prospective.
Također možete kliknuti gumb Odabir (u odjeljku Sortiranje i filtriranje na kartici Početna) i odabrati Does Not Equal s tamošnjeg izbornika. Također ćete primijetiti naredbe Sadrži i Ne sadrži. Oni su zgodni za uklanjanje zapisa koji imaju nešto zajedničko, kao što je određena riječ ili broj unutar njih. Također možete kombinirati filtere, isključujući ne samo (na primjer) volontere koji su Prospektivni, već i potencijalne volontere koji žive u određenom gradu ili državi.
Kako blokirati Microsoft Word da otvara datoteke u načinu rada samo za čitanje u sustavu Windows Microsoft Word otvara datoteke u načinu rada samo za čitanje, što onemogućuje njihovo uređivanje? Ne brinite, metode su navedene u nastavku
Kako popraviti pogreške u ispisu netočnih Microsoft Word dokumenata Pogreške u ispisu Word dokumenata s promijenjenim fontovima, neurednim odlomcima, nedostajućim tekstom ili izgubljenim sadržajem vrlo su česte. Međutim, nemojte
Ako ste upotrijebili olovku ili marker za crtanje na PowerPoint slajdovima tijekom prezentacije, možete spremiti crteže za sljedeću prezentaciju ili ih izbrisati tako da ćete sljedeći put kada ih pokažete početi s čistim PowerPoint slajdovima. Slijedite ove upute za brisanje crteža olovkom i markerom: Brisanje linija jedan na […]
Biblioteka stilova sadrži CSS datoteke, datoteke Extensible Stylesheet Language (XSL) i slike koje koriste unaprijed definirane glavne stranice, izgledi stranica i kontrole u SharePointu 2010. Da biste locirali CSS datoteke u biblioteci stilova web-mjesta za objavljivanje: Odaberite Radnje web-mjesta→Prikaz Sav sadržaj web-mjesta. Pojavljuje se sadržaj stranice. Knjižnica Style nalazi se u […]
Nemojte zatrpavati svoju publiku ogromnim brojevima. U Microsoft Excelu možete poboljšati čitljivost svojih nadzornih ploča i izvješća formatiranjem brojeva tako da se prikazuju u tisućama ili milijunima.
Naučite kako koristiti SharePointove alate za društveno umrežavanje koji pojedincima i grupama omogućuju komunikaciju, suradnju, dijeljenje i povezivanje.
Julijanski datumi se često koriste u proizvodnim okruženjima kao vremenska oznaka i brza referenca za broj serije. Ova vrsta datumskog kodiranja omogućuje trgovcima na malo, potrošačima i uslužnim agentima da identificiraju kada je proizvod napravljen, a time i starost proizvoda. Julijanski datumi se također koriste u programiranju, vojsci i astronomiji. Drugačiji […]
Možete izraditi web-aplikaciju u Accessu 2016. Dakle, što je uopće web-aplikacija? Pa, web znači da je online, a aplikacija je samo skraćenica za "aplikaciju". Prilagođena web-aplikacija je online aplikacija baze podataka kojoj se pristupa iz oblaka pomoću preglednika. Vi gradite i održavate web-aplikaciju u verziji za stolna računala […]
Većina stranica u sustavu SharePoint 2010 prikazuje popis navigacijskih veza na traci za brzo pokretanje na lijevoj strani stranice. Traka za brzo pokretanje prikazuje veze na istaknuti sadržaj web-mjesta kao što su popisi, knjižnice, web-mjesta i stranice za objavljivanje. Traka za brzo pokretanje uključuje dvije vrlo važne veze: vezu za sav sadržaj web-mjesta: […]
Za jednostavne probleme, Solver u Excelu obično brzo pronalazi optimalne vrijednosti varijable Solvera za funkciju cilja. No, u nekim slučajevima, Solver ima problema s pronalaženjem vrijednosti varijable Solvera koje optimiziraju funkciju cilja. U tim slučajevima, Solver obično prikazuje poruku ili poruku o pogrešci koja opisuje ili raspravlja o problemu koji […]
