Vođenje evidencije u časopisu Outlook 2007

Časopis u Outlooku 2007 može biti od velike pomoći, bilo da ga koristite redovito ili rijetko. Ne morate se ograničiti na snimanje dokumenata ili Outlookovih stavki. Možete pratiti razgovore, upite kupaca ili bilo koju drugu transakciju u kojoj je kronologija važna. Ako postavite Dnevnik za automatske unose, možete ga zanemariti dok ne trebate vidjeti što je zabilježio. Također možete igrati kapetana zvjezdanog broda i snimati sve što radite.

Ponekad, kada želite pronaći dokument ili zapis razgovora, ne sjećate se kako ste dokument nazvali ili gdje ste ga pohranili, ali se sjećate kada ste stvorili ili primili stavku. U toj situaciji možete otići u Dnevnik i provjeriti datum kada se sjećate da ste radili s predmetom i pronaći ono što trebate znati.

Izrada unosa u dnevnik ne radeći ništa

Koji je najlakši način za unos podataka u Dnevnik? Ne činite ništa. Nakon što se uključi, Dnevnik automatski bilježi svaki dokument koji izradite, uredite ili ispišete u bilo kojoj aplikaciji Microsoft Officea. Časopis također automatski prati poruke e-pošte, zahtjeve za sastanke i odgovore te zahtjeve i odgovore na zadatke.

Postoji kvaka: morate reći Outlooku da želite uključiti automatsko snimanje dnevnika. (U redu, tako da ne morate učiniti nešto.) Srećom, ako niste aktivirali časopisa mogućnost automatskog snimanja, Outlook vas pita želite li uključiti značajku na svaki put kada kliknete na ikonu Journal.

Da biste uključili značajku automatskog snimanja časopisa, slijedite ove korake:

1. Odaberite Alati –> Opcije.

Pojavljuje se dijaloški okvir Opcije.

2. Kliknite gumb Opcije dnevnika.

Pojavljuje se dijaloški okvir Opcije dnevnika koji nudi potvrdne okvire za sve vrste aktivnosti koje možete automatski zabilježiti — i imena svih osoba za koje možete automatski bilježiti transakcije kao što je e-pošta.

3. Kliknite potvrdni okvir za stavke i datoteke koje želite automatski snimiti i za kontakte o kojima želite zabilježiti informacije.

Popis osoba u okviru Za ove kontakte isti je kao i popis osoba na vašem popisu kontakata.

Kada dodate imena na popis kontakata u modulu Kontakti, ta imena nisu postavljena za automatsko bilježenje u Dnevnik. Ako želite da ih Dnevnik prati, imate dva načina da to kažete:

• Provjerite naziv(a) u dijaloškom okviru Opcije dnevnika.

• Otvorite zapis o kontaktima, kliknite karticu Dnevnik i označite Automatski snimaj unose u dnevnik za ove kontakte.

4. Kliknite OK.

Dnevnik odmah počinje automatski bilježiti stavke i datoteke koje ste odabrali za kontakte koje ste imenovali.

Ručno bilježenje stavke programa Outlook u dnevnik

Ako ne želite zatrpati svoj Dnevnik automatskim bilježenjem svega, odabrane stavke možete unijeti ručno — samo ih povucite na ikonu Dnevnik. Na primjer, možda nećete htjeti bilježiti svaku transakciju s potencijalnim klijentom dok ne budete sigurni da poslujete s tim klijentom. Možete povući relevantne poruke e-pošte u Dnevnik i zadržati zapis o ozbiljnim upitima. Kada zapravo počnete poslovati s novim klijentom, možete postaviti automatsko snimanje.

Za ručno snimanje stavki u dnevnik, slijedite ove korake:

1. Odaberite Idi –> Popis mapa (ili pritisnite Ctrl+6).

Popis mapa, koji uključuje malu ikonu za časopis, pojavljuje se u gornjoj polovici navigacijskog okna.

2. Povucite stavku koju želite snimiti (kao što je poruka e-pošte) na ikonu Dnevnik na Popisu mapa.

Pojavljuje se obrazac za unos u dnevnik. Na dnu obrasca vidite ikonu koja predstavlja stavku koju snimate, zajedno s nazivom stavke.

3. Ispunite podatke koje želite zabilježiti.

Ne morate ništa snimati. Tekstualni okvir na dnu zaslona daje vam prostor za pisanje bilješke, ako ga želite koristiti.

4. Kliknite Spremi i zatvori.

Stavka koju ste zabilježili upisuje se u Dnevnik.