Uzimajući u obzir izgled i dizajn vašeg Excel financijskog modela

Problem koji treba riješiti i potreban rezultat često utječu na izgled i dizajn financijskog modela. Dakle, nije loša ideja provesti neko vrijeme razmišljajući o izgledu prije nego što počnete. Ne samo da se izgled i struktura modela odnose na logiku i funkcionalnost, već također mogu utjecati na izgled i dojam sučelja modela i način na koji se korisnici kreću kroz model.

Kada pravite model po prvi put, možda ćete imati problema da znate odakle početi. Ključni elementi financijskog modela su

• Ulazi ili izvorni podaci
• Dokumentacija o pretpostavkama
• Izračuni
• Izlazi

Kada počnete graditi svoj model, počnite s polaganjem svakog od ovih elemenata u četiri odvojene kartice i razmislite o tome što će biti u svakom odjeljku. Jasno odvojite svaki od ovih elemenata. Iako bi svaki model trebao sadržavati te elemente, nije svaki financijski model strukturiran na isti način. Osim ako je model vrlo mali, za svaku glavnu komponentu modela treba postojati posebna kartica.

Strukturiranje vašeg financijskog modela: što kamo ide

Prilikom dizajniranja izgleda modela, većina iskusnih modelara slijedi ova pravila:

• Odvojite unose, izračune i rezultate, gdje je to moguće. Jasno označite koji dijelovi modela sadrže ulazne podatke, izračune i rezultate. Možete ih staviti na zasebne radne listove ili na zasebna mjesta na jednom radnom listu, ali pazite da korisnik točno zna čemu svaki odjeljak služi. Kodiranje bojama može pomoći da se osigura da je svaki odjeljak jasno definiran.
• Koristite svaki stupac u istu svrhu. To je osobito važno kada se rade modeli koji uključuju vremenske serije. Na primjer, u modelu vremenske serije, znajući da su oznake u stupcu B, jedinični podaci u stupcu C, konstantne vrijednosti u stupcu D i izračuni u stupcu E, znatno olakšava ručno uređivanje formule.
• Koristite jednu formulu po retku ili stupcu. To čini osnovu načela najbolje prakse prema kojem se formule održavaju dosljednima korištenjem apsolutnog, relativnog i mješovitog referenciranja. Održavajte formule dosljednima kada ste u bloku podataka i nikada ne mijenjajte formulu na pola puta.
• Pogledajte lijevo i gore. Model bi trebao čitati logično, poput knjige, što znači da treba čitati s lijeva na desno i odozgo prema dolje. Izračuni, ulazi i izlazi trebali bi teći logično kako bi se izbjeglo kružno referenciranje. Imajte na umu da postoje trenuci kada protok podataka slijeva nadesno ili od vrha do dna može donekle biti u sukobu s jednostavnošću upotrebe i prezentacije, stoga koristite zdrav razum kada dizajnirate izgled. Slijedeći ovu praksu, možete izbjeći povezivanje izračuna na cijelom listu, što otežava provjeru i ažuriranje. Excel će također brže izračunati ako na ovaj način izgradite formule jer izračunava slijeva nadesno i odozgo prema dolje, pa ne samo da olakšava praćenje vašeg modela, već će i učinkovitije izračunati.
• Koristite više radnih listova. Izbjegnite iskušenje da sve stavite na jedan list. Pogotovo kada su blokovi izračuna isti, koristite zasebne listove za one koji se moraju ponavljati kako biste izbjegli potrebu pomicanja po zaslonu.
• Uključite listove dokumentacije. Dokumentacijski list u kojem su pretpostavke i izvorni podaci jasno izloženi kritičan je dio svakog financijskog modela. Naslovni list ne treba miješati s listom pretpostavki. Model nikada ne može imati previše dokumentacije!

Definiranje ulaza, izračuna i izlaznih blokova za vaš financijski model

Modelari obično rade od straga prema naprijed kada grade svoje modele. Izlaz, ili dio žele gledatelj ili korisniku da vidi, nalazi se na prednjoj strani, proračuni su u sredini, a izvor podataka i pretpostavke na leđima. Poput sažetka, ploče ili drugog izvješća, prvih nekoliko stranica treba sadržavati ono što slučajni gledatelji trebaju vidjeti na prvi pogled. Ako im zatrebaju dodatne informacije, mogu dublje proučiti model.

Evo nekoliko smjernica o tome što bi moglo biti uključeno na svakoj kartici u vašem modelu:

• Naslovni list: Iako nije uvijek uključen, naslovni list sadrži mnogo detalja o modelu. Naravno, naslovnica nije od velike koristi osim ako je ne ažurirate. Ako odlučite uključiti naslovnicu, možete dodati pojedinosti kao što su sljedeće:
  • Zapisnik promjena i ažuriranja modela s datumom, autorom, pojedinostima promjene i njihovim utjecajem na izlaz modela, što može pomoći u kontroli verzija
  • Svrha modela i način na koji se namjerava koristiti u budućnosti
  • Tko je izvorno napisao model i kome se obratiti s pitanjima
  • Sadržaj
  • Upute za korištenje modela
  • Odricanje od odgovornosti u pogledu ograničenja modela, pravne odgovornosti i upozorenja
  • Globalne ili ključne pretpostavke sastavni dio upotrebe modela

    Naslovnice i stranice s uputama rijetko se koriste. Ako odlučite ne uključiti naslovnicu, provjerite sadrži li model eksplicitne upute u vezi s radom, svrhom, pretpostavkama, izvornim podacima i odricanjem od odgovornosti.

• Ulazni list: Ovo je jedino mjesto gdje se trebaju unijeti tvrdo kodirani podaci. Može postojati jedan ili više ulaznih listova ako postoje velike količine podataka, ali ulazni podaci trebaju biti raspoređeni u logičke blokove.
• Rezultati, sažetak i listovi scenarija: Oni predstavljaju konačne rezultate. Oni također mogu sadržavati padajuće okvire scenarija ili polja za unos korisnika koja korisnicima modela omogućuju generiranje vlastitih izlaza. Ovaj odjeljak može sadržavati i nadzornu ploču.
• Računski ili radni listovi: Logički podijelite računske listove i zatim ih, unutar svakog lista, dosljedno postavite. Ako izračuni postanu dugi i zbunjujući, ima smisla podijeliti ih u logične dijelove. Na primjer, mogu se podijeliti prema vrsti usluge, kupcima, financijskim tablicama, zemljopisnoj lokaciji ili poslovnim segmentima. Ako su listovi za izračun podijeljeni, osigurajte da su izgled i oblikovanje što je moguće dosljedniji na svim listovima.
• List za provjeru pogrešaka: Ovaj list sadrži veze na sve provjere pogrešaka u modelu. Provjere pogrešaka trebale bi se izvesti u odjeljku za izračun, ali sažetak svih provjera pogrešaka na jednom mjestu znači da nakon što je model u upotrebi, modeli mogu brzo provjeriti je li pokrenuta neka od provjera pogrešaka.