Sve funkcije baze podataka u Excelu uzimaju referencu baze podataka kao prvi argument. Područje baze podataka mora uključivati zaglavlja (nazive polja) u prvom redu. Na sljedećoj slici, prvi red koristi ID učenika, razred, učitelja i konačnu ocjenu kao zaglavlja informacija u svakom odgovarajućem stupcu.
Korištenje baze podataka za pohranjivanje informacija o učenicima.
Sjajan način rada s funkcijama baze podataka je imenovanje područja baze podataka, a zatim unošenje naziva umjesto adrese raspona u funkciju.
Da biste postavili ime, slijedite ove korake:
Odaberite cijelo područje baze podataka.
Provjerite ima li gornji redak zaglavlja i uključen je u odabir.
Kliknite karticu Formule (na vrhu prozora programa Excel).
Kliknite Definiraj naziv u području Definirani nazivi.
Pojavljuje se dijaloški okvir Novo ime, s adresom raspona postavljenom u okviru Refers to.
Upišite naziv u okvir za naziv (ili upotrijebite predloženi naziv).
Kliknite OK za zatvaranje dijaloškog okvira.
Kasnije, ako se zapisi dodaju na dno baze podataka, morate redefinirati raspon imenovanog područja kako biste uključili nove retke. To možete učiniti na sljedeći način:
Kliknite gumb Upravitelj imena na kartici Excel formule.
Pojavljuje se dijaloški okvir Upravitelj imena.
Kliknite naziv na popisu koji želite redefinirati.
Kliknite gumb Uredi u dijaloškom okviru.
Excel otvara dijaloški okvir Uređivanje naziva, prikazan ovdje, s informacijama o odabranom rasponu.
Ažuriranje reference na imenovano područje.
Promijenite referencu u okviru Odnosi se na.
Možete koristiti mali kvadratni gumb desno od okvira Refers to da biste definirali novu referencu povlačenjem pokazivača miša preko nje. Klikom na mali kvadratni gumb smanjujete veličinu dijaloškog okvira Uredi naziv i omogućuje vam pristup radnom listu. Kada završite s povlačenjem miša preko novog područja radnog lista, pritisnite Enter da biste se vratili na dijaloški okvir Uredi naziv.
Kliknite gumb U redu da biste spremili promjenu reference i zatvorili dijaloški okvir.
Kliknite Zatvori.
Ako dodate zapise u svoj raspon baze podataka umetanjem novih redaka negdje u sredini, umjesto da ih dodajete na kraju, Excel automatski prilagođava referencu na imenovani raspon.