Uređivanje vaših Outlook 2007 poruka

Nitko više ne dobiva ni malo e-pošte. Ako dobijete jednu poruku, dobit ćete ih gomilu. Srećom, Outlook 2007 vam nudi čitav niz različitih načina da uredite taj nered poruka tako da imate priliku da shvatite što je važno, a što može čekati.

Kada je Outlook postavljen da prikazuje okno za čitanje na desnoj strani zaslona (odaberite Pogled –> Okno za čitanje –> Desno), vidjet ćete dva gumba na vrhu popisa poruka:

• Gumb Uređeno : Ovaj krajnji lijevi gumb opisuje sustav koji Outlook koristi za organiziranje vaših poruka.

• Gumb pojedinosti: desno od gumba Uređeno nalazi se još jedan gumb s oznakom koja nudi neke pojedinosti o aranžmanu koji Outlook trenutno koristi. (Na primjer, ako su vaše poruke trenutno raspoređene po datumu, gumb s desne strane kaže ili Najnovije na vrhu ili Najstarije na vrhu.)

Da biste promijenili način na koji Outlook raspoređuje vaše poruke, jednostavno kliknite gumb Uređeno da biste otkrili izbornik prečaca sa svim rasporedima koje možete koristiti.

Ovo su aranžmani koje Outlook nudi:

• Datum: najčešći način organiziranja poruka je po datumu. Kada prvi put postavite Outlook, ovako će biti raspoređene vaše poruke. Kliknite gumb s desne strane za izmjenu između najnovijih poruka na vrhu i najstarijih poruka na vrhu.

• Razgovor: Ovaj raspored grupira poruke iste teme. Ako ste s nekim razmjenjivali niz poruka o određenom projektu ili ideji, možete odabrati raspored razgovora kako biste pratili nit razgovora.

• Od: kao što možete pretpostaviti, ovaj aranžman organizira vašu kolekciju poruka prema osobi od koje je poruka poslana.

• Za: Većina poruka koje primate upućena je vama, ali ne uvijek. Ponekad primate poruke naslovljene na popis osoba, tako da se vaše ime ne pojavljuje u retku Prima poruke. Ovaj raspored odvaja vaše poruke prema tome nalazi li se vaše ime u retku Prima svake poruke.

• Mapa: kada pregledavate poruke u mapi za pretraživanje, poruke koje pregledavate mogu se zapravo nalaziti u nizu različitih mapa. Ako želite točno znati koja mapa sadrži svaku poruku, upotrijebite raspored mapa.

• Kada pregledavate svoju pristiglu poštu, raspored mapa nije dostupan; to je samo za mape za pretraživanje.

• Veličina: neke poruke e-pošte uključuju fotografije, glazbu i sve vrste teških datoteka koje stvarno mogu začepiti poslužitelje e-pošte vaše tvrtke. Dakle, kada vas administrator sustava zamoli da smanjite svoju pristiglu poštu, upotrijebite ovu značajku da biste identificirali i izbrisali poruke koje imaju najveću težinu.

• Predmet: Ovaj raspored združuje poruke koje imaju istu temu.

• Vrsta: nije svaka stavka koja stigne u vašu pristiglu poštu jednostavna poruka; također možete primati pozivnice za sastanke, zahtjeve za zadacima i razne druge stavke. Kada želite odvojiti poruke od Zahtjeva za sastanke, prijeđite na raspored Vrsta.

• Privitak: kada odete u svoju pristiglu poštu, možda ne tražite poruku, možda tražite privitak. Raspoređivanje poruka prema privitku omogućuje vam da prvo ispitate najvjerojatnije osumnjičene.

• Računi e-pošte: Ponekad želite znati koja je poruka stigla s koje adrese ili koje ste poruke poslali na određenu adresu. Uz ovaj raspored, Outlook vam prikazuje samo poruke s računa koji vas zanimaju.

• Ako želite vidjeti samo poruke poslane na jednu adresu, odaberite raspored Računi e-pošte, a zatim kliknite znak minus (–) pored naziva računa koje ne želite vidjeti.

• Važnost: Kada prvo trebate vidjeti poruke označene visokom važnošću, koristite ovaj raspored.

• Kategorije: možete dodijeliti kategorije svakoj poruci koju pošaljete, a ponekad i drugi ljudi mogu dodijeliti kategorije porukama koje vam šalju. Da biste vidjeli koja poruka spada u koju kategoriju, koristite raspored Kategorije.

• Dostupnost: Postavka dostupnosti namijenjena je osobama koje koriste prijenosno računalo na korporativnoj mreži s Microsoft Exchangeom. Možete postaviti Exchange da šalje samo predmet, datum i ime pošiljatelja za svaku poruku e-pošte, ne i glavni dio poruke. Sve dok zapravo ne kliknete na poruku da je pročitate, ostatak poruke ostaje na glavnom računalu u kućnom uredu. Poruke kojima možete pristupiti u cijelosti smatraju se dostupnima.