Uređivanje vaše e-pošte u programu Outlook 2003

Nitko više ne dobiva ni malo e-pošte. Ako dobijete jednu poruku, dobit ćete ih gomilu. Srećom, Outlook vam nudi čitav niz različitih načina da uredite tu zbrku poruka tako da imate šansu da shvatite što je važno, a što može čekati.

Kada je Outlook postavljen da prikazuje okno za čitanje na desnoj strani zaslona, ​​vidjet ćete dva gumba na vrhu popisa poruka. Krajnji lijevi gumb ima oznaku koja kaže nešto poput "Uređeno po: datumu". Gumb Uređeno opisuje sustav koji Outlook koristi za organiziranje vaših poruka. Desno od gumba Arranged By nalazi se još jedan gumb s oznakom koja nudi neke detalje o aranžmanu koji Outlook trenutno koristi. (Na primjer, ako su vaše poruke trenutačno raspoređene po datumu, gumb s desne strane će glasiti ili "Najnovije na vrhu" ili "Najstarije na vrhu".)

Da biste promijenili način na koji Outlook raspoređuje vaše poruke, jednostavno kliknite gumb Uređeno da biste otkrili izbornik prečaca sa svim rasporedima koje možete koristiti. Ovo su aranžmani koje Outlook nudi:

• Datum: najčešći način organiziranja poruka je po datumu. Kada prvi put postavite Outlook, vaše poruke će biti raspoređene na ovaj način. Kliknite gumb s desne strane za izmjenu između najnovijih poruka na vrhu i najstarijih poruka na vrhu.

• Razgovor: Ovaj raspored grupira poruke iste teme. Ako ste s nekim razmjenjivali niz poruka o određenom projektu ili ideji, možete odabrati raspored razgovora kako biste pratili nit razgovora.

• Od: kao što možete pretpostaviti, ovaj aranžman organizira vašu kolekciju poruka prema osobi od koje je poruka poslana. Odabir rasporeda From je malo brži od postavljanja mape za pretraživanje, ali ponekad je mapa za pretraživanje i dalje najbolji način za praćenje poruka od određenih važnih osoba.

• Za: Većina poruka koje primate upućena je vama, ali ne uvijek. Ponekad primate poruke naslovljene na popis osoba, tako da se vaše ime ne pojavljuje u retku Prima poruke. Ovaj raspored odvaja vaše poruke prema tome nalazi li se vaše ime u retku Prima svake poruke.

• Mapa: kada pregledavate poruke u mapi za pretraživanje, poruke koje pregledavate mogu se zapravo nalaziti u različitim mapama. Ako želite točno znati koja mapa sadrži svaku poruku, upotrijebite raspored mapa. Kada pregledavate svoju pristiglu poštu, raspored mapa nije dostupan; to je samo za mape za pretraživanje.

• Veličina: Svi znaju da veličina nije važna; osjećaj je ono što se računa. Pa dobro, ne uvijek. Veličina je važna određenim administratorima sustava — i nije uvijek osobni problem. Neke poruke e-pošte uključuju fotografije, glazbu i sve vrste teških datoteka koje stvarno mogu začepiti poslužitelje e-pošte vaše tvrtke. Dakle, kada vas administrator sustava zamoli da smanjite svoju pristiglu poštu, iskoristite ovu značajku: identificirajte i izbrišite poruke koje imaju najveću težinu.

• Predmet: Ovaj raspored sličan je rasporedu razgovora, osim što ne prati nit razgovora, već samo združuje poruke koje imaju isti predmet.

• Vrsta: nije svaka stavka koja stigne u vašu pristiglu poštu jednostavna poruka; također možete primati pozivnice za sastanke, zahtjeve za zadacima i razne druge stavke. Kada želite odvojiti poruke od Zahtjeva za sastanke, prebacite se na raspored Vrsta tako da se najzanimljivije poruke popnu na vrh popisa.

• Označavanje: kada označite poruku, vjerojatno se namjeravate vratiti na nju. Ovaj raspored stavlja označene poruke na vrh popisa, a neoznačene poruke na dno. Ako koristite nekoliko različitih boja zastave, ovaj raspored se također sortira prema boji zastave.

• Privitak: kada odete u svoju pristiglu poštu, možda ne tražite poruku, možda tražite privitak. Raspoređivanje poruka prema privitku omogućuje vam da prvo ispitate moguće osumnjičene.

• Računi e-pošte: Outlook možete postaviti da prikuplja e-poštu s nekoliko različitih adresa e-pošte. Ponekad želite znati koja je poruka stigla s koje od tih adresa ili jednostavno pogledati poruke poslane na jednu od tih adresa. Ako želite vidjeti samo poruke poslane na jednu adresu, odaberite raspored Računi e-pošte, a zatim kliknite minus (–) pored naziva računa koje ne želite vidjeti. Uz ovaj raspored, Outlook vam prikazuje samo poruke s računa koji vas zanimaju.

• Važnost: Prije svega - znate kako se kaže. Kada prvo trebate vidjeti poruke označene velikom važnošću, ovo je raspored koji želite upotrijebiti.

• Kategorije: možete dodijeliti kategorije svakoj poruci koju pošaljete, a ponekad i drugi ljudi mogu dodijeliti kategorije porukama koje vam šalju. Da biste vidjeli koja poruka spada u koju kategoriju, koristite raspored Kategorije.

Gumb Rasporedi po prikazuje se na vrhu vašeg popisa poruka samo kada je okno za čitanje postavljeno da se pojavi na desnoj strani zaslona. Okno za čitanje možete uključiti odabirom Pogled –> Okno za čitanje –> Desno. Ako želite urediti svoje poruke kada je okno za čitanje isključeno, odaberite Pogled –> Rasporedi po da biste vidjeli popis aranžmana, a zatim odaberite onaj koji želite.