Upravljanje web mjestom SharePoint

G nadnance je na neki način loše ocijenjeno , dijelom zbog povezanosti s bankarskim skandalima proteklih godina. Ljudi čuju tu riječ i postanu nervozni i tjeskobni, pogotovo kada netko predloži upravljanje koje na njih utječe. Ali dobro osmišljen plan upravljanja web -mjestom SharePoint ne ograničava ljude; zapravo, sadrži dovoljno detalja da osigura određenu razinu dosljednosti i nadzora. Upravljanje web-stranicom odnosi se na ljude, politike i procese koji kreiraju vašu web-lokaciju. Vaše upravljanje pomaže vam da shvatite kako primijeniti sve najbolje nove značajke sustava SharePoint.

Neuspjeh nije opcija (ni gledanje u stranu i zviždanje)

Jedan od ključnih pokretača Microsoftovih SharePoint proizvoda bio je cilj staviti više kontrole i konfiguracije u ruke korisnika; SharePoint je dizajniran da bude platforma ljudi.

A ljudi su, kao što ste vjerojatno primijetili, skloni biti nepredvidljivi. Dakle, SharePoint + ljudska priroda = kaos. Prije ili kasnije, nekontrolirano širenje web-mjesta i podmjesta, načina rada, načina označavanja i primjene metapodataka i načina upravljanja dokumentima dovest će do vrlo glomazne SharePoint instalacije. Pokušaj identificiranja i implementacije upravljanja u tom trenutku može biti frustracija.

Ovo je dug put da se kaže da ćete se prije ili kasnije morati pozabaviti upravljanjem. Poslušajte ovaj savjet: Neka upravljanje SharePointom bude visoki prioritet i počnite odmah.

Dobivanje kupnje i podrške izvršne vlasti

Uspješni planovi upravljanja obično imaju vrlo vidljivog zagovornika koji ih podržava i komunicira. Stoga pronađite izvršnog direktora da ga prihvatite. Nećete imati previše vremena za iznošenje argumenta vodstvu; već su uložili u moćnu SharePoint platformu, a vjerojatno je riječ o funkcijama podrške koje su ključne za uspjeh vaše organizacije. Postrojite podršku izvršne vlasti i angažirajte tu podršku da potaknete formiranje i sudjelovanje u aktivnostima odbora za upravljanje.

Izgradnja učinkovite grupe upravljanja

IT tim obično dominira upravnim odborima; moraju upravljati prostorom poslužitelja, baviti se sigurnosnim grupama i implementirati novu funkcionalnost. To je dovoljna motivacija za formaliziranje većine onoga što rade s SharePointom. Ali upravni odbor koji se sastoji u potpunosti ili čak velikim dijelom od IT resursa neće vas dovesti tamo gdje trebate biti.

Osim vašeg izvršnog sponzora, vaša upravljačka grupa trebala bi predstavljati raznoliku mješavinu:

• Uključite predstavnike poduzeća. Informacijski radnici koji često koriste SharePoint cijelo vrijeme su u najboljoj poziciji za izradu realističnih politika upravljanja i identificiranje nedostataka u upravljanju.
• Uključite predstavnike iz svih područja usklađenosti. Oni se mogu zalagati za upravljanje koje promiče poštivanje propisa koji utječu na vaše poslovanje.
• Regrutirajte ljude iz korporativnih komunikacija i obuke. Ovi ljudi su u dobroj poziciji ne samo da se bave upravljanjem u područjima kao što je brendiranje, već također mogu pomoći u izradi plana za objavljivanje odluka o upravljanju i pružanje upravljanja organizacijskim promjenama za podršku tim odlukama.

Pronalaženje prave razine

Ne pokušavajte identificirati i adresirati sve što bi netko mogao učiniti s SharePointom; osigurajte zaštitne ograde kako biste svoje korisnike usmjerili na odgovarajuće stvari koje treba raditi ili izbjegavati. Te stvari variraju ovisno o organizaciji; ne postoji čarobni popis na što se obratiti. (Veće organizacije obično trebaju više upravljanja nego manje organizacije.)

S vremenom će vaša upravljačka skupina otkriti područja koja trebaju upravljanje, a to će vam pomoći ako već imate uspostavljen jasan proces za predlaganje, evaluaciju i provedbu upravljanja kada i gdje se za to ukaže potreba.

Tvoje, moje, naše: odlučujemo tko je što vlasnik

Započnite napore upravljanja razmišljajući o tome tko: tko što može učiniti? Tko posjeduje što? Na primjer, možete započeti s utvrđivanjem tko može omogućiti web-mjesta najviše razine, a tko podmjesta. Ili tko bi trebao odrediti gdje pripadaju određene vrste dokumenata. Ili tko odlučuje što zaslužuje novu vrstu sadržaja (i tko je vlasnik njegovih promjena).

Ako imate globalnu navigaciju, odredite tko odlučuje što tamo ide. I tako dalje. Tko će predložiti kako, tako da to možete razmotriti sljedeće.

Jedna od naših omiljenih vježbi upravljanja je projicirati početnu stranicu na zaslon za vašu grupu upravljanja. Zatim pitajte tko ima ovlasti ažurirati stranicu. Budući da se početna stranica obično povezuje na toliko drugih stranica, prirodno vodi raspravu u druga područja portala koja trebaju vlasništvo.

(Re)posjećivanje politika društvenih mreža

Ako imate uspostavljen plan upravljanja društvenim medijima, on je možda razvijen za upravljanje vanjskim alatima za društveno umrežavanje; ako je to slučaj, morate ga ponovno pogledati u kontekstu SharePointa.

Kada su društveni mediji, poput razmjene trenutnih poruka, počeli postajati sve prisutniji, mnoge su tvrtke odgovorile zaključavanjem pristupa internetu tim aplikacijama iz straha od toga što će zaposlenici reći i koliko će vremena izgubiti koristeći ih. Isto tako, internetske forume za raspravu i wikije tretirali su sa sumnjom, a oko njih su se podigle sve vrste korporativnih pravila i propisa, čineći mnoge korporativne intranete više nalik zatvorima. S vremenom su neke tvrtke razvile upravljanje oko toga kada i kako zaposlenici koriste vanjske društvene mreže u vrijeme tvrtke ili koriste naziv tvrtke. Cilj je bio zadržati sve usredotočenost na dokumente i podatke te minimizirati međuljudsku razmjenu.

Naposljetku, organizacije koje razmišljaju o budućnosti prepoznale su da bi aktivno olakšavanje neformalnih interakcija između pojedinaca moglo biti od koristi organizaciji čineći razmjenu informacija učinkovitijom, otkrivajući skrivene skupine stručnosti i (oh, usput) prepoznajući da su ljudi društvena stvorenja koja trebaju određeni stupanj ljudskog kontakta kako bi se osjećali sretni na poslu.

SharePoint integrira komponente društvenih medija koji se koriste u stvarnom svijetu u radno mjesto. I sposobnost zaposlenika ne samo da se povežu sa svojim kolegama, već i da koriste korporativni alat (SharePoint) za praćenje aktivnosti suradnika (putem sadržaja uživo i ažuriranja statusa mikroblogova na Twitteru), razmjenu mišljenja s kolegama (putem društvenih oznaka i ocjene), a informacije o skupu (wikiji) predstavljaju značajnu promjenu u odnosu na vanjske društvene medije. Dakle, ako imate specifičnu politiku upravljanja oko društvenih medija, ponovno je pregledajte u kontekstu interne komunikacije. Vjerojatno ćete otkriti da vam je potrebna potpuno nova strategija.

Dizajn i brendiranje

Bez obzira na to je li vaš SharePoint interni portal ili web-mjesto za javnost, sučelje bi trebalo odražavati vašu korporativnu sliku, predstavljati određenu razinu integriteta dizajna i pružiti korisnicima dosljednu shemu navigacije koja im pomaže da se snalaze.

Vaš plan upravljanja trebao bi se baviti izgledom i dojmom te kako stvari poput globalne navigacije opstaju na vašoj web-lokaciji.

Upravljanje sadržajem

Metapodaci, vrste sadržaja i taksonomije (oh, moj!) mogu pomoći u smanjenju kuge suvišnih, ali malo različitih informacija.

Da biste iskoristili upravljanje sadržajem svoje instalacije sustava SharePoint, potaknite dosljednost oko metapodataka i načina na koji su stvari označene. Vrste sadržaja izvrstan su način da se osigura da se osnovni skup oznaka dosljedno primjenjuje na sličan sadržaj, što olakšava pronalaženje sadržaja, lakšu ponovnu upotrebu i lakše filtriranje. Stoga identificirajte ključne metapodatke koje je potrebno formalizirati putem vrsta sadržaja i primijeniti na SharePoint web-mjesta, a zatim razviti upravljanje oko njih.

Ponovno korištenje web-dijelova

Jedna sjajna značajka SharePointa je činjenica da netko može stvoriti stvarno koristan web-dijel, a zatim ga izvesti i uvesti za korištenje negdje drugdje. Mnogo web-dijelova trećih strana dostupno je za preuzimanje na webu. Nažalost, neki web-dijelovi sadrže zlonamjerni kod koji može predstavljati sigurnosne probleme ili jednostavno ne funkcionira kako se oglašava. Isto tako, čak i neki interno razvijeni web dijelovi mogu predstavljati probleme ako dopuštaju korisnicima da ih konfiguriraju. Kada ste spremni za korištenje web-dijela treće strane, svakako potražite uglednu tvrtku s obiljem SharePoint stručnosti.

Web-dijelovi moraju biti podvrgnuti kontrolama prije nego što se dodaju na vaša SharePoint web-mjesta. Razvijte upravljanje oko toga kako se testiraju i odobravaju, kako izgleda proces kontrole promjena i kako se objavljuju i stavljaju na raspolaganje.

Održavanje stvari u tijeku: upravljanje web operacijama

Upravljanje web operacijama je briga i hranjenje vaših SharePoint web-mjesta. Možda će vam biti lako razmišljati o SharePoint stranicama kao o projektima s definiranim počecima, sredinama i krajevima. Ali u stvarnosti, oni su više organski od toga. Web stranice su poput živih bića, koja rastu i mijenjaju se tijekom vremena. Poput ukrasnih živica, zahtijevaju obrezivanje i održavanje ili se prilično brzo izmaknu kontroli.

Što više prometa vaša stranica vidi, to je važnije održavati se na vrhu. Voditelji web-operacija posjeduju škare za orezivanje koje oblikuju SharePoint kako bi odražavao stratešku viziju i tehničke ciljeve tvrtke, istovremeno osiguravajući da se stvari poput provjere da veze još uvijek rade ili identificiranja i brisanja nerelevantnog ili zastarjelog sadržaja obavljaju. Morate odrediti nekoga sa zelenim palcem za obrezivanje i zalijevanje vaše SharePoint stranice.