Upravljajte sadržajem uz SharePoint Online knjižnice dokumenata

Uz SharePoint Online, jedan od proizvoda sustava Office 365, knjižnice dokumenata rade na isti način kao da ste potrošili vrijeme, energiju i resurse na implementaciju SharePointa. Međutim, uz SharePoint Online se samo prijavite ujutro i počnete koristiti SharePoint poslijepodne.

Biblioteku dokumenata je posebna mapa koje možete pristupiti putem web-preglednika ili izravno u Office aplikacijama, kao što su Word ili Excel. Ako ste ikada koristili SharePoint, poznate su vam biblioteke dokumenata.

SharePointova biblioteka dokumenata brine se za težak zadatak upravljanja sadržajem, kao što je mogućnost prijave i odjave dokumenta, određivanje verzija, sigurnost i tijek rada. Svaki dokument u biblioteci ima kontekstni izbornik kojemu se može pristupiti tako da zadržite pokazivač miša iznad stavke, a zatim kliknete na padajući izbornik koji se pojavljuje u desnom kutu.

Poznata tema u sustavu Office 365 je integracija između proizvoda. Osim rada s funkcijama biblioteke dokumenata, kao što je prijava i odjava pomoću preglednika, to možete učiniti i unutar Office dokumenata.

Kao što možete zamisliti, potrebno je puno prostora u bazi podataka za pohranu više verzija dokumenata. Iz tog je razloga upravljanje verzijama isključeno prema zadanim postavkama u novim SharePoint bibliotekama dokumenata.

Da biste uključili upravljanje verzijama, slijedite ove korake:

Na vrpci kliknite karticu Knjižnica, a zatim kliknite gumb Postavke knjižnice.

Pojavljuje se stranica s postavkama knjižnice.

Kliknite vezu Postavke verzije.

Pojavljuje se stranica Postavke verzije.

Odaberite postavke upravljanja verzijama koje su potrebne za vaš scenarij.

• Možete odabrati da nemate verziju bez verzija, glavne verzije ili glavne i manje verzije. Glavne verzije stvaraju se kada provjerite dokument, a manje verzije se stvaraju kada spremite nacrt.

• Također možete konfigurirati niz drugih postavki, uključujući zahtjeve za odobrenje sadržaja, broj verzija koje treba zadržati, broj skica verzija koje treba zadržati, razinu sigurnosti i treba li knjižnica zahtijevati od korisnika da provjere dokument prije nego što mogu napraviti promjene.

Kliknite OK za spremanje postavki.