Stvari koje treba uzeti u obzir pri dizajniranju baze podataka MS Accessa

Biti dizajner Access baze podataka nije ni približno glamurozno kao modni dizajner, ali ima svoje nagrade. Ako svoju Access bazu podataka pažljivo i ispravno dizajnirate, ona može biti vrlo korisna vama i drugima. Možete točno unijeti podatke. Kada dođe vrijeme za izvlačenje informacija iz baze podataka, dobivate upravo one informacije koje su vam potrebne. Informacije u nastavku objašnjavaju sve što trebate uzeti u obzir pri dizajniranju Access baze podataka. Najteži dio u dizajniranju Access baze podataka je odlučiti kako distribuirati informacije po tablicama baze podataka i koliko tablica baze podataka treba imati.

Odlučite koje informacije trebate u vašoj bazi podataka MS Accessa

Prvo pitanje koje treba sebi postaviti je o vrsti informacija koje želite izvući iz baze podataka. Imena i adrese kupaca? Informacije o prodaji? Informacije za praćenje zaliha? Intervjuirajte svoje kolege kako biste saznali koje bi im informacije mogle biti od pomoći. Ozbiljno razmislite o ovoj stvari. Vaš je cilj postaviti bazu podataka tako da se može zabilježiti svaki komadić informacija koje vaša organizacija treba.

Dobar način da saznate koje su informacije važne za organizaciju jest ispitati oblike koje organizacija koristi za prikupljanje ili bilježenje informacija. Ovi obrasci pokazuju upravo ono što organizacija smatra vrijednim praćenja u bazi podataka.

Provjerite informacije u nastavku.

Papirnati obrasci također imaju polja.

Ova slika prikazuje papirnati obrazac koji igrači ispunjavaju kako bi se prijavili za bejzbol ligu čije se tablice baze podataka pojavljuju u nastavku. Usporedite slike i možete vidjeti da tablice baze podataka Igrači, Timovi i Divizije imaju polja za unos podataka iz ovog obrasca.

Planovi za tablice baze podataka i imena polja.

Razdvajanje informacija u različite tablice baze podataka programa Access

Nakon što znate informacije koje želite zabilježiti u Access bazi podataka, razmislite o tome kako ih odvojiti u tablice baze podataka. Mnogi su u iskušenju staviti sve informacije u jednu tablicu baze podataka, ali budući da je Access relacijska baza podataka, možete postavljati upite za više od jedne tablice istovremeno i na taj način prikupljati informacije iz različitih tablica.

Da biste vidjeli kako rade Access baze podataka , razmotrite jednostavnu bazu podataka. Svrha ove male baze podataka i njezine četiri tablice je pohranjivanje informacija o igračima, trenerima i timovima u bejzbol ligi. Polje Naziv tima pojavljuje se u tri tablice. Služi kao poveznica između tablica i dopušta upit za više od jedne. Upitom po pojedinačnim tablicama ili kombinacijama tablica u ovoj bazi podataka, možete sastaviti popise momčadi, napraviti popis trenera i njihovih kontakt podataka, popisati timove po divizijama, sastaviti mailing listu svih igrača, saznati koji su igrači platili naknadu , te popis igrača po dobnim skupinama, između ostalog. Ova baza podataka sastoji se od četiri tablice:

• Igrači: Uključuje polja za praćenje imena igrača, adresa, rođendana, u kojim timovima su i jesu li platili honorare
• Treneri: Uključuje polja za praćenje imena trenera, adrese i imena timova koje treniraju
• Timovi: Uključuje polja za praćenje imena timova i divizije u kojoj se svaki tim nalazi
• Odjeli: Uključuje polja za praćenje brojeva i naziva odjeljenja

Odlučiti koliko tablica baze podataka trebate i kako razdvojiti podatke u različitim tablicama najteži je dio dizajna baze podataka. Kako biste malo olakšali zadatak, učinite to na starinski način olovkom i gumicom. Evo osnovnih pravila za odvajanje podataka u različite tablice:

• Ograničite tablicu samo na jedan predmet: svaka tablica baze podataka treba sadržavati informacije samo o jednom predmetu — kupcima, zaposlenicima, proizvodima itd. Na taj način možete održavati podatke u jednoj tablici neovisno o podacima u drugoj tablici. Razmislite što bi se dogodilo u bazi podataka Male lige da se podaci trenera i momčadi drže u jednoj tablici, a trenera jedne momčadi zamijeni netko novi. Morali biste izbrisati stari zapisnik trenera, izbrisati podatke o momčadi, unijeti podatke o novom treneru i ponovno unijeti podatke o momčadi koju ste upravo izbrisali. Ali držeći podatke o timu odvojenim od informacija o treneru, možete ažurirati informacije o treneru i dalje održavati informacije o timu.
• Izbjegnite duple informacije: pokušajte ne držati duplicirane informacije u istoj tablici baze podataka ili duplicirane informacije u različitim tablicama. Čuvajući podatke na jednom mjestu, morate ih unijeti samo jednom, a ako ih morate ažurirati, to možete učiniti u jednoj tablici baze podataka, a ne u nekoliko.

O dizajnu baze podataka Accessa napisane su cijele knjige . Međutim, možete pohraniti sve svoje podatke u jednu tablicu ako podaci koje želite pohraniti nisu jako složeni. Vrijeme koje izgubite unoseći sve podatke u jednu tablicu nadoknađuje se time što uštedite ne morate dizajnirati složenu bazu podataka s više od jedne tablice.

Odabir polja za tablice baze podataka programa Access

Polja su kategorije informacija. Svaka tablica baze podataka treba barem jedno polje. Ako je sama tablica subjekt, mogli biste reći da su njena polja činjenice o subjektu. Tablica baze podataka adresa treba polja za bilježenje adresa ulica, gradova, država i poštanskih brojeva. Tablica baze podataka proizvoda treba polja za ID brojeve proizvoda, nazive proizvoda i jedinične cijene. Samo činjenice, gospođo. Unutar granica predmeta, tablici baze podataka potrebno je jedno polje za svaki podatak koji je koristan vašoj organizaciji.

Kada planirate koja polja uključiti u tablicu baze podataka programa Access, slijedite ove smjernice:

• Razdvojite informacije na male elemente. Na primjer, umjesto polja Ime, stvorite polje Ime i Prezime. Na taj način možete lakše sortirati tablice baze podataka po prezimenu.
• Dajte opisne nazive poljima kako biste kasnije znali što su. Opisnije ime, kao što je serijski broj, jasnije je od
• Razmislite unaprijed i uključite polje za svaku informaciju koja je potrebna vašoj organizaciji. Dodavanje polja u tablicu baze podataka kasno u igri je naporan posao. Morate se vratiti na svaki zapis, potražiti podatke i unijeti ih.
• Nemojte uključivati ​​informacije koje se mogu izvesti iz izračuna. Izračuni se mogu izvesti kao dio upita ili kao dio tablice. Na primjer, možete zbrojiti brojeve u dva polja u istom zapisu ili izvesti matematičke izračune za vrijednosti u poljima.

Odlučivanje o polju primarnog ključa za svaku tablicu baze podataka programa Access

Svaka tablica baze podataka mora imati polje primarnog ključa. Ovo polje , također poznato kao primarni ključ, polje je u tablici baze podataka gdje se pohranjuju jedinstveni, jedinstveni podaci. Podaci uneseni u ovo polje – ID broj zaposlenika, broj dijela, broj ponude – moraju se razlikovati u svakom zapisu.

Ako pokušate unijeti iste podatke u polje primarnog ključa dvaju različitih zapisa, dijaloški okvir upozorava da to ne činite. Polja primarnog ključa sprječavaju unos duplikata zapisa. Oni također čine upite učinkovitijim. U upitu govorite Accessu što treba tražiti u tablicama baze podataka, Access pretražuje tablice, a program prikuplja informacije koje zadovoljavaju kriterije. Polja primarnog ključa pomažu Accessu da prepozna zapise i ne prikuplja iste informacije više od jednom u upitu.

Brojevi socijalnog osiguranja dobra su polja primarnog ključa jer dvije osobe nemaju isti broj socijalnog osiguranja. Brojevi računa i serijski brojevi također su izvrsna polja primarnog ključa. Vraćajući se uzorku baze podataka baseball lige, koja su polja u tablicama baze podataka Little League polja primarnog ključa? U tablici Timovi naziv tima može biti polje primarnog ključa jer dva tima nemaju isto ime. Broj divizije također može biti primarno ključno polje jer su divizije u ligi numerirane i dvije divizije nemaju isti broj.

Tablice baze podataka igrača i trenera, međutim, predstavljaju problem kada je u pitanju odabir polja primarnog ključa. Dva igrača mogu imati isto prezime, što isključuje prezime kao polje primarnog ključa. Brat i sestra mogu imati isti telefonski broj, što isključuje polje Telefonski broj. Budući da nijedno polje ne sadrži vrijednosti za koje je sigurno da će se razlikovati od zapisa do zapisa, uvedena su polja pod nazivom Broj igrača i Broj trenera. Za potrebe ove baze podataka, igračima i trenerima se dodjeljuju brojevi.

Mapiranje odnosa između tablica u Accessu

Ako vaša Access baza podataka uključuje više od jedne tablice, morate mapirati kako se tablice odnose jedna na drugu. Obično se formiraju odnosi između polja primarnog ključa u jednoj tablici i odgovarajućeg polja u drugoj, zvanog strani ključ. Slika ispod prikazuje odnose između tablica u bazi podataka Little League. Budući da su ove tablice povezane zajedničkim poljima, možete prikupiti informacije iz više tablica u upitu ili izvješću. Za sada, kada dizajnirate svoju bazu podataka, razmislite o tome kako povezati različite tablice sa zajedničkim poljima.

Odnosi tablice.