Stvaranje i upravljanje zadacima u Outlooku

Možete koristiti prozor Zadaci u Outlooku da vidite što trebate učiniti, kada to trebate učiniti i jeste li to trebali učiniti prije neko vrijeme. Na popisu prozora Zadaci, rokovi jasno pokazuju koliko se pametno razbija bič i koliko ste blizu ispunjavanju ili propuštanju rokova. Preko zadataka koje dovršite pojavljuje se siva linija. Zadaci koji su kasnili prikazani su crvenom bojom.

Unos zadatka u prozor Zadaci

Outlook nudi dva načina za unos zadatka u prozor Zadaci:

Brzi način: Slijedite ove korake da biste brzo unijeli zadatak:

1. Kliknite na vrhu prozora gdje piše "Kliknite ovdje da biste dodali novi zadatak."

2. Upišite nekoliko riječi kako biste opisali zadatak.

3. Unesite datum dospijeća u okvir Datum dospijeća.

Da biste unijeli datum, upišite ga sami ili otvorite padajući kalendar i tamo odaberite datum.

Sporiji, ali temeljiti način: ako želite ispravno postaviti svoj zadatak, slijedite ove korake:

1. Kliknite gumb Novo, pritisnite Ctrl+N ili odaberite Akcija –> Novi zadatak.

Vidjet ćete obrazac zadatka. Ovaj obrazac ima mjesta na koja možete unijeti sve vrste informacija o svom zadatku.

2. U obrascu Zadatak opišite zadatak.

3. Unesite datume početka i dospijeća.

4. Opišite status zadatka.

5. Odredite prioritet zadatku.

6. Zabilježite bilješke o zadatku.

7. Kliknite gumb Spremi i zatvori kada završite s opisom zadatka.

Klikom na gumb Ponavljanje u obrascu Zadatak, možete unijeti zadatak koji se ponavlja uvijek iznova. U dijaloškom okviru Ponavljanje zadatka opišite koliko se često zadatak ponavlja. Outlook označava zadatke koji se ponavljaju u prozoru Zadatak neobičnom ikonom. Izgleda kao međuspremnik s komadom toalet papira zalijepljenim za njega.

Koristite karticu Detalji na obrascu zadatka da biste pratili sate koje radite na projektu, tvrtke u kojima radite i koliko milja pređete unatrag u svom poslu.

Rukovanje i upravljanje zadacima

Kada dođe vrijeme za upravljanje zadacima u prozoru Zadaci, trebali biste biti strogi voditelj zadataka. Evo nekoliko savjeta za rukovanje i upravljanje zadacima:

• Označavanje zadatka kao dovršenog: kliknite potvrdni okvir pored naziva zadatka u prozoru Zadatak. Outlook povlači crtu kroz dovršene zadatke.

• Brisanje zadatka: Odaberite zadatak i kliknite gumb Izbriši ili pritisnite Ctrl+D.

• Uređivanje zadatka: Dvaput kliknite zadatak u prozoru Zadatak da biste otvorili obrazac Zadatka i promijenili pojedinosti u njemu.

Outlook nudi niz tehnika za lociranje zadataka u prepunom prozoru zadatka:

• Promjena prikaza u prozoru Zadatak: Otvorite padajući izbornik Trenutni prikaz i odaberite prikaz koji će najvjerojatnije prikazati zadatak koji tražite.

• Kategorizirajte zadatke: dodijelite zadatke kategorijama i odaberite Po kategoriji na padajućem izborniku Trenutni prikaz da biste rasporedili zadatke po kategoriji.

• Upotrijebite naredbu Find: Ako gore dođe do najgoreg, uvijek možete posegnuti za naredbom Find kako biste pronašli zalutali zadatak.