Možete koristiti prozor Zadaci u Outlooku da vidite što trebate učiniti, kada to trebate učiniti i jeste li to trebali učiniti prije neko vrijeme. Na popisu prozora Zadaci, rokovi jasno pokazuju koliko se pametno razbija bič i koliko ste blizu ispunjavanju ili propuštanju rokova. Preko zadataka koje dovršite pojavljuje se siva linija. Zadaci koji su kasnili prikazani su crvenom bojom.
Unos zadatka u prozor Zadaci
Outlook nudi dva načina za unos zadatka u prozor Zadaci:
Brzi način: Slijedite ove korake da biste brzo unijeli zadatak:
1. Kliknite na vrhu prozora gdje piše "Kliknite ovdje da biste dodali novi zadatak."
2. Upišite nekoliko riječi kako biste opisali zadatak.
3. Unesite datum dospijeća u okvir Datum dospijeća.
Da biste unijeli datum, upišite ga sami ili otvorite padajući kalendar i tamo odaberite datum.
Sporiji, ali temeljiti način: ako želite ispravno postaviti svoj zadatak, slijedite ove korake:
1. Kliknite gumb Novo, pritisnite Ctrl+N ili odaberite Akcija –> Novi zadatak.
Vidjet ćete obrazac zadatka. Ovaj obrazac ima mjesta na koja možete unijeti sve vrste informacija o svom zadatku.
2. U obrascu Zadatak opišite zadatak.
3. Unesite datume početka i dospijeća.
4. Opišite status zadatka.
5. Odredite prioritet zadatku.
6. Zabilježite bilješke o zadatku.
7. Kliknite gumb Spremi i zatvori kada završite s opisom zadatka.
Klikom na gumb Ponavljanje u obrascu Zadatak, možete unijeti zadatak koji se ponavlja uvijek iznova. U dijaloškom okviru Ponavljanje zadatka opišite koliko se često zadatak ponavlja. Outlook označava zadatke koji se ponavljaju u prozoru Zadatak neobičnom ikonom. Izgleda kao međuspremnik s komadom toalet papira zalijepljenim za njega.
Koristite karticu Detalji na obrascu zadatka da biste pratili sate koje radite na projektu, tvrtke u kojima radite i koliko milja pređete unatrag u svom poslu.
Rukovanje i upravljanje zadacima
Kada dođe vrijeme za upravljanje zadacima u prozoru Zadaci, trebali biste biti strogi voditelj zadataka. Evo nekoliko savjeta za rukovanje i upravljanje zadacima:
- Označavanje zadatka kao dovršenog: kliknite potvrdni okvir pored naziva zadatka u prozoru Zadatak. Outlook povlači crtu kroz dovršene zadatke.
- Brisanje zadatka: Odaberite zadatak i kliknite gumb Izbriši ili pritisnite Ctrl+D.
- Uređivanje zadatka: Dvaput kliknite zadatak u prozoru Zadatak da biste otvorili obrazac Zadatka i promijenili pojedinosti u njemu.
Outlook nudi niz tehnika za lociranje zadataka u prepunom prozoru zadatka:
- Promjena prikaza u prozoru Zadatak: Otvorite padajući izbornik Trenutni prikaz i odaberite prikaz koji će najvjerojatnije prikazati zadatak koji tražite.
- Kategorizirajte zadatke: dodijelite zadatke kategorijama i odaberite Po kategoriji na padajućem izborniku Trenutni prikaz da biste rasporedili zadatke po kategoriji.
- Upotrijebite naredbu Find: Ako gore dođe do najgoreg, uvijek možete posegnuti za naredbom Find kako biste pronašli zalutali zadatak.