Što učiniti ako vam netko pokvari financijski model

Završili ste sa svojim financijskim modelom i uvjerili se da ga predate ostatku svog tima na pregled ili redovitu upotrebu. Onda, jednog dana, čujete riječi koje izazivaju strah u srcu svakog dizajnera modela: "Oprostite što smetam, ali proračunska tablica ne radi."

Trudite se da ne paničarite, ali ne možete si pomoći: obli vas hladan znoj. Mislite u sebi: “Temeljito sam provjerio taj model i proveo sate objašnjavajući i dokumentirajući kako ga koristiti. Kako su to uspjeli zabrljati? Taj je model bio otporan na metke.”

Unatoč rastućem osjećaju nelagode, nonšalantno prilazite stolu svog kolege, pokušavajući izgledati smireno. Pogledate i, sasvim sigurno, sigurno nešto nije u redu.

Duboko udahnite i počnite s procesom eliminacije. Evo nekoliko mjesta za početak:

• Revizijski trag promjena omogućit će vam da brzo i učinkovito analizirate temeljni uzrok problema: je li problem s podacima ili modelom? Okrećete se na dnevnik revizije na naslovnoj stranici, ali je ostavljen prazan. Prilikom primopredaje, korisnici su zamoljeni da dokumentiraju sve promjene, ali zadnji zabilježeni unos bio je vaš.
• Naravno, kod primopredaje ste zadržali čistu kopiju dovršenog modela, sa svakom učinjenom izmjenom, tako da možete usporediti trenutni primjerak modela sa zadnjim koji ste imali. Ako dobijete različite odgovore od "polomljene" kopije i "čiste" kopije s istim unosima, usporedbom dviju verzija približit ćete se izvoru problema.
• Pregledom svih provjera pogrešaka koje ste izradili prilikom izrade modela također će se identificirati izvor svih očitih pogrešaka koje su korisnici možda propustili.

Ako imate više korisnika, postaje izazovnije odrediti tko je možda promijenio model i radi li se o ručnoj pogrešci, neočekivanoj aktivnosti ili temeljnom problemu u dizajnu modela. Traženje unatrag radi pronalaženja pogreške je proces koji može biti brzi ispravak ili može biti prilično kompliciran.

Nakon što provjerite i ispravite pogrešku, možete shvatiti što je uzrokovalo da se ta pogreška dogodi. To vam zauzvrat omogućuje postavljanje daljnje zaštite od pogreške unutar vašeg modela ili strukture podrške. Ako to već niste učinili, provjerite sadrži li model zapisnik revizije, čistu verziju i provjere pogrešaka.

Također, razmislite o dodavanju zaštite modelu i provjera valjanosti podataka za sve ulaze. Tada možete odlučiti ili ispraviti problem u trenutnoj verziji modela ili se vratiti na izvornik prijenosom novih podataka u čistu kopiju.