Što trebate znati o pogreškama za financijsko modeliranje u Excelu

Mogućnost pogreške u financijskom modelu prva je stvar koja financijskog modelara drži budnim noću. Kao modelar, morate imati zdravo poštovanje prema proračunskim tablicama i njihovoj osjetljivosti na pogreške.

Zamislite da radite na novom uzbudljivom projektu. Naveli ste financijski model koji se koristi za projekt ili ključnu funkciju vašeg poslovanja. Izgleda fantastično. Ljudi su raspaljeni; novac se troši. Ali tjednima ili mjesecima nakon projekta, brojke se odjednom ne zbrajaju. Zašto je projekt tako daleko iznad proračuna?

Prilikom pregleda odjednom shvatite da je došlo do pogreške u vašim izvornim izračunima. Jao! Dovodi se u pitanje vaš kredibilitet i povjerenje u vaš rad, što dovodi do nekih neugodnih trenutaka tijekom sastanaka (da ne spominjemo, zabrinutost za svoju budućnost u tvrtki).

Europska interesna skupina za rizike proračunskih tablica (EuSpRiG) vodi uhodanu godišnju konferenciju kako bi predstavila najnovija istraživanja i nalaze na tu temu. Mnogo je dobro dokumentiranih slučajeva velikih grešaka Excel modela. Neke od njih je dokumentirao EuSpRiG . S obzirom na nevoljkost većine tvrtki da govore o svojim pogreškama, broj i učestalost priča koje je dokumentirao EuSpRiG navode mnoge na uvjerenje da su pogreške u proračunskim tablicama redovita pojava u većini organizacija.

U kakvom obliku te greške mogu imati? Općenito, pogreške modeliranja mogu se grupirati u tri široke kategorije: pogreške formule, pretpostavke ili pogreške unosa i logičke pogreške.

Pogreške formule u vašem financijskom modelu

Pogreške formule su pogreške koje je najlakše napraviti i relativno ih je lako uočiti, ali su užasno neugodne kada se otkriju. Ove vrste "mehaničkih" pogrešaka također je najlakše izbjeći samoprovjerom i ispravljanjem.

Uobičajena pogreška formule je jednostavno odabir pogrešne ćelije u formuli - na primjer, povezivanje na ćeliju B98, koja sadrži 6, umjesto ćelije B97, koja sadrži 0,6. Ova bi se pogreška u početku mogla činiti prilično malom, ali recimo da je vaše početno ulaganje bilo 100.000 USD. Svojim modeliranjem utvrđujete da postoji 60 posto profitne marže, ali zbog ove pogreške predviđate 600.000 dolara dobiti umjesto 60.000 dolara. Ups!

Pretpostavke ili pogreške u unosu u vaš financijski model

Formule vašeg modela možda se savršeno izračunavaju, ali pretpostavke u financijskim modelima su školski slučaj “smeće unutra, smeće van”. Ako su pretpostavke koje ste koristili kao ulazne podatke netočne, model će također biti netočan.

Kada su u pitanju greške u unosu, postoje dvije glavne vrste koje treba uzeti u obzir:

• Unos podataka: lako se mogu pojaviti pogreške u unosu podataka ako ažurirate operativne troškove, na primjer, iz tjedna u tjedan. Ako ti troškovi nisu ispravno povezani ili se redovito osvježavaju, možete dobiti nepotpunu ili netočnu sliku procesa. Ponekad povezivanje ovih informacija s zasebnom, automatski generiranom datotekom i korištenje nekih od novih alata modernog Excela kao što je Get & Transform (prijašnji naziv Power Query) može automatizirati i ubrzati ovaj proces. Također, svakako potvrdite tko je odgovoran za ažuriranje proračunske tablice i provjerite da sve promjene procesa ili rasporeda ažuriranja ne utječu na vaš model.
• Korisnički unos: pogreške u unosu korisnika češće se javljaju kada ste manje upoznati s proizvodom ili projektom koji modelirate. Na primjer, kada je riječ o troškovima plaće programa, možete uzeti u obzir beneficije koje će zaposlenik dobiti i pretpostaviti da će to biti 5 posto njezine plaće, što je prilično standardna pretpostavka. Međutim, budući da ste novi u organizaciji, možda nećete uzeti u obzir druge čimbenike koji utječu na beneficije zaposlenika, kao što je povećanje troškova pružanja stomatološkog i medicinskog programa kojim se tvrtka ponosi. Odjednom, to dovodi trošak do 12,5 posto plaće, potpuno otpuhujući sve troškove osoblja koje ste tako pažljivo izračunali.

Ako stvarate pretpostavke, trebate ih zabilježiti, razmotriti i pažljivo ih postaviti u svoj model. Također je dobra ideja potvrditi te unose s ključnim dionicima.

Stara izreka “Previše kuhara pokvari juhu” zasigurno se odnosi na izgradnju financijskog modela. Osim ako nemate strogi, zajednički skup standarda koji će osigurati da je model postavljen i da su pretpostavke dosljedno unesene, najbolji rezultat ćete postići tako da samo jedan modelar radi na izgradnji modela.

Međutim, kada je riječ o korištenju modela, svatko bi trebao moći koristiti dobro izgrađen model. Ako ste zabrinuti da će vam ljudi zabrljati izračune ili pogrešno unijeti unose, provjerite jesu li vaše upute i dokumentacija objašnjavaju kako koristiti model. Također, primijenite provjeru valjanosti podataka ili zaštitu ćelije na model kako biste ograničili promjene koje korisnik može napraviti.

Logičke pogreške u vašem financijskom modelu

Pogreške u logici modela vjerojatno je najteže uočiti, jer pretpostavke, ulazi i formule mogu funkcionirati savršeno, ali logika i metodologija – način na koji je model izgrađen – i dalje mogu biti netočni. Morate uhvatiti logiku i osigurati da je pristup graditelja jasan. U suprotnom, ako izgubite ključnu osobu koja je izradila model, može doći do zabune.

Primjerice, ovaj model pokazuje postotak posuđenih sredstava investitora. Postotak je izračunat dijeljenjem salda ulaganja (tekućih ulaganja plus nova ulaganja) sa stanjem portfelja (tekući zajmovi plus novi zajmovi minus zajmovi koji su istekli).

Izračunavanje omjera investicijskog portfelja.

Pričekaj sekundu. Izračunavate li ga na temelju broja napisanih kredita ili kumulativnog stanja? Možete vidjeti kako način na koji je omjer izračunat može izazvati zabunu za one koji nisu upoznati s ovim modelom. Važno je dokumentirati kako ga izračunavate. Također možete lako pomiješati mjesečne iznose s kumulativnim stanjem; možete vidjeti da je to jasno dokumentirano u stupcu B.