Što je Microsoft Access i za što ga koristite?

Access 2019, najnovija verzija aplikacije baze podataka Microsoft Office, oduvijek je bio moćan program, a ova verzija se ne razlikuje. Sva ta snaga čini Access aplikaciju koju nije tako lako naučiti sami.

Ne morate koristiti svaku značajku i alat i pomicati rubove Accessove omotnice. Zapravo, možete koristiti vrlo malo od svega što Access ima za ponuditi i još uvijek stvoriti prilično značajno rješenje za vaše potrebe za pohranjivanje i pristup podacima - sve zato što Access stvarno može "učiniti sve" - ​​omogućujući vam da brzo postavite bazu podataka, ugradite zapise u tu bazu podataka, a zatim upotrijebite te podatke na nekoliko korisnih načina. Kasnije, tko zna? Možete postati Access guru.

Za što je Access dobar? To je dobro pitanje. Pa, popis onoga što možete učiniti s njim je puno duži od popisa onoga što ne možete učiniti s njim - naravno, pogotovo ako ostavite stvari poput "operite auto" i "odložite suđe" popis “ne mogu učiniti”. Kada je u pitanju organizacija podataka, pohrana i dohvaćanje, Access je na čelu razreda.

Izgradnja velikih baza podataka s Alexom

Dobro, što mislim pod velikom bazom podataka? Bilo koja baza podataka s puno zapisa — a pod puno, mislim na stotine. Barem. I svakako ako imate tisuće zapisa, potreban vam je alat poput Accessa za upravljanje njima. Iako možete koristiti Microsoft Excel za pohranu popisa zapisa, on ograničava koliko ih možete pohraniti (ne više od broja redaka u jednom radnom listu). Osim toga, ne možete koristiti Excel za postavljanje bilo čega osim jednostavnog popisa koji se može sortirati i filtrirati. Dakle, sve što ima puno zapisa i složenih podataka najbolje je učiniti u Accessu.

Neki od razloga zašto Access dobro rukuje velikim bazama podataka su:

• Obično velika baza podataka ima velike potrebe za unosom podataka. Access nudi ne samo obrasce već i značajke koje mogu stvoriti brzi obrazac kroz koji netko može unijeti sve te zapise. To može učiniti unos podataka lakšim i bržim te može značajno smanjiti marginu pogreške.
• Kada imate puno i puno zapisa, također imate puno prilika da se uvuku pogreške. To uključuje duple zapise, zapise s pogrešno napisanim i zapise s informacijama koje nedostaju — i to samo za početnike. Stoga vam je potrebna aplikacija kao što je Access da biste otkrili te pogreške i popravili ih.
• Velike baze podataka znače velike potrebe za točnim, pronicljivim izvješćivanjem. Access ima moćne alate za izvješćivanje koje možete koristiti za izradu ispisanih izvješća i izvješća na zaslonu — a ona mogu uključivati ​​onoliko ili koliko dijelova vaših podataka koliko vam je potrebno, izvučeni iz više tablica ako je potrebno. Svoja izvješća možete prilagoditi svojoj publici, od onoga što je prikazano na stranicama izvješća do korištenih boja i fontova.
• Velike baze podataka teško je proći kroz njih kada želite nešto pronaći. Access nudi nekoliko alata za sortiranje, pretraživanje i stvaranje vlastitih specijaliziranih alata (poznatih kao upiti ) za pronalaženje neuhvatljivog pojedinačnog zapisa ili grupe zapisa koji su vam potrebni.
• Access štedi vrijeme olakšavajući uvoz i recikliranje podataka. Možda ste koristili određene alate za uvoz podataka iz drugih izvora — kao što su Excel radni listovi (ako ste započeli u Excelu i maksimalno iskoristili njegovu korisnost kao uređaj za pohranu podataka) i Wordove tablice. Access vas štedi od ponovnog unosa svih vaših podataka i omogućuje vam da više izvora podataka održite dosljednim.

Izrada baza podataka s više tablica

Bez obzira na to sadrži li vaša baza podataka 100 zapisa ili 100.000 zapisa (ili više), ako trebate voditi zasebne tablice i povezati ih radi maksimalnog korištenja informacija, potrebna vam je relacijska baza podataka — a to je Access. Kako znati trebaju li vaši podaci biti u zasebnim tablicama? Razmislite o svojim podacima — jesu li vrlo podijeljeni? Pali li na tangentama? Razmotrite sljedeći primjer i primijenite koncepte na svoje podatke i provjerite trebate li više tablica za vašu bazu podataka.

Baza podataka velikih organizacija

Zamislite da radite za vrlo veliku tvrtku, a tvrtka ima podatke koji se odnose na njihove kupce i njihove narudžbe, proizvode koje tvrtka prodaje, svoje dobavljače i svoje zaposlenike. Za složenu bazu podataka poput ove potrebno vam je više tablica, kako slijedi:

• Jedna tablica sadrži podatke o kupcima — imena, adrese, telefonske brojeve i adrese e-pošte.
• Druga tablica sadrži narudžbe kupaca, uključujući ime kupca koji je dao narudžbu, prodavača koji je vodio prodaju, podatke o otpremi i datum narudžbe.
• Treća tablica sadrži informacije o proizvodima koje tvrtka prodaje, uključujući brojeve proizvoda, imena dobavljača, cijene i broj artikala na zalihama.
• Četvrta tablica sadrži podatke o dobavljačima — o tvrtkama od kojih glavna organizacija dobiva svoj inventar proizvoda za preprodaju kupcima. Tablica sadrži nazive tvrtki, njihovu kontakt osobu i podatke o adresi, e-pošti i telefonskom broju za kontakt.
• Peta tablica sadrži podatke o zaposlenicima - od datuma kada su zaposleni do njihovih podataka za kontakt do naziva radnog mjesta - i također sadrži bilješke o njima, svojevrsni sažetak njihovih životopisa za referencu.

Postoje i druge tablice - za vođenje popisa brodarskih tvrtki i njihovih podataka za kontakt (za narudžbe kupaca), tablicu troškova (za troškove nastale u vođenju poslovanja) i druge tablice koje se koriste s glavne četiri tablice.

Budući da ne morate ispuniti svako polje za svaki zapis — u bilo kojoj tablici u bazi podataka — ako nemate telefonski broj ili ne znate adresu e-pošte, na primjer, u redu je ostaviti ta polja prazna dok ne dobijete tu informaciju.

Ne uspjeti planirati? Planirajte neuspjeh

Ako pažljivo razmislite o svojoj bazi podataka, načinu na koji koristite svoje podatke i onome što trebate znati o svojim zaposlenicima, kupcima, volonterima, donatorima, proizvodima ili projektima – o čemu god pohranjivali informacije – možete planirati:

• Koliko stolova će vam trebati
• Koji će podaci ući u koju tablicu
• Kako ćete zajedno koristiti tablice da biste dobili izvješća koja su vam potrebna

Naravno, svi nešto zaborave, a planovi se mijenjaju nakon što se sustav već implementira. Ali ne brinite – pristup nije toliko krut da bi nastao kaos ako počnete graditi svoje tablice i nešto zaboravite (polje ili dva, cijeli stol). Uvijek možete dodati polje koje ste zaboravili (ili za koje vam je upravo rekla da vam je potrebna neka sjajna iskra) ili dodati novu tablicu nakon toga. Ali planiranje unaprijed što je temeljitije i dalje je bitno.

Kao dio temeljitog planiranja, skicirajte planiranu bazu podataka na papiru, crtajući svojevrsni dijagram toka s okvirima za svaku tablicu i popisima polja koja ćete imati u svakoj od njih. Nacrtajte strelice da pokažete kako bi mogle biti povezane - to je kao da crtate jednostavno obiteljsko stablo - i na dobrom ste putu do dobro planirane, korisne baze podataka.

Evo zgodnog postupka koji treba slijediti ako ste novi u procesu planiranja baze podataka:

1. Na papiru ili u dokumentu za obradu teksta, što vam je ugodnije, upišite sljedeće:

• Privremeni naziv za vašu bazu podataka
• Popis informacija koje planirate dobivati ​​iz te baze podataka na dnevnoj ili redovitoj bazi

2. Sada, na temelju tih informacija, stvorite novi popis stvarnih detalja koje možete pohraniti:

Navedite svaku informaciju na koju se možete sjetiti o svojim klijentima, proizvodima, idejama, slučajevima, knjigama, umjetničkim djelima, studentima – na što god se vaša baza podataka odnosi. Nemojte se bojati pretjerati – uvijek možete preskočiti neke od stavki na popisu ako se ne ispostavi da su stvari koje stvarno trebate znati (ili eventualno možete saznati) o svakoj stavci u vašoj bazi podataka.

3. Uzmite popis polja — to su sve te informacije — i počnite ih razbijati u logičke skupine.

Kako? Razmislite o poljima i kako oni rade zajedno:

• Na primjer, ako je baza podataka prati biblioteke knjiga, možda naslov, datum objave, izdavač, ISBN ( ja nternational S tandard B ook N smeđ, koji je jedinstven za svaku knjigu), cijena i broj stranica se mogu pohraniti u jednoj grupi, dok se podaci o autoru, recenzije i popisi drugih naslova istog autora ili knjiga na istu temu mogu pohraniti u drugoj grupi. Ove grupe postaju pojedinačne tablice, stvarajući vašu relacijsku bazu podataka knjiga.
• Otkrijte što je jedinstveno u svakom zapisu. Kao što je navedeno u prethodnoj točki, potrebno vam je polje koje je jedinstveno za svaki zapis. Iako Access može stvoriti jedinstvenu vrijednost za vas ako ne postoje jedinstveni podaci za svaki zapis u vašoj bazi podataka, često je najbolje imati takvo polje već na mjestu ili ga sami izraditi. Brojevi kupaca, brojevi studenata, brojevi socijalnog osiguranja, ISBN-ovi knjiga, kataloški brojevi, serijski brojevi — sve što nije isto za bilo koja dva zapisa bit će dobro.

S velikim popisom polja i nekim probnim grupiranjima tih polja spremnim, te s idejom koje je polje jedinstveno za svaki zapis, možete početi shvaćati kako koristiti podatke.

4. Napravite popis načina na koje biste mogli koristiti podatke, uključujući:

• Izvješća koja želite izraditi, uključujući popis polja koja treba uključiti u svako izvješće
• Drugi načini na koje možete koristiti podatke - naljepnice za poštu, oznake proizvoda, kataloški podaci, cjenici, popisi kontakata itd.

5. Navedite sva mjesta na kojima se vaši podaci trenutno nalaze. To može biti na papirićima u vašem džepu, na karticama u kutiji, u drugom programu (kao što je Excel) ili možda putem tvrtke koja prodaje podatke u marketinške svrhe.

Kada je ovo planiranje završeno, spremni ste za početak izgradnje svoje baze podataka.

Pristup bazama podataka s korisničkim obrascima

Kada planirate svoju bazu podataka, razmislite kako će se podaci unositi:

• Ako ćete sami unositi podatke, možda vam je ugodno raditi u okruženju nalik proračunskoj tablici (poznatom u Accessu kao prikaz podatkovne tablice ), gdje je tablica velika mreža. Ispunjavate ga red po red, a svaki red je zapis.

Slika prikazuje tablicu volontera u tijeku u prikazu podatkovne tablice. Vi odlučujete: je li jednostavan za korištenje ili možete zamisliti sebe kako ste zaboravili pomaknuti se niz redak i unositi pogrešne stvari u pogrešne stupce dok unosite svaki zapis? Kao što možete vidjeti, u prozoru ima više polja nego što ih je prikazano, tako da ćete se mnogo pomicati ulijevo i udesno da biste koristili ovaj prikaz.

Prikaz tablice može biti jednostavno okruženje za unos podataka. Ili ne.

• Možda ćete htjeti upotrijebiti obrazac (prikazan na sljedećoj slici). Obrazac je specijalizirano sučelje za unos podataka, uređivanje i pregled vaše baze podataka jedan po jedan zapis, ako:
• Netko drugi će upravljati unosom podataka
• Upisivanje reda za redom podataka u veliku mrežu čini se zamornim

Evo jednostavnog obrasca za unos novih zapisa ili pregled postojećih.

Učinak koji otupljuje um (i inherentna povećana margina za pogrešku) posebno je vjerojatan kada imate puno polja u bazi podataka, a korisnik, ako radi u prikazu podatkovne tablice, mora se kretati vodoravno kroz polja. Obrazac poput prikazanog postavlja polja u ugodniji format, olakšavajući unos podataka u polja i pregled svih polja istovremeno (ili samo onih u koja želite unijeti podatke).

Ako je vaša baza podataka dovoljno velika da vam je potrebna pomoć pri unosu podataka, ili ako će s vremenom rasti, što će vjerojatno učiniti stalni proces unosa podataka, Access je alat za vas. Činjenica da nudi jednostavne oblike unosa/uređivanja podataka dovoljan je razlog da ga učinite vašom aplikacijom baze podataka koju birate.

Baze podataka koje zahtijevaju posebno izvješćivanje

Još jedan razlog za korištenje Accessa je mogućnost da brzo i jednostavno kreirate prilagođena izvješća. Neki programi baza podataka, posebno oni dizajnirani za baze podataka s jednom tablicom (poznate kao baze podataka ravnih datoteka ), imaju ugrađena neka pripremljena izvješća i to je sve što možete učiniti — samo odaberite izvješće s popisa i pokrenite isto izvješće kao i svako drugo korisnik tog softvera koji radi.

Ako ste korisnik Excela, vaše su mogućnosti izvješćivanja daleko od jednostavne ili jednostavne i nisu dizajnirane za korištenje s velikim bazama podataka – namijenjene su proračunskim tablicama i malim popisima s jednom tablicom. Nadalje, morate mnogo dublje kopati u Excelove alate da biste došli do ovih izvješća. Access je, s druge strane, aplikacija baze podataka, tako da je izvješćivanje glavna, unaprijed značajka.

Primjer? U Excelu, da biste dobili izvješće koje grupira vaše podatke prema jednom ili više polja na vašem popisu, prvo morate sortirati retke na radnom listu, koristeći polja za sortiranje podataka, a zatim možete stvoriti ono što je poznato kao međuzbroj izvješća . Da biste ga stvorili, koristite dijaloški okvir koji vas pita o izračunima koje želite izvesti, gdje smjestiti rezultate i temeljite li sortiranje i/ili međuzbroj na više polja. Rezultirajuće izvješće nije dizajnirano za ispis i morate se petljati sa paginacijom proračunske tablice (kroz specijalizirani prikaz proračunske tablice) da biste kontrolirali kako se izvješće ispisuje.

U pristupu? Samo pokrenite čarobnjak za izvješće i možete sortirati svoje podatke, odabrati kako ih grupirati, odlučiti koje dijelove podataka uključiti u izvješće i odabrati vizualni izgled i shemu boja, sve u jednom jednostavnom, pojednostavljenom procesu. Ako ništa ne učinite, izvješće je spremno za ispis. Access je napravljen za izvješćivanje — na kraju krajeva, to je aplikacija baze podataka — a izvješća su jedan od najvažnijih (ako ne i najvažnijih) načina na koje ćete koristiti i dijeliti svoje podatke.

Budući da su izvješća tako važan dio Accessa, ne samo da ih možete izraditi s minimalnom mukom, već ih možete i prilagoditi za stvaranje moćne dokumentacije vaših najvažnijih podataka:

• Napravite brzo, jednostavno izvješće koje samo ispljune sve što se nalazi u vašoj tablici u urednom, lako čitljivom formatu.

Ah, jednostavnost. Brzo izvješće udaljeno je samo jedan klik.

• Izradite prilagođeno izvješće koje dizajnirate korak po korak uz pomoć čarobnjaka za izvješća. U izvješću prikazanom na slici volonteri su razvrstani po prezimenima. Te su se opcije lako upotrijebile u samo nekoliko klikova.

Čarobnjak za izvješća stvara detaljnija (ali jednostavna) izvješća, poput ovog.

• Možete stvarno zasukati rukave i dizajnirati novo izvješće ili se poigrati s postojećim, dodajući sve vrste zvona i zviždaljki. Sljedeća slika prikazuje kako se to događa u prikazu dizajna. Imajte na umu da je odabran naslov izvješća (Popis volontera prema statusu): oko sebe ima okvir i male ručke na uglovima i stranama okvira, što znači da možete preoblikovati naslov, promijeniti font, veličinu ili boju tekst ili čak uredite riječi ako je potreban novi naslov.

Dizajn dizajna može izgledati pomalo zastrašujuće, ali da biste stvarno prilagodili stvari, trebat će vam — a možda ćete čak i uživati!

Dakle, možete stvoriti bilo koju vrstu prilagođenog izvješća u Accessu, koristeći bilo koju ili sve tablice baze podataka i bilo koje od polja iz tih tablica, a možete grupirati polja i postaviti ih bilo kojim redoslijedom:

• Pomoću čarobnjaka za izvješća možete birati između nekoliko unaprijed postavljenih izgleda za svoje izvješće i sve ga možete prilagoditi red po red, stupac po stupac.
• Možete jednostavno dodavati i uklanjati polja nakon izrade izvješća, ako se predomislite što je uključeno u izvješće. Ako želite staviti svoj osobni pečat na svaki aspekt svog izvješća, možete koristiti prikaz dizajna da učinite sljedeće:
• Dodajte naslove, tekstualne okvire s uputama ili opise i grafike.
• Postavite prilagođena zaglavlja i podnožja kako biste uključili sve informacije koje želite da se pojavljuju na svim stranicama izvješća.

Ako sve ovo zvuči uzbudljivo, ili barem zanimljivo, onda ste stvarno na pravom putu s Accessom. Potreba za stvaranjem prilagođenih izvješća glavni je razlog za korištenje Accessa.