Shvatiti kako SharePoint 2003 dodaje poslovnu vrijednost

Ako se kolebate oko implementacije SharePointa, pročitajte neke specifične načine na koje ovaj alat za izgradnju timskih web stranica može dodati vrijednost vašem poslovanju.

Pretraživanje vas može koštati

Sve to vrijeme koje vaši zaposlenici provedu tražeći obrasce, datoteke i telefonske brojeve se zbraja. Da ne spominjemo vrijeme koje vaši zaposlenici provode lutajući po uredu tražeći najnoviju verziju imidža brenda ili politiku tvrtke o (na primjer) osobnim telefonskim pozivima na mobitelima koje osigurava tvrtka. Držite svoje zaposlenike za njihovim stolovima i rade koristeći SharePoint za pružanje referentnih informacija koje su im potrebne.

Samoposluživanje štedi novac

Vaša organizacija može uštedjeti novac ne reproducirajući i distribuirajući papirnate dokumente kao što su brošure i prezentacije za internu distribuciju. Slanje papirnatih kopija skupo je i rasipno. Mogli biste slati elektroničke kopije putem e-pošte, ali tada biste oporezivali svoj poslužitelj e-pošte i opterećivali primatelje odlukom hoće li (i gdje) spremiti priloženu datoteku.

Preskočite sve te gluposti i upotrijebite SharePoint za pohranu i distribuciju elektroničkih verzija svojih dokumenata:

• Koristite knjižnice dokumenata, slika i obrazaca za pohranu elektroničkih verzija svojih datoteka.

• Pošaljite hipervezu na datoteku e-poštom.

• Napravite popis na početnoj stranici portala, najavljujući sve dugo očekivane dokumente kao što je marketinški plan za iduću godinu.

Slanjem hiperveze na datoteku pohranjenu u SharePoint biblioteci, vaši zaposlenici ne moraju brinuti o tome gdje će spremiti elektroničku ili papirnatu datoteku. Oni mogu dodati hipervezu svojim osobnim popisima hiperveza na My Site. Sljedeći put kada se požele prisjetiti prezentacije s prodajnog seminara u prošlom tromjesečju, ona ne mora biti dalje od stranice Moje stranice.

Premošćivanje vaših otoka

Struktura poduzeća često je pogodna za stvaranje otoka informacija. Nažalost, često upravo ova struktura ometa produktivnost vaših zaposlenika ili im smeta u pronalaženju zadovoljstva za kupca. Umjesto da promatrate tvrtku u smislu njezinih funkcionalnih odjela (kao što su marketing i računovodstvo), koristite SharePoint za povezivanje otoka i razbijanje lanaca vaše službene strukture izvješćivanja. Evo kako značajke SharePointa pomažu u obavljanju posla:

• Fleksibilnost tima: web-mjesta tima možete koristiti za stvaranje određenog radnog prostora za tim bez obzira na fizičku lokaciju članova tima ili tko kome izvještava.

• Suradnja usmjerena na dokument: možete dopustiti zaposlenicima da surađuju oko dokumenta, kao što je ažurirani priručnik o politici ljudskih potencijala, koristeći radni prostor dokumenta.

• Home Sweet Meeting Workspace: Radni prostor za sastanke možete koristiti za podršku sastancima (pojedinačno ili u nizu) sa središnjim mjestom za sve povezane sudionike, dnevni red i aktivnosti.

• Pregledi poslovnih procesa: možete dokumentirati svoje poslovne procese tako što ćete ih staviti na web-stranicu tima kako bi ih mogla vidjeti i koristiti cijela tvrtka ili tim.

• Formalizirajte neformalno: možete ući u svoje odjele i donijeti proračunske tablice, politike i obrasce odjela u SharePoint.

Slanje objedinjene poruke

Koristite portal kako biste svojim zaposlenicima prenijeli zajedničku viziju o svom poslovanju kroz sljedeće elemente:

• Početna stranica: Prenesite vrijednost poruke, kao što je izjava o viziji tvrtke, tako da je postavite točno na početnu stranicu portala kako bi je svi mogli vidjeti.

• Navigacija: Koristite značajke navigacije vašeg portala da usmjerite zaposlenike na informacije o proizvodima i promocijama.

• Oglasi: Upotrijebite popise — poveznice i najave — na svom portalu kako biste usmjerili pozornost zaposlenika na web-stranice internog tima i vijesti tvrtke koje želite da primijete.

• Publika: Ciljane skupine zaposlenika, kao što su nadzornici ili svi u službi za korisnike, s oglasima koji pojačavaju poruku, kao što je vrijednost dodatne prodaje.

• Izgled i dojam: Koristite shemu boja i robnu marku svog portala da transformirate svoj SharePoint portal iz neosobnog softvera u izvor internih vijesti i informacija tvrtke.

Stvaranje osjećaja zajedništva

Upotrijebite SharePoint kako biste svoje zaposlenike obavijestili o novorođenčadi i najavama o novorođenčadi. Vi ili vaši zaposlenici možda ćete čak htjeti koristiti SharePoint za stvaranje zajedničkog prijevoza ili pronalaženje prijatelja za ručak.

Smanjenje troškova informacijskih sustava

Zamislite smanjenje broja domaćih rješenja odjela koja koriste proračunske tablice i Access baze podataka. Zamjenom ovih popisima i knjižnicama u SharePointu postižete neka neposredna poboljšanja:

• Jednostavnost administracije: rješenja specifična za vaše poslovanje bit će dosljednija — što ih čini lakšim za administriranje, podršku, sigurnosno kopiranje i vraćanje od desetaka jednokratnih rješenja koje su pripremili džokeji za proračunske tablice.

• Pristupačnost, prenosivost i ponovna upotreba: podaci pohranjeni na SharePointovim popisima i knjižnicama spremaju se u bazu podataka SQL Servera. Važne informacije nisu zaključane u proračunskoj tablici koju koristi samo jedan odjel.

• Povećana sigurnost: SharePoint pruža ugrađeni model za sigurnost i dozvole koji se nadovezuje na vaše postojeće ulaganje u Active Directory. Još bolje, vaši odjeli mogu koristiti taj model za upravljanje time tko ima pristup čemu — bez pozivanja službe za pomoć.

• Mogućnost eliminacije Office klijenata: korištenjem popisa i knjižnica u SharePointu, možda nećete morati imati instalirane Office aplikacije poput Excela na svim vašim klijentskim računalima. Ljudi mogu koristiti preglednik za traženje podataka (ili dodavanje podataka na popis) u SharePointu. Taj se popis čak može povezati s proračunskom tablicom koja se ažurira dok drugi korisnik dodaje podatke pomoću preglednika.

• Pojednostavljeno planiranje: Dovođenjem cijelog tog sadržaja pod jedan krov i na radaru, vaše planiranje kapaciteta uvelike je pojednostavljeno.

• Pomoć za obuku: Budući da SharePoint pruža dosljedan izgled i dojam, obuka je lakša.