SharePoint Online sadržaj i vrste sadržaja

Jedna od mnogih zgodnih značajki koje SharePoint Online nudi je mogućnost za korisnike ne samo da učitavaju dokumente već i da kreiraju novi Word dokument izravno iz biblioteke dokumenata klikom na Dokumenti iz alata knjižnice na vrpci, a zatim klikom na Novo. Ova radnja otvara novi prazan dokument u programu Microsoft Word koji će biti spremljen na mreži nakon što mu date naziv datoteke.

Ono što većina novih korisnika SharePointa ne zna je da zapravo možete "prenijeti" vezu na dokument u drugoj biblioteci ili stvoriti nove dokumente Microsoft Officea osim Worda. U slučaju prvog, to eliminira duplicirane dokumente koji bi mogli postati noćna mora za sinkronizaciju. Za potonje, pojednostavljuje izradu dokumenata temeljenih na obrascima.

Prijenos veze umjesto datoteke omogućen je značajkama sadržaja i vrsta sadržaja sustava SharePoint. Zamislite sadržaj kao Word dokument koji ste prenijeli ili novu datoteku koju ste stvorili iz biblioteke dokumenata. Način na koji ste definirali postavke za svoje dokumente je vrsta sadržaja.

Čuvajte jednu verziju dokumenta na više SharePoint Online web-mjesta

Upravljate s dva odvojena SharePoint web-mjesta i imate dokument koji želite podijeliti između dvaju web-mjesta. Ako izradite dva dokumenta za prijenos po jednog za svaku stranicu, morate ažurirati dva dokumenta kada se nešto promijeni. Kako biste izbjegli dodatni posao, možete prenijeti jedan dokument na jedno mjesto i "prenijeti" vezu na dokument na drugom mjestu. Da biste to učinili, slijedite ove korake:

U biblioteci dokumenata u koju želite dodati vezu, kliknite karticu Knjižnica iz izbornika Alati knjižnice na vrpci.

Kliknite Postavke knjižnice na vrpci.

Pod Općim postavkama kliknite Napredne postavke.

U odjeljku Dopusti upravljanje vrstama sadržaja odaberite Da. Pomaknite se prema dolje i kliknite OK.

Pod Vrste sadržaja vidite da je dokument već naveden kao zadana vrsta sadržaja.

Kliknite vezu Dodaj iz postojećih vrsta sadržaja web-mjesta ispod vrste sadržaja dokumenta.

Na stranici Dodaj vrste sadržaja odaberite Veza na dokument ispod okvira Dostupne vrste sadržaja web-mjesta:.

Kliknite gumb Dodaj u sredini da biste dodali odabranu vrstu sadržaja u okvir Vrste sadržaja za dodavanje: s desne strane.

Kliknite OK.

Vratit ćete se na stranicu postavki knjižnice dokumenata.

Sada kada ste dodali veze kao vrstu sadržaja, pogledajmo to na djelu. Izađite iz prikaza postavki knjižnice i vratite se u biblioteku dokumenata. Da biste to učinili, slijedite ove korake:

Kliknite karticu Dokument iz izbornika Library Tools na vrpci.

Kliknite ikonu Novi dokument za prikaz dostupnih vrsta sadržaja. Odaberite Veza s dokumentom.

U prozoru Nova veza na dokument koji se pojavi unesite naziv dokumenta i URL.

Kliknite OK.

Bićete vraćeni u svoju biblioteku dokumenata.

Viola! Sada možete vidjeti poveznicu na popisu kao da je pravi dokument u knjižnici. Kada ažurirate izvornu datoteku, veza će uvijek otvoriti najnoviju verziju datoteke s kojom je povezana.

Dodajte predložak programa Excel u vrstu sadržaja SharePoint Online

Želite biti u mogućnosti stvoriti ne samo Word dokumente iz svoje biblioteke već i Excel datoteke. Excel datoteka koju želite koristiti kada stvarate nove Excel datoteke je predložak obrasca za fakturu koju ste kreirali. Da biste to postigli, prvo morate dodati predložak fakture kao novu vrstu sadržaja u zbirci web-mjesta.

Drugi korak je dodavanje ove nove vrste sadržaja u svoju biblioteku dokumenata slijedeći korake od 1. do 9. u prethodnom odjeljku, ali zamjenjujući vezu na dokument novim predloškom obrasca Excel.

Da biste dodali predložak fakture kao novu vrstu sadržaja u zbirci web-mjesta, slijedite ove korake:

Na nadređenom web-mjestu idite na Radnje web-mjesta→Postavke web-mjesta.

U odjeljku Galerije kliknite Vrste sadržaja web-mjesta i kliknite Stvori.

Dajte mu naziv (predložak fakture), unesite opis ako je potrebno i odaberite Vrsta sadržaja dokumenta pod Odaberi nadređenu vrstu sadržaja.

Odaberite Dokument pod Roditeljska vrsta sadržaja i odaberite jednu od postojećih grupa ili stvorite novu grupu za svoju novu vrstu sadržaja, a zatim kliknite U redu.

Kliknite Napredno u odjeljku Postavke, odaberite Prijenos novog predloška dokumenta, potražite svoj predložak, a zatim kliknite U redu.

Vaš se novi predložak sada prikazuje kao opcija kada stvarate nove dokumente u biblioteci dokumenata.