Savjeti za pripremu prezentacije vašeg financijskog modela

Vi najbolje poznajete svoj financijski model. Nitko nije kvalificiraniji od vas da govori o svom modelu, pa će se od vas možda tražiti da priopćite rezultate financijskog modela kao službenu prezentaciju upravi ili višem rukovodstvu. Morate odlučiti kako ćete svoje nalaze prenijeti na jasan i koncizan način. Razumljivo je da je mnogim modelarima orijentiranim na detalje teško razabrati njihove financijske modele od 20 MB za koje su bili potrebni tjedni da se ugrade u desetominutnu prezentaciju!

Ako jednostavno kopirate i zalijepite grafikon izravno u Word ili PowerPoint, održat će se veze na temeljne podatke u Excelu. To je u redu ako planirate napraviti promjene, ali može učiniti veličinu datoteke vrlo velikom, a također može dovesti do toga da slučajno pošaljete povjerljive informacije nenamjerno ugrađene u drugi dokument. Da biste to izbjegli, trebate zalijepiti grafikon kao sliku. Kopirajte grafikon, a zatim upotrijebite Paste Special u odredišnom dokumentu da biste zalijepili grafikon kao sliku ili JPG.

U ovakvom okruženju u kojem trebate prenijeti puno informacija, bit će od pomoći imati sažete tablice ili grafikone na PowerPoint slajdu iza sebe dok govorite. Također vam može pomoći da skinete fokus s sebe ako ste malo nervozni.

Vaša publika vjerojatno nije zainteresirana vidjeti funkcioniranje modela (i ne preporučam prikazivanje tih unutarnjih radnji osim ako to nisu izričito zatražili), ali bi mogli vidjeti uživo i scenarije koji se mijenjaju. Ako je model izgrađen ispravno, moći ćete napraviti jednu promjenu u ulaznim pretpostavkama, a publika će moći vidjeti učinke tih promjenjivih scenarija u stvarnom vremenu.

Provjerite jeste li unaprijed testirali sve moguće ulaze. Imati #REF! pogreška tijekom analize osjetljivosti uživo je pravi ubojica povjerenja i vjerodostojnosti.

Bilo da predstavljate u Excelu ili koristite PowerPoint slajdove, svakako slijedite ova osnovna pravila izrade financijskih prezentacija:

• Prikazujte samo jednu ključnu poruku istovremeno. Nemojte pretrpavati ekran previše detalja ili pokušavajte prenijeti previše odjednom.
• Koristite bijeli prostor umjesto linija mreže. Mrežne crte stvaraju nered i što vaša prezentacija manje izgleda kao dosadna Excel proračunska tablica, to bolje. Možda vam se sviđa Excel, ali mnogi će se ljudi u publici isključiti kada vide linije mreže, pa neka više izgleda kao prezentacija, a manje kao Excel.
• Dajte im detaljnije izvješće koje će pregledati nakon prezentacije. Prikaži samo sažetak na visokoj razini na zaslonu.
• Provjerite je li font na projektoru dovoljno velik i jasan. Isprobajte ga unaprijed ako možete. Ponekad boje izgledaju isprano, što otežava čitanje teksta kada se projicira.
• Ako na zaslonu prikazujete sam model, povećajte zumiranje u Excelu kako bi vaša publika mogla vidjeti brojeve. Testirajte ovo unaprijed i zapamtite da ćete na taj način moći prikazati samo mali dio zaslona.
• Nemojte skakutati u Excelu. Vaša publika nije toliko upoznata s modelom kao vi. Trebat će im neko vrijeme da probave ono što vide.
• Koristite grafikone i grafike za prikaz svoje poruke umjesto teksta i brojeva.

Budite spremni na pitanja u vezi s rezultatima, ulazima, pretpostavkama ili djelovanjem modela. Provjerite možete li obraniti pretpostavke koje ste koristili ili način na koji ste nešto izračunali. Rezultat modela je dobar onoliko koliko su dobre pretpostavke koje su u njega uključene, tako da morate biti sigurni da publika prihvaća ključne pretpostavke kako bi prihvatila rezultate modela.