Razvrstavanje po više polja na popisu podataka programa Excel 2016

Kada trebate sortirati popis podataka na više polja u programu Excel 2016, koristite dijaloški okvir Sortiraj. I trebate sortirati na više od jednog polja kada prvo polje sadrži duplicirane vrijednosti i želite odrediti kako su raspoređeni zapisi s duplikatima. (Ako ne navedete drugo polje za sortiranje, Excel samo stavlja zapise onim redoslijedom kojim ste ih unijeli.)

Najbolji i najčešći primjer kada trebate više od jednog polja je sortiranje velike baze podataka abecednim redoslijedom prezimena. Recimo da imate bazu podataka koja sadrži nekoliko osoba s prezimenom Smith, Jones ili Zastrow (kao što je slučaj kada radite u Zastrow and Sons).

Ako navedete polje Prezime kao jedino polje za sortiranje (koristeći zadani uzlazni redoslijed), svi duplikati Smiths, Joneses i Zastrows postavljaju se redoslijedom kojim su njihovi zapisi izvorno uneseni.

Da biste bolje sortirali ove duplikate, možete odrediti polje Ime kao drugo polje po kojem ćete sortirati (opet koristeći zadani uzlazni redoslijed), čineći drugo polje prelomnim, tako da zapis Iana Smitha prethodi onom Sandre Smith, i Rekord Vladimira Zastrowa dolazi nakon rekorda Mikhaila Zastrowa.

Za sortiranje zapisa na popisu podataka pomoću dijaloškog okvira Sortiranje, slijedite ove korake:

Postavite pokazivač ćelije u jednu od ćelija u tablici popisa podataka.

Kliknite gumb Sortiraj u grupi Sortiraj i filtriraj na kartici Podaci ili pritisnite Alt+ASS.

Excel odabire sve zapise baze podataka (bez uključivanja prvog retka naziva polja) i otvara dijaloški okvir Sortiranje. Imajte na umu da dijaloški okvir Sortiranje možete otvoriti i odabirom opcije Prilagođeno sortiranje na padajućem izborniku gumba Sortiraj i filtriranje ili pritiskom na Alt+HSU.

Odaberite naziv polja prema kojem prvo želite da se zapisi razvrstaju s padajućeg popisa Sortiraj po.

Ako želite da se zapisi poredaju silaznim redoslijedom, ne zaboravite također odabrati opciju silaznog sortiranja (Z do A, od najmanjeg do najvećeg ili od najstarijeg do najnovijeg) s padajućeg popisa Redoslijed s desne strane.

(Neobavezno) Ako prvo polje sadrži duplikate i želite odrediti kako su zapisi u ovom polju razvrstani, kliknite gumb Dodaj razinu da biste umetnuli drugu razinu sortiranja, odaberite drugo polje za razvrstavanje s padajućeg popisa Zatim po, i odaberite uzlaznu ili silaznu opciju s padajućeg popisa Redoslijed s njegove desne strane.

(Izborno) Ako je potrebno, ponovite korak 4, dodajući onoliko dodatnih razina sortiranja koliko je potrebno.

Kliknite OK ili pritisnite Enter.

Excel zatvara dijaloški okvir Sortiranje i razvrstava zapise na popisu podataka pomoću polja za sortiranje prema njihovim razinama u ovom dijaloškom okviru. Ako vidite da ste sortirali bazu podataka po pogrešnim poljima ili pogrešnim redoslijedom, kliknite gumb Poništi na alatnoj traci za brzi pristup ili pritisnite Ctrl+Z da biste odmah vratili zapise popisa podataka na prethodni redoslijed.

Prema zadanim postavkama, kada izvodite operaciju razvrstavanja, Excel pretpostavlja da razvrstavate popis podataka koji ima redak zaglavlja (s nazivima polja) koji se ne smije preurediti s ostatkom zapisa prilikom sortiranja. Možete, međutim, koristiti značajku Sortiranje za sortiranje odabira ćelije koja nema takav redak zaglavlja. U tom slučaju morate navesti ključeve za razvrstavanje prema slovu stupca i svakako poništite potvrdni okvir Moji podaci imaju zaglavlja kako biste uklonili njegovu kvačicu u dijaloškom okviru Sortiranje.