Rad s popisima distribucije u Outlooku

Možete stvoriti popis distribucije u modulu kontakata programa Outlook koji uključuje ime više osoba za vrijeme kada šaljete poruku nekoliko osoba istovremeno. Također možete dodijeliti kategorije svojim popisima distribucije (baš kao što možete s pojedinačnim kontaktima) i možete poslati popis distribucije drugim osobama kao privitak e-poruci kako bi mogli koristiti isti popis kao i vi ako su također koristeći Outlook.

Izrada liste distribucije

Stvaranje distribucijskog popisa jednostavno je sastavljanje imena za svoj popis i odabir iz zbirke imena koju ste pohranili na svom sustavu. Popis za distribuciju ne prati telefonske brojeve i poštanske adrese, već samo adrese e-pošte.

Da biste stvorili popis distribucije u svom modulu za kontakte, slijedite ove korake:

1. Odaberite File –> New –> Distribution List (ili pritisnite Ctrl+Shift+L).

Pojavljuje se dijaloški okvir Popis distribucije.

2. Upišite naziv koji želite dodijeliti svom popisu distribucije.

Ime koje upišete pojavljuje se u tekstualnom okviru Ime.

3. Kliknite gumb Odaberi članove.

Pojavljuje se dijaloški okvir Odabir članova koji prikazuje popis dostupnih imena na lijevoj strani i prazan okvir s desne strane.

4. Dvaput kliknite ime svake osobe koju želite dodati na svoj popis distribucije.

Svaki naziv koji dvaput kliknete pojavljuje se u stupcu Dodaj na popis distribucije na desnoj strani dijaloškog okvira.

5. Kada završite s odabirom imena, kliknite U redu.

Zatvara se dijaloški okvir Odabir članova.

6. Kliknite Spremi i zatvori (ili pritisnite Alt+S).

Dijaloški okvir Popis distribucije zatvara se i vaš popis distribucije pojavljuje se na vašem popisu kontakata.

Kada stvarate popis za distribuciju, možda ćete htjeti uključiti i adrese e-pošte osoba koje nisu uključene u vaš popis kontakata ili bilo koji od vaših drugih Outlook adresara. Da biste dodali takvog autsajdera na svoj popis za distribuciju, kliknite Dodaj novi (umjesto Odaberi članove) u 4. koraku iznad. Unesite ime i adresu e-pošte osobe koju želite dodati u dijaloški okvir Dodaj nove članove, kliknite U redu i slijedite ostale korake na potpuno isti način.

Uređivanje distribucijskog popisa

Ljudi dolaze i ljudi odlaze na distribucijskim listama, baš kao i svugdje drugdje. Srećom, popise možete uređivati. Samo kliknite ikonu Kontakti u navigacijskom oknu i dvaput kliknite naziv jednog od vaših popisa distribucije (unosi koji prikazuju malu dvoglavu ikonu desno od njihovih imena). Kada otvorite unos popisa distribucije, vidjet ćete isti zaslon koji ste vidjeli kada ste prvi put kreirali popis. Ovdje imate nekoliko korisnih opcija:

• Za uklanjanje člana s popisa: Kliknite to ime i kliknite gumb Ukloni.

• Za odabir novog člana s imena koja se već nalaze na vašem popisu kontakata ili popisu globalnih adresa: Kliknite Odaberi članove i slijedite istu rutinu koju koristite kada stvarate popis.

• Da biste dodali osobu čija adresa e-pošte nije navedena ni u jednom od vaših adresara: Kliknite gumb Dodaj novo, unesite ime i adresu e-pošte te osobe i kliknite U redu.

Korištenje liste distribucije

Popisi za distribuciju prikazuju se kao stavke na vašem popisu kontakata zajedno s imenima ljudi — tako (kao što vjerojatno možete pretpostaviti) možete koristiti Popis za distribuciju za adresiranje poruke e-pošte kao što biste to učinili s bilo kojim kontaktom. Evo kako:

• Možete povući karticu za Popis distribucije u svoju pristiglu poštu kako biste stvorili novu poruku e-pošte na tom popisu.

• Možete upisati naziv popisa distribucije u red Prima: poruke e-pošte i kliknuti gumb Provjeri imena na alatnoj traci.

Kada Outlook doda podcrtano ime u okvir Za:, znate da će vaša poruka otići osobama na vašem popisu za distribuciju.