Rad s Excel radnim knjigama: žongliranje s više Excel listova

Morate razumjeti kako raditi s više od jednog Excel radnog lista u radnoj knjizi, ali je također važno razumjeti zašto biste uopće htjeli napraviti tako ludu stvar. Najčešća situacija je, naravno, kada imate hrpu Excelovih listova koji su međusobno povezani i, stoga, prirodno pripadaju istoj radnoj knjizi.

Na primjer, razmotrite slučaj Mother Goose Enterprises s različitim tvrtkama: Jack Sprat Diet Centers; Jack and Jill Trauma Center;, Dogice za pse majke Hubbard; Rub-a-Dub-Dub hidromasažne kade i toplice; Georgie Porgie puding pite; Hickory, Dickory, Popravak dock sata; Mali Bo Peep detektivi kućnih ljubimaca; Simple Simon Pie Shoppes; i Jack Be Nimble Svijećnjaci. Kako biste pratili godišnju prodaju za sve te tvrtke, možete izraditi Excel radnu knjigu koja sadrži radni list za svaku od devet različitih tvrtki.

Čuvajući podatke o prodaji za svaku tvrtku na drugom listu iste Excel radne knjige, dobivate sve sljedeće prednosti:

• Možete unijeti stvari koje su potrebne u sve prodajne radne listove (ako odaberete te kartice listova) samo tako da ih jednom upišete u prvi radni list.
• Kako biste vam pomogli u izradi radnog lista za prodaju prve tvrtke, možete priložiti makronaredbe trenutnoj radnoj knjizi tako da budu lako dostupne kada kreirate radne listove za druge tvrtke. ( Makro je slijed često izvođenih, ponavljajućih zadataka i izračuna koje snimate radi lakše reprodukcije.)
• Možete brzo usporediti prodaju jedne tvrtke s prodajom druge.
• Možete ispisati sve prodajne podatke za svaku tvrtku kao jedno izvješće u jednoj operaciji ispisa.
• Možete jednostavno izraditi grafikone koji uspoređuju određene podatke o prodaji iz različitih radnih listova.
• Možete jednostavno postaviti sažeti radni list s formulama koje zbrajaju tromjesečnu i godišnju prodaju za svih devet tvrtki.

Rad s novim Excel listovima u radnoj knjizi

Svaka prazna Excel radna knjiga koju otvorite sadrži jedan radni list s prozaičnim nazivom Sheet1. Da biste dodali više listova u radnu knjigu, jednostavno kliknite gumb Novi list na statusnoj traci (onoj sa znakom plus u krugu). Svakom radnom listu koji dodate pomoću naredbenog gumba Novi list dodjeljuje se generički naziv lista sa sljedećim dostupnim brojem koji mu se dodaje, pa ako dvaput kliknete ovaj gumb u novoj radnoj knjizi koja sadrži samo List1, Excel dodaje List2 i List3. Ovi nazivi radnih listova pojavljuju se na karticama pri dnu prozora Radna knjiga.

Za prijelaz s jednog Excel radnog lista na drugi, jednostavno kliknite karticu koja sadrži naziv lista koji želite vidjeti. Excel zatim dovodi taj radni list na vrh hrpe, prikazujući njegove informacije u trenutnom prozoru radne knjige. Uvijek možete odrediti koji je radni list trenutačni jer je njegov naziv podebljan na kartici i njegova se kartica pojavljuje kao produžetak trenutnog radnog lista s podebljanom crtom koja se pojavljuje duž donjeg ruba.

Jedini problem s premještanjem na novi Excel list klikom na njegovu karticu lista javlja se kada radnoj knjizi dodate toliko radnih listova da nisu sve kartice lista vidljive u bilo kojem trenutku, a kartica lista koju želite kliknuti nije vidljiva u radna knjiga označena na statusnoj traci elipsom (tri točke za redom) koja se pojavljuje odmah nakon posljednje vidljive kartice lista.

Kako bi riješio problem da sve kartice lista nisu vidljive, Excel nudi dva gumba za pomicanje kartica na statusnoj traci prije prve kartice lista koje možete koristiti za prikaz novih kartica lista:

• Kliknite gumb za pomicanje Sljedeća kartica (s trokutom usmjerenim udesno) da biste prikazali sljedeću nevidljivu karticu lista s desne strane. Držite pritisnutu tipku Shift dok kliknete ovaj gumb za pomicanje po nekoliko kartica odjednom. Držite pritisnutu tipku Ctrl dok kliknete ovaj gumb da biste prikazali posljednju skupinu listova, uključujući karticu posljednjeg lista.
• Kliknite gumb za pomicanje Prethodna kartica (s trokutom usmjerenim lijevo) da biste prikazali sljedeću nevidljivu karticu lista s lijeve strane. Držite pritisnutu tipku Shift dok kliknete ovaj gumb za pomicanje po nekoliko kartica odjednom. Držite pritisnutu tipku Ctrl kada kliknete ovaj gumb kako biste prvu grupu kartica lista, uključujući prvu karticu, prikazali.
• Desnom tipkom miša kliknite gumb za pomicanje bilo koje kartice da biste otvorili dijaloški okvir Aktiviraj koji prikazuje popis svih radnih listova. Da biste aktivirali radni list na ovom popisu, odaberite ga, a zatim OK.

Desnom tipkom miša kliknite gumb za pomicanje kartice za prikaz dijaloškog okvira Aktiviraj s popisom svih radnih listova u radnoj knjizi.

Samo nemojte zaboraviti da pomicanje kartice lista u prikaz nije isto što i odabir: i dalje morate kliknuti karticu za željeni list da biste ga doveli na prednji dio snopa (ili ga odaberite u dijaloškom okviru Aktiviraj ).

Da biste olakšali pronalaženje kartice lista koju želite odabrati, a da ne morate previše pomicati kartice, povucite traku za razdvajanje kartica (tri okomite točke koje odmah slijede gumb Novi list) udesno. Na taj će se način otkriti više kartica listova na statusnoj traci, što posljedično čini vodoravnu traku za pomicanje kraćom. Ako vam uopće nije stalo do korištenja vodoravne trake za pomicanje, možete povećati broj kartica lista u prikazu tako da se zapravo riješite ove trake za pomicanje. Da biste to učinili, povucite traku za razdvajanje kartica udesno dok ne udari oko vertikalne trake za razdvajanje.

Kada želite vratiti vodoravnu traku za pomicanje na njezinu normalnu duljinu, možete ručno povući traku za razdvajanje kartica ulijevo ili je jednostavno dvaput kliknuti.

Prelazak s jednog Excel lista na drugi pomoću tipkovnice

Možete zaboraviti sve o gumbima za pomicanje kartica i karticama listova i jednostavno prelaziti naprijed-natrag kroz listove u radnoj knjizi pomoću tipkovnice. Da biste prešli na sljedeći radni list u radnoj knjizi, pritisnite Ctrl+PgDn. Da biste prešli na prethodni radni list u radnoj knjizi, pritisnite Ctrl+PgUp. Lijepa stvar u korištenju tipkovničkih prečaca Ctrl+PgDn i Ctrl+PgUp je da rade bez obzira na to da li je sljedeća ili prethodna kartica lista prikazana u prozoru Radne knjige!

Masovno uređivanje Excelovih listova

Svaki put kada kliknete karticu lista, odaberete taj radni list i učinite ga aktivnim, omogućujući vam da izvršite sve potrebne promjene u njegovim ćelijama. Međutim, možete naići na trenutke kada želite odabrati hrpe radnih listova tako da možete napraviti iste izmjene uređivanja na svim njima istovremeno. Kada odaberete više radnih listova, svaka promjena uređivanja koju izvršite na trenutnom radnom listu - kao što je unos informacija u ćelije ili brisanje stvari iz njih - utječe na iste ćelije u svim odabranim listovima na potpuno isti način.

Pretpostavimo da trebate postaviti novu radnu knjigu s tri radna lista koja sadrže nazive mjeseci u retku 3 počevši od stupca B. Prije nego što unesete siječanj u ćeliju B3 i koristite ručku za automatsko popunjavanje za popunjavanje 11 mjeseci u retku 3, vi odaberite sva tri radna lista (Sheet1, Sheet2 i Sheet3, radi argumenta). Kada unesete nazive mjeseci u treći red prvog lista, Excel će umetnuti nazive mjeseci u retku 3 sva tri odabrana radna lista. (Prilično gladak, ha?)

Isto tako, pretpostavimo da imate drugu radnu knjigu u kojoj se trebate riješiti Sheet2 i Sheet3. Umjesto da kliknete Sheet2, kliknete Početna → Izbriši → Izbriši list na vrpci ili pritisnete Alt+HDS, a zatim kliknete Sheet3 i ponovite naredbu Izbriši list, odaberite oba radna lista, a zatim ih jednim potezom isključite tako što ćete kliknuti Početna → Izbriši → Izbriši list na vrpci ili pritiskom na Alt+HDS.

Da biste odabrali hrpu radnih listova u radnoj knjizi programa Excel, imate sljedeće mogućnosti:

• Da biste odabrali grupu susjednih radnih listova, kliknite prvu karticu lista, a zatim pomičite kartice lista dok ne vidite karticu posljednjeg radnog lista koji želite odabrati. Držite tipku Shift dok kliknete zadnju karticu lista da odaberete sve kartice između - stara metoda Shift-klik primijenjena na kartice radnog lista.
• Da biste odabrali grupu ne-susjednih radnih listova, kliknite prvu karticu lista, a zatim držite pritisnutu tipku Ctrl dok kliknete kartice drugih listova koje želite odabrati.
• Da biste odabrali sve listove u radnoj knjizi, desnom tipkom miša kliknite karticu radnog lista koji želite da bude aktivan i odaberite Odaberi sve listove iz izbornika prečaca koji se pojavi.

Excel vam prikazuje radne listove koje odaberete tako da njihove kartice lista pretvorite u bijelo (iako je samo naziv kartice aktivnog lista podebljan) i prikazuje [Grupa] nakon naziva datoteke radne knjige na naslovnoj traci prozora Excel.

Da biste poništili odabir grupe radnih listova kada završite s uređivanjem grupe, jednostavno kliknite karticu radnog lista koja nije odabrana (to jest, zasivljena). Također možete poništiti odabir svih odabranih radnih listova osim onog koji želite da bude aktivan tako da desnom tipkom miša kliknete karticu lista koji želite da se prikaže u prozoru Radna knjiga, a zatim kliknete Razgrupiraj listove na njegovom izborniku prečaca.