Pronalaženje zapisa u vašim Access 2003 tablicama

Kada želite pronaći određeni zapis, stvaranje upita je pretjerano. Na sreću, Access 2003 ima brz način za pronalaženje jednog određenog podatka u tablicama i obrascima vašeg projekta: naredbu Find.

Traženje je dostupno i na alatnoj traci i kroz glavni izbornik. (Odaberite Uredi –> Pronađi. Ljudi orijentirani na tipkovnicu mogu pritisnuti Ctrl+F.) Access 2003 nije briga na koji način ćete pokrenuti naredbu Find – radi isto s bilo koje strane.

Iako je naredba Find prilično jednostavna za korištenje sama po sebi, poznavanje nekoliko trikova čini da radi najbolje što može. Nakon što upoznate osnove Finda (obrađene u sljedećem odjeljku), možete fino podesiti naredbu Find koristeći savjete u odjeljku pod nazivom "Podešavanje pretraživanja za brzinu i točnost", kasnije u ovom članku. Taj odjeljak pokazuje vam kako podesiti postavke Find za detaljnije misije pretraživanja.

Prvo pronaći prve stvari (i sljedeće stvari nakon toga)

Korištenje naredbe Find jednostavan je zadatak. Evo kako to radi:

1. Otvorite tablicu ili obrazac koji želite pretraživati.

Da, Find funkcionira i u prikazu podatkovne tablice i s pristupnim obrascima.

2. Kliknite polje koje želite pretraživati.

Naredba Find pretražuje trenutno polje u svim zapisima tablice, stoga provjerite jeste li kliknuli desno polje prije pokretanja procesa Find. Access 2003 ne mari na koji zapis klikneš — sve dok pogodiš pravo polje, Access je zadovoljan. (I važno je da vaš softver bude zadovoljan!)

3. Pokrenite naredbu Find klikom na gumb Nađi na alatnoj traci (onaj na kojem je dalekozor) ili odabirom Uredi –> Pronađi.

Pokreće se dijaloški okvir Find and Replace.

4. Upišite tekst koji tražite u okvir Find What, kao što je prikazano na slici 1.

Odvojite trenutak i provjerite pravopis prije početka pretraživanja. Pristup nije dovoljno svijetao da shvati da zapravo mislite na heroja kada upišete nulu.

Slika 1: Dijaloški okvir Find and Replace spreman je za obavljanje svojih zadataka.

5. Kliknite Find Next za početak pretraživanja.

Prije nego što možete brojati do jedne po osmine, naredba Find prati zapis koji želite, pomiče kursor tamo i ističe odgovarajući tekst. Međutim, ako Find ništa ne locira, žali se zbog svog neuspjeha u malom dijaloškom okviru.

6. Ako Find nije pronašao ono što ste tražili:

• a. Kliknite OK kako bi dijaloški okvir nestao.

• b. Provjerite jeste li kliknuli u ispravno polje i sve ispravno napisali u okviru Find What.

• Možda ćete htjeti provjeriti posebne opcije za traženje koje su obuhvaćene u sljedećem odjeljku kako biste vidjeli da li jedna od njih kvari vaše pretraživanje.

• c. Ponovno kliknite Find Next.

Što ako prvi zapis koji Access pronađe nije onaj koji tražite? Pretpostavimo da želite drugog, trećeg ili četrnaestog Johna Smitha na tablici? Nema problema — zato dijaloški okvir Find and Replace ima gumb Pronađi sljedeće. Nastavite klikati Pronađi dalje dok Access ne dođe do zapisa koji želite ili vam kaže da odustaje od pretraživanja.

Ugađanje traženje brzine i točnosti

Ponekad samo navođenje informacija u okviru Pronađi što nije dovoljno. Ili ste pronašli previše zapisa ili oni koji se podudaraju nisu oni koje želite. Najbolji način da smanjite broj pogrešnih podudaranja je dodavanje više pojedinosti u pretragu.

Precizno podešavanje također čini potjeru bržom.

Access nudi nekoliko alata za fino podešavanje Find. Otvorite dijaloški okvir Pronađi i zamijeni klikom na gumb Pronađi na alatnoj traci ili odabirom Uredi –> Pronađi. Sljedeći popis opisuje kako koristiti različite opcije:

• Traži u: prema zadanim postavkama, Access traži podudaranja samo u trenutnom polju — u koje god polje ste kliknuli prije pokretanja naredbe Find. Da biste rekli Accessu da umjesto toga traži cijelu tablicu, promijenite postavku Look In u opciju Tablica , kao što je prikazano na slici 2.

Slika 2: Za pretraživanje cijele tablice promijenite postavku Look In.

• Podudaranje: Access daje nekoliko glupih pretpostavki, a ova je postavka dobar primjer. Prema zadanim postavkama, Podudaranje je postavljeno na Cijelo polje, što pretpostavlja da želite pronaći samo polja koja u potpunosti odgovaraju vašem tekstu za pretraživanje. Postavka Cijelo polje znači da traženje Sama ne pronalazi polja koja sadrže Samuela, Samanthu ili Mosamu. Nije previše svijetlo za tako skup program, zar ne? Promijenite ovo ponašanje prilagođavanjem postavke Podudaranja na Bilo koji dio polja, što omogućuje podudaranje bilo gdje u polju (pronalaženje Samuela i novog uzorka proizvoda), ili na Početak polja, koji prepoznaje samo utakmicu koja počinje od početka polja. Da biste promijenili ovu postavku, kliknite strelicu prema dolje pored polja (pogledajte sliku 3), a zatim odaberite svoj izbor na padajućem izborniku koji se pojavi.

Slika 3: Pogledajte sva ta mala polja pomoću opcije Match.

• Pretraživanje: ako pronađete previše podudaranja, pokušajte ograničiti pretraživanje na jedan određeni dio tablice pomoću opcije Pretraživanje. Pretraživanje govori naredbi Find da traži bilo koju od njih

• Na svim zapisima u tablici (zadana postavka)

• Gore ili Dolje od trenutnog zapisa

• Klikom na zapis na pola tablice, a zatim reći Accessu da traži dolje od tamo, vaše pretraživanje ograničava na donji dio tablice.

• Podesite postavke pretraživanja klikom na strelicu prema dolje pored okvira za pretraživanje i odabirom odgovarajućeg izbora s padajućeg izbornika.

• Podudaranje velikih i malih slova : Podudaranje velikih i malih slova zahtijeva da pojam koji tražite bude potpuno isti kao vrijednost pohranjena u bazi podataka, uključujući velika i mala slova znakova. Drugim riječima, ako baza podataka sadrži čudno napisano velikim slovima ime SmItH, Match Case pronalazi tu vrijednost samo ako tražite naziv koristeći potpuno isto neparno pisanje (u ovom slučaju, SmItH) . Match Case radi vrlo dobro kada pretražujete imena u vašoj bazi podataka.

• Formatirana polja pretraživanja: ova opcija daje upute Accessu da pogleda formatiranu verziju polja umjesto stvarnih podataka koje ste upisali. Ograničavanje pretraživanja na ovaj način je zgodno kada pretražujete datume, ID-ove jedinica za čuvanje zaliha ili bilo koje drugo polje s dosta specijaliziranog oblikovanja. Uključite Formatirana polja za pretraživanje klikom na potvrdni okvir pored njih. Ova postavka ne radi s Podudaranje velikih i malih slova, pa ako je označeno Podudaranje velikih i malih slova, Polja pretraživanja kao formatirana izgledaju zatamnjena. U tom slučaju poništite kvačicu Podudaranje velikih i malih slova da vratite formatirana polja za pretraživanje.

• Većinu vremena ova opcija ne čini veliku razliku u vašem životu. Zapravo, jedini put kada vam je vjerojatno stalo do ove opcije Find je kada (ili ako) pretražujete mnoga visoko formatirana polja.

Ako vaša naredba Find ne radi onako kako mislite da bi trebala, provjerite opcije na prethodnom popisu. Vjerojatnost je da jedna ili više od ovih opcija nije točno postavljeno!