Pronalaženje pravog alata Access 2013 za uklanjanje smeća

Ako su podaci koji ulaze u vašu bazu podataka putem tablica i obrazaca smeće, svaki izlaz ili analiza koju napravite s upitima i izvješćima također će vam dati smeće. Srećom, Access nudi mnogo alata koji će vam pomoći da se uvjerite da su podaci koji ulaze u svako polje podaci koji bi trebali ići u to polje. U prikazu dizajna tablice možete pronaći mnoge alate koji čuvaju smeće:

• Vrsta podataka: Koristite ispravnu vrstu podataka kako biste spriječili unos podataka pogrešne vrste.

• Veličina polja: Ovo svojstvo ograničava broj znakova. Ako znate da polje nikada ne smije prelaziti četiri znaka, na primjer, postavite Veličina polja na 4.

• Format: ovo svojstvo čini da podaci izgledaju ispravno. Tekst možete promijeniti na sva velika ili mala slova, na primjer.

• Ulaz Maska: ulaz maska ograničava informacije dopuštena u polju određivanjem što znakova možete unijeti. Upotrijebite masku za unos kada znate oblik koji bi podaci trebali imati - ako broj narudžbe ima dva slova iza kojih slijede četiri znamenke, na primjer. Telefonski brojevi i poštanski brojevi su drugi primjeri polja u kojima su maske unosa korisne. Maske unosa rade sa svojstvom polja Format.

• Zadana vrijednost: Ovo svojstvo definira vrijednost koja se pojavljuje prema zadanim postavkama ako nije unesena druga vrijednost. Zadana vrijednost se pojavljuje u polju sve dok se ne unese druga vrijednost.

• Pravilo za provjeru valjanosti polja ili zapisa : podaci moraju proći ovo pravilo prije nego što se unesu. Ovo svojstvo radi s pravilom svojstva Tekst provjere valjanosti.

• Obavezno: Ovo svojstvo navodi da polje mora imati vrijednost da biste spremili zapis. Kada nije unesena vrijednost, Access ne stvara novi zapis kada se pritisne Tab ili Enter, a gumb Novi zapis je zasivljen.

• Dopusti nultu duljinu : Ovo svojstvo određuje je li dopušten unos nulte duljine kao što je “” (navodnici bez razmaka između njih) (samo za polja Text, Long Text i Hyperlink). Polje nulte duljine omogućuje vam da razlikujete informacije koje ne postoje i nultu vrijednost (prazna) koja je nepoznata ili nije unesena. Kada je ova opcija postavljena, dopušta niz nulte duljine u obaveznom polju. Možda ćete htjeti koristiti ulaznu masku kako bi polje nulte duljine izgledalo drugačije od nulte vrijednosti kada su obje dopuštene.

• Indeksirano: kada odaberete indeksiranje polja, možete odrediti da u polju nisu dopuštene duple vrijednosti. Ovom svojstvu se također može pristupiti iz prikaza podatkovne tablice; to je potvrdni okvir na kartici Datasheet na vrpci.

• Polja pretraživanja: Ovo svojstvo omogućuje korisniku da odabere vrijednost za polje koje je pohranjeno u drugom polju, čime se eliminiraju mnoge pravopisne pogreške i standardiziraju opcije za polje. Upotrijebite čarobnjak za traženje za stvaranje polja za pretraživanje.