Pristupite obrascima i izvješćima za 2007 za LuckyTemplates Cheat Sheet

Korištenje programa Access 2007 za stvaranje upita, obrazaca i izvješća može biti pojednostavljeno ako poznajete najčešće korištene upite u Accessu, alate za obrasce i izvješća te nekoliko korisnih funkcija. S moćnim alatom kao što je Access 2007, organizirat ćete svoje podatke u kratkom roku i na putu stvaranja boljih obrazaca i izvješća.

8 često korištenih upita u Accessu 2007

Upiti su važni ključevi koji vam mogu pomoći da stvorite vrste obrazaca i izvješća koje želite u Accessu 2007. Evo popisa osam najčešće korištenih upita:

• Dodati: Dodaje zapise postojećoj tablici.

• Unakrsna tablica: izračunava i prikazuje sažete rezultate pomoću izgleda nalik proračunskoj tablici.

• Izbriši: Trajno uklanja određeni skup zapisa.

• Make-Table: Stvara novu tablicu i dodaje zapise u novu tablicu.

• Parametar: traži kriterije odabira zapisa kad god se upit izvrši.

• Odaberi: Prikazuje zapise koji odgovaraju određenom skupu kriterija.

• Specifični za SQL: Upiti koji se mogu kreirati samo pomoću SQL izraza.

• Ažuriranje: mijenja postojeće zapise u bazi podataka.

Pristupite 2007 alatima za obrasce i izvješća

Stvaranje vašeg prvog pristupnog obrasca od nule u prikazu dizajna može se činiti pomalo zastrašujućim. Kada odaberete ovu opciju, suočeni ste s praznom mrežom, vrpcom punom alata za ikone čudnog izgleda iznad nje i nemate pojma što učiniti sljedeće.

Evo kratkog opisa raznih alata na koje ćete naići na vrpci:

• Odaberi objekte: kliknite ovaj gumb za korištenje pokazivača miša za odabir objekata koje ste dodali u obrazac.

• Kontrolni čarobnjaci: kliknite ovaj gumb da biste omogućili čarobnjake koji vam pomažu da dodate određene vrste objekata kao što su kombinirani okviri i gumbi za naredbe u vaše obrasce. I kombinirani okviri i naredbeni gumbi objašnjeni su drugdje na ovom popisu.

• Oznaka: kliknite ovaj gumb za dodavanje jednostavne tekstualne oznake bilo gdje na obrascu.

• Tekstni okvir: Kliknite ovaj gumb da dodate tekstualni okvir u obrazac. Za razliku od oznake, tekstualni okvir može se postaviti tako da mijenja informacije koje prikazuje kada se koristi obrazac. Tekstni okviri zapravo imaju dva dijela — oznaku i okvir u koji korisnik može unijeti podatke.

• Grupa opcija: Kliknite ovaj gumb za stvaranje skupa povezanih gumba opcija (kao što su oporezivi i oslobođeni od poreza). Gumbi funkcioniraju kao grupa, a istovremeno možete odabrati samo jednu opciju. Na primjer, možete odabrati oporezivo ili oslobođeno poreza za narudžbu, ali ne oboje.

• Gumb za uključivanje/ isključivanje: kliknite ovaj gumb da biste dodali gumb koji ima dva stanja – gore za isključeno i dolje za uključeno. Na primjer, gore za oporezive i dolje za neoporezive.

• Gumb s opcijama: kliknite ovaj gumb da biste dodali gumbe opcija koji rade kao gumb za uključivanje/isključivanje ili potvrdni okvir. Općenito, koristite gumbe opcija u grupi opcija kako biste ograničili korisnika da odabere više od jedne stavke u grupi.

• Potvrdni okvir: Kliknite ovaj gumb za dodavanje stavke koja se može odabrati ili poništiti odabir neovisno o drugim opcijama.

• Kombinirani okvir: Kliknite ovaj gumb za dodavanje okvira u koji korisnik može odabrati s popisa opcija ili unijeti novu vrijednost. Na primjer, možete imati popis knjiga vašeg omiljenog autora kao stavke koje možete predložiti, ali i dopustiti korisniku da unese ime knjige koja nije na popisu.

• Okvir s popisom: Kliknite ovaj gumb za stvaranje okvira s popisom iz kojeg korisnik može odabrati skup već postojećih vrijednosti. Okvir s popisom izgleda nešto poput kombiniranog okvira, ali ne dopušta korisniku da unese nove vrijednosti.

• Gumb za naredbe (ili samo običan gumb): Kliknite ovaj gumb da biste dodali gumb koji izvršava makronaredbu ili proceduru VBA (Visual Basic za aplikacije).

• Slika: kliknite ovaj gumb za dodavanje digitalne slike (kao što je logotip tvrtke) u obrazac.

• Nevezani okvir objekta: Kliknite ovaj gumb za dodavanje objekata poput teksta ili slika koji se ne mijenjaju pri pomicanju između zapisa.

• Vezani okvir objekta: Kliknite ovaj gumb za dodavanje objekata koji se mijenjaju kada se informacije u bazi podataka promijene — kao što su slike koje su pohranjene u poljima u tablici.

• Prijelom stranice: Kliknite ovaj gumb za stvaranje višestraničnih obrazaca kada imate previše objekata za prikaz na jednoj stranici.

• Kontrola kartice: Kliknite ovaj gumb za stvaranje obrasca s dvije ili više kartica koje grupiraju povezane objekte.

• Podobrazac/podizvješće: kliknite ovaj gumb da biste dodali podobrazac tako da korisnik može vidjeti zapise iz povezane tablice — kao što su pojedinačne stavke retka u narudžbi.

• Linija: Kliknite ovaj gumb za dodavanje redaka u obrazac kako biste razlikovali različite grupe objekata na obrascu.

• Pravokutnik: Kliknite ovaj gumb da biste nacrtali pravokutnik na obrascu tako da korisnici mogu vidjeti kako su objekti povezani.

Korisne funkcije u programu Access 2007

Iako Access 2007 ima nekoliko ugrađenih funkcija, ne smijete koristiti više od nekoliko njih u svojim izvješćima. Ipak, ako ne znate da su dostupne, mogli biste propustiti mnoge funkcije koje bi vam mogle biti korisne.

Iako je ovaj popis daleko od opsežnog, ova tablica prikazuje brojne funkcije koje biste mogli upotrijebiti kada želite nešto više od običnog zbroja.