Pristupite 2010 Sve-u-jednom za LuckyTemplates Cheat Sheet

Kako dizajnirati relacijsku bazu podataka u Accessu 2010

Kada koristite program baze podataka kao što je Access 2010, ne možete tek tako početi unositi podatke. Umjesto toga, trebate izraditi dizajn relacijske baze podataka, dijeleći svoje podatke u jednu ili više tablica, od kojih se svaka sastoji od polja (koja su poput stupaca u proračunskoj tablici). Tablice se povezuju pomoću relacijskih spojeva, gdje polje u jednoj tablici odgovara (odnosi se na) polje u drugoj. Ovdje je opća ideja.

1. Identificirajte svoje podatke .

   Napravite popis mogućih polja (dijelova informacija), uključujući tekst, broj, datum, istinito/netočno i druge vrste podataka.

2. Uklonite suvišna polja.

   Nemojte spremati iste informacije na više od jednog mjesta. Ako možete izračunati jedno polje iz drugog, pohranite samo jedno. (Na primjer, pohranite datum rođenja ili dob, ali ne oboje.)

3. Organizirajte polja u tablice.

   Grupirajte svoja polja prema onome što opisuju, tako da svaka grupa postaje tablica. Na primjer, baza podataka za unos narudžbe za trgovinu može imati jednu tablicu za kupce, jednu za proizvode i jednu za narudžbe.

4. Dodajte tablice za kodove i kratice.

   Planirajte uključiti tablicu naziva država i dvoslovnih kodova, te tablicu svakog drugog koda ili kratice koju namjeravate koristiti u bazi podataka. Ove tablice ćete koristiti za izradu padajućih popisa vrijednosti koje možete birati prilikom unosa zapisa.

5. Odaberite primarni ključ za svaku tablicu.

   Primarni ključ je polje koje jedinstveno identificira svaki zapis u tablici. Možete reći Accessu da svakom zapisu dodijeli jedinstveni ID broj pomoću polja AutoNumber.

6. Povežite tablice.

   Pogledajte koje tablice sadrže polja koja odgovaraju poljima u drugim tablicama. U bazi podataka za unos narudžbe, tablica Narudžbe mora sadržavati polje za identifikaciju kupca koji je dao narudžbu – polje koje odgovara polju primarnog ključa u tablici Kupci. Većina relacija je jedan prema više, gdje se jedan zapis u jednoj tablici može podudarati s više od jednog (ili bez) zapisa u drugoj tablici.

Savjeti za odabir vrsta polja u programu Access 2010

Kada dizajnirate bazu podataka u Accessu 2010, vi odlučujete koje vrste će biti svako polje. Evo savjeta kada koristiti koju vrstu polja.

Handy Access 2010 Tipkovnički prečaci

Ovi tipkovnički prečaci posebno su korisni u Accessu 2010. Neki prečaci na tipkama rade bilo gdje u Accessu 2010, dok drugi rade samo u određenim prikazima, kao što je navedeno.

Secrets of Access 2010 Dizajn baze podataka

Evo pet zapovijedi dizajna baze podataka, bilo da koristite Access 2010 ili neki drugi program za baze podataka. Dobro osmišljena baza podataka olakšava održavanje vaših podataka.

• Pohranite informacije tamo gdje im je mjesto, a ne gdje se pojavljuju. Gdje pohranjujete informacije nema nikakve veze s tim gdje se pojavljuju. U proračunsku tablicu upisujete informacije gdje želite da se pojavljuju kada ispisujete proračunsku tablicu, ali baze podataka rade drugačije. U bazi podataka pohranjujete informacije u tablice na temelju strukture informacija. Dio informacija može se pojaviti u puno različitih izvješća, ali pohranjujete ga u samo jedno polje u jednoj tablici.

• Pohranite informacije onako kako stvarno postoje, a ne kako želite da se prikazuju u određenom izvješću. Ovo je posljedica prvog pravila. Ako želite da se naslovi knjiga pojavljuju u svim velikim (velikim) slovima u vašim narudžbenicama, Access može umjesto vas pisati naslove velikim slovima. Pohranite naslove knjiga s ispravnim velikim slovima kako ih ne biste zaglavili velikim slovima u svakom izvješću. Access ima puno ugrađenih funkcija koje mogu prilagoditi način na koji su tekst, brojevi i datumi oblikovani.

• Smeće unutra, smeće van (GIGO). Ako se ne trudite stvoriti dobar, razuman dizajn za svoju bazu podataka — i ako ne pazite da unosite točne, čiste podatke — vaša će baza podataka završiti puna smeća.

  Dobro dizajniranu bazu podataka lakše je održavati nego loše dizajniranu jer se svaka informacija pohranjuje samo jednom, u jasno imenovano polje u jasno imenovanoj tablici, s odgovarajućim pravilima provjere valjanosti. Da, zvuči kao puno posla, ali čišćenje baze podataka od 10.000 netočnih zapisa je (oprostite na podcjenjivanju) još više posla.

• Odvojite svoje podatke od svojih programa. Ako kreirate bazu podataka za dijeljenje (ili distribuciju) drugim ljudima, pohranite sve tablice u jednu bazu podataka ( pozadinu ) i sve ostale objekte u drugu bazu podataka ( prednji kraj ) . Zatim možete povezati ove dvije baze podataka zajedno kako bi sve funkcioniralo. Razdvajanje tablica od svega ostalog pojednostavljuje cijelu rigmarolu ažuriranja upita, obrazaca, izvješća ili drugih stvari kasnije bez ometanja podataka u tablicama.

• Sigurnosno kopirajte rano i često. U redu, ovaj savjet se ne odnosi na dizajn, ali je previše važan za izostavljanje: svaki dan napravite sigurnosnu kopiju svoje baze podataka. Uz sreću, vaš ured već ima sustav redovitih (vjerojatno noćnih) sigurnosnih kopija koji uključuje vašu bazu podataka. Ako ne, napravite sigurnosnu kopiju svoje baze podataka u redovitim intervalima, a svakako prije velikih promjena. Čuvajte nekoliko sigurnosnih kopija, a ne samo onu najnoviju, u slučaju da treba neko vrijeme da se otkrije problem.

Kako ukloniti smeće iz pristupne baze podataka

Ako su podaci koji ulaze u vašu bazu podataka putem tablica i obrazaca smeće, onda će vam svaki izlaz ili analiza koju napravite s upitima i izvješćima također dati smeće. Srećom, Access nudi mnogo alata koji će vam pomoći da se uvjerite da su podaci koji ulaze u svako polje podaci koji bi trebali ići u to polje. U prikazu dizajna tablice možete pronaći mnoge alate za čuvanje smeća:

• Vrsta podataka : Koristite ispravnu vrstu podataka kako biste spriječili unos podataka pogrešne vrste.

• Veličina polja: Ograničava broj znakova. Na primjer, ako znate da polje nikada ne smije prelaziti četiri znaka, postavite veličinu polja na 4 znaka.

• Format: čini da podaci izgledaju ispravno. Na primjer, možete promijeniti tekst na sva velika ili mala slova. Maske za unos, na primjer, rade sa svojstvom polja Format.

• Ulaz Maska : ulaz maska ograničava informacije dopuštena u polju određivanjem što znakova možete unijeti. Upotrijebite masku za unos kada znate oblik koji podaci trebaju imati - na primjer, ako broj narudžbe ima dva slova iza kojih slijede četiri znamenke. Telefonski brojevi i poštanski brojevi su drugi primjeri polja u kojima su maske unosa korisne.

• Zadana vrijednost : Definira vrijednost koja se pojavljuje prema zadanim postavkama ako nije unesena druga vrijednost. Zadana vrijednost se pojavljuje u polju sve dok se ne unese druga vrijednost.

• Pravilo za provjeru valjanosti polja ili zapisa : Pravilo koje podaci moraju proći prije nego što se unesu. Ovo svojstvo radi s pravilom svojstva Tekst provjere valjanosti .

• Obavezno : Određuje da polje mora imati vrijednost da biste spremili zapis. Kada nije unesena vrijednost, Access ne stvara novi zapis kada se pritisne Tab ili Enter, a gumb Novi zapis je zasivljen.

• Dopusti nultu duljinu : Određuje je li dopušten unos nulte duljine kao što je “” (navodnici bez razmaka između njih) (samo za polja Text, Memo i Hyperlink). Polje nulte duljine omogućuje vam da razlikujete informacije koje ne postoje i nultu vrijednost (praznu) koja je nepoznata ili nije unesena. Kada je ova opcija postavljena, dopušta niz nulte duljine u obaveznom polju. Možda ćete htjeti koristiti ulaznu masku kako bi polje nulte duljine izgledalo drugačije od nulte vrijednosti kada su obje dopuštene.

• Indeksirano : Kada odaberete indeksiranje polja, možete odrediti da u polju nisu dopuštene duple vrijednosti. Ovo svojstvo je također dostupno iz prikaza podatkovne tablice — to je potvrdni okvir na kartici Datasheet na vrpci.

• Polja traženja : dopustite korisniku da odabere vrijednost za polje koje je pohranjeno u drugom polju. To eliminira mnoge pravopisne pogreške i standardizira opcije za polje. Upotrijebite čarobnjak za traženje za stvaranje polja za traženje.

Učinkovito korištenje VBA u Accessu 2010

Kada automatizirate aplikaciju baze podataka Access 2010 pomoću VBA, možete se izgubiti s praznom stranicom na kojoj ćete početi pisati kod. Gdje početi? Evo nekoliko jednostavnih smjernica koje treba slijediti i koje će vam pomoći da pišete VBA kod kao profesionalac:

• Dobiti pomoć. Da, ovaj članak navodi nekoliko načina za poboljšanje korištenja VBA u Accessu, ali pritisnite F1 u bilo kojem trenutku da biste pokrenuli pomoć za Microsoft Office Access, gdje možete saznati i vidjeti primjere VBA koda.

• Koristite preglednik objekata. Preglednik objekata omogućuje vam istraživanje različitih svojstava i metoda objekata u VBA. U prozoru VBA Editor odaberite View → Object Browser — ili jednostavno pritisnite F2.

• Zatražite dodatnu pomoć. Naravno, ugrađeni alati za pomoć unutar Access 2010 VBA su prekrasni, ali također možete koristiti svoj omiljeni preglednik za pretraživanje interneta za pomoć o raznim temama o pisanju VBA koda. Možete čak pronaći primjere koje možete ukrasti - ili posuditi - za vlastiti projekt.

• Obradite svoje pogreške. Čak i najsavršeniji programer ne može spriječiti pojavljivanje pogrešaka, ali ih može spriječiti da dovedu program do zaustavljanja. Upotrijebite VBA-ovo ugrađeno rukovanje pogreškama s naredbama On Error Goto i Resume da uhvatite pogreške i promijenite tijek programa tako da vaše aplikacije ne frustriraju ljude koji ih koriste.

• Koristite funkcije i podprocedure. Koristite funkcije i podprocedure za rukovanje zadacima koje će obavljati različita područja vašeg programa. Općenito je pravilo, ako se nađete da kopirate i lijepite kod iz jednog područja programa u drugo, možda biste željeli taj kod staviti u njegovu vlastitu proceduru.

• Pretvorite makronaredbe u VBA kod. Makro dizajner u Accessu 2010 omogućuje vam da kliknete i odaberete s popisa unaprijed definiranih zadataka kako biste automatizirali svoju aplikaciju. Napravite makronaredbu koja radi ono što želite, a zatim tu makronaredbu pretvorite u VBA kod kako biste vidjeli kako bi željela da je upišete ispočetka.

Dijeljenje podataka s drugim programima iz programa Access 2010

Access 2010 je sama po sebi sjajna aplikacija za baze podataka, ali se također dobro poigrava s drugima. Možete prikazati i dohvatiti podatke iz više različitih programa. Ako program podržava VBA, onda njime možete upravljati iz Accessa. Evo kratkog popisa Microsoftovih aplikacija s kojima možete preuzeti kontrolu i dijeliti podatke:

• Excel: Mnogi korisnici programa Excel na kraju se uključe u Access jer im je potrebna veća struktura za pohranu svojih podataka. Međutim, neki od tih ljudi ne rade, tako da još uvijek postoji jaka veza između Accessa i Excela. Možete koristiti Excel proračunsku tablicu kao tablicu u Accessu ili u potpunosti preuzeti kontrolu nad Excel aplikacijom iz Access VBA.

• SQL Server: SQL Server je poput pristupa na steroidima - barem sa stajališta tablice i upita. Svoje podatke možete premjestiti iz Accessa u SQL Server kako biste poboljšali brzinu i performanse kada koristite velike količine podataka. Nakon što su podaci u SQL Serveru, možete izraditi pristupne obrasce, izvješća, makronaredbe i module za korištenje podataka sa SQL Servera.

• Word: većina ljudi koji koriste Access također je koristila Word. Bilo da pišete pismo ili sastavljate popis zadataka koje treba obaviti, Word je mjesto gdje se mnogi od nas okreću. Također možete koristiti Word kao alat za izvješćivanje gdje možete stvoriti oznake za postavljanje podataka iz Accessa, tako da netko tko nije upoznat s Accessom može promijeniti statičke podatke u izvješću.

• SharePoint: SharePoint je Microsoftova vizija za dijeljenje i suradnju s podacima na webu, a iz Accessa 2010 možete dijeliti podatke sa SharePoint Serverom. Možete čak stvoriti obrasce i izvješća u Accessu i objaviti ih na web-mjestu sustava SharePoint kako bi ih korisnici mogli koristiti unutar svojih preglednika – sve bez instaliranog programa Access 2010.

• Outlook: Outlook je više od samo alata za e-poštu; također je sustav za upravljanje kontaktima. Koristeći Access 2010, možete slati e-poštu i prikupljati podatke izravno iz primljenih poruka e-pošte. Također možete dijeliti podatke o kontaktu, kalendaru i zadatku sa svojom aplikacijom Access tako da te podatke morate unijeti na samo jedno mjesto.