Priprema podataka za predviđanje prodaje u Excelu

Koja metoda predviđanja koju koristite čini razliku, ali bez obzira na vaš odabir, u Excelu morate postaviti svoje osnovne podatke na određeni način. Excel preferira ako su vaši podaci u obliku tablice. Slijedi brzi pregled.

Korištenje tablica

Nema ništa misteriozno u Excel tablici. Tablica je nešto vrlo slično bazi podataka. Vaš Excel radni list ima stupce i retke, a ako tamo stavite tablicu, trebate samo upravljati s tri zahtjeva:

• Držite različite varijable u različitim stupcima. Na primjer, možete staviti datume prodaje u jedan stupac, iznose prodaje u drugi stupac, imena prodajnih predstavnika u drugi, linije proizvoda u još jedan.
• Čuvajte različite zapise u različitim redovima. Kada je u pitanju bilježenje podataka o prodaji, držite različite zapise o prodaji u različitim redovima. U jedan red stavite podatke o prodaji 15. siječnja, a u drugi red podatke o prodaji 16. siječnja.
• Stavite nazive varijabli u prvi red tablice. Na primjer, možete staviti "Datum prodaje" u stupac A, "Prihod" u stupac B, "Prodajni predstavnik" u stupac C i "Proizvod" u stupac D.

Slika prikazuje tipičnu Excel tablicu.

Ne morate voditi evidenciju prema datumskom redoslijedu — to možete riješiti kasnije.

Zašto se mučiti sa stolovima? Budući da se mnogi alati programa Excel, uključujući i one koje koristite za izradu prognoza, oslanjaju na tablice. Grafikoni — koji vam pomažu vizualizirati što se događa s vašom prodajom — oslanjaju se na tablice. Zaokretne tablice — koje su najmoćniji način na koji imate za sažimanje prodajnih rezultata u Excelu — uvelike se oslanjaju na tablice. Dodatak za analizu podataka — vrlo koristan način izrade prognoza — također se oslanja na tablice.

Godinama je Excel ovisio o neformalnom rasporedu podataka zvanom popis . Popis je izgledao poput tablice sada, s nazivima polja u prvom redu, nakon kojih slijede zapisi. Ali popis nije imao ugrađena svojstva kao što su broj zapisa ili filteri ili ukupan broj redaka ili čak naziv. Morali ste poduzeti posebne korake kako biste identificirali broj redaka i stupaca koje popis zauzima.

U Excelu 2007, Microsoft je dodao tablice kao novu značajku, a tablice imaju sve one stvari koje popisima nedostaju. Jedan aspekt tablica posebno je koristan za predviđanje prodaje. Kako vrijeme prolazi i dobivate više informacija o brojkama prodaje, želite dodati nove podatke svojoj bazi. Koristeći popise, morali ste definirati ono što se zove naziv dinamičkog raspona kako bi se prilagodili novim podacima.

S tablicama, sve što trebate učiniti je dati novi zapis, obično u novom redu na kraju tablice. Kada to učinite, tablica se automatski proširuje za hvatanje novih podataka. Sve u radnoj knjizi - grafikoni, formule, bilo što - također se automatski ažurira kako bi odražavalo nove informacije. Tablice su veliko poboljšanje u odnosu na popise i ova ih knjiga uvelike koristi.

Naručivanje vaših podataka

"Naručivanje vaših podataka" može zvučati pomalo kao "boje unutar linija". Dogovor je da Excelu morate reći koliko ste prodali 1999., pa koliko 2000., pa 2001. i tako dalje. Ako to želite učiniti, podatke morate posložiti kronološkim redom.

Najbolji način da svoje podatke postavite kronološkim redoslijedom u Excelu je pomoću zaokretnih tablica. Zaokretna tablica uzima pojedinačne zapise koji se nalaze u Excel tablici (ili u vanjskoj bazi podataka) i kombinira zapise na načine kojima vi kontrolirate. Možda imate tablicu koja prikazuje godišnju vrijednost prodaje, uključujući ime prodajnog predstavnika, prodani proizvod, datum prodaje i prihod od prodaje. Ako je tako, možete vrlo brzo izraditi zaokretnu tablicu koja zbraja prihod od prodaje po prodajnom predstavniku i po proizvodu po tromjesečjima. Koristeći zaokretne tablice, možete sažeti desetke tisuća zapisa, doslovno u roku od nekoliko sekundi. Ako prije niste koristili zaokretne tablice, ova knjiga ne samo da uvodi temu, već vas tjera da sanjate o njima usred noći.

Tri posebno divne stvari o zaokretnim tablicama:

• Oni mogu akumulirati za vas sve vaše podatke o prodaji — ili, u tom slučaju, vaše podatke o solarnom vjetru, ali ovdje se radi o predviđanju prodaje. Ako prikupljate informacije od prodaje do prodaje, a zatim želite znati koliko su vaši predstavnici prodali na određeni dan, u određenom tjednu i tako dalje, zaokretna tablica je najbolji način za to.
• Možete koristiti zaokretnu tablicu kao osnovu za svoju sljedeću prognozu, što vam štedi mnogo vremena.
• Imaju jedinstven način da vam pomognu grupirati svoje povijesne podatke - po danu, po tjednu, po mjesecu, po tromjesečju, po godini.