Pretvaranje i dijeljenje Office 2019 datoteka

Kada dijelite elektroničku kopiju svog Office 2019 rada, primjerice putem privitka e-pošte , postoji problem ako vaš primatelj nema istu aplikaciju u kojoj bi ga mogao vidjeti. Na primjer, ako pošaljete PowerPoint prezentaciju prijatelju koji nema PowerPoint, on je možda neće moći otvoriti.

Postoje dva osnovna načina za rješavanje problema nekompatibilnosti: ili primatelj dobiva aplikaciju koja može pregledavati datoteke, ili pošiljatelj (to ste vi) može spremiti datoteku u formatu koji primatelj već može vidjeti.

Ako namjeravate riješiti problem sa strane primatelja, najlakši način je da primatelj koristi besplatnu web-aplikaciju PowerPoint . (Potreban je Microsoftov račun, koji je besplatan.) Dostupne su sve web-bazirane verzije programa Word, Excel, PowerPoint, Outlook i OneNote. Nisu potpuno opremljeni kao originali, ali dobro funkcioniraju za pregledavanje i jednostavno uređivanje. Ako se o rješenju bavite sa strane pošiljatelja, prvo saznajte koje formate datoteka ili aplikacije vaš primatelj koristi, a zatim odredite odgovarajući format datoteke u koji će vaša aplikacija spremati. Formate datoteka dostupnih vašoj aplikaciji pronaći ćete putem Save Kao dijaloški okvir iz kojeg možete odabrati drugu vrstu datoteke.

Za tekstualne datoteke, Rich Text Format (.rtf) je izvrstan izbor. To je gotovo univerzalni format koji može otvoriti gotovo svaki program za obradu teksta, a korisnici Worda obično spremaju u tom formatu kada žele razmjenjivati ​​dokumente s nekim tko koristi vrlo star ili opskurni program za obradu teksta koji ne podržava Word datoteke. Slika ispod prikazuje RTF odabran kao format datoteke u programu Microsoft Word.

Promjena u drugi format datoteke može rezultirati gubitkom nekog formatiranja. Neke značajke u aplikacijama sustava Office 2019 rade samo kada su dokumenti spremljeni u izvornom formatu aplikacije, kao što su polja za popunjavanje, makronaredbe, određene vrste umjetničkih slika koje je moguće uređivati ​​i teme oblikovanja. Zato većina ljudi ne sprema u druge formate osim ako nije potrebno.

Ako primatelj neće morati uređivati ​​dokument, najbolje bi vam bilo da ga spremite u poseban format dizajniran za dijeljenje postavljenih stranica samo za čitanje: jezik opisa stranice . Na taj način primatelj vidi stranicu točno onako kako ste je namjeravali, bez potrebe za pronalaženjem i preuzimanjem zasebnog preglednika za tu određenu vrstu datoteke.

Office 2019 podržava dva glavna jezika opisa stranica:

• PDF: Format koji je stvorio Adobe, koji se naširoko koristi na cijelom Internetu za distribuciju dokumenata. Ne dolazi sa sustavom Windows, ali čitač za ovaj format — Adobe Reader — je besplatan za preuzimanje Adobe . Većina web preglednika također će prikazati PDF datoteke.
• XPS: Format koji je izradio Microsoft, izvorno podržan u sustavu Windows Vista i novijim. Svatko tko ima Windows Vista ili noviju verziju već ima dostupan ovaj preglednik.

Možete spremiti u PDF ili XPS formatu izravno iz aplikacije. Prati ove korake:

Odaberite Datoteka → Spremi kao, a zatim idite do željenog mjesta za spremanje.

U dijaloškom okviru Spremi kao, s popisa Spremi kao Vrsta, odaberite PDF ili XPS dokument.

Dijaloški okvir se mijenja i prikazuje neke dodatne kontrole.

Umjesto da slijedite korake 1-2, možete odabrati Datoteka → Izvoz → Kreiraj PDF/XPS dokument → Kreiraj PDF/XPS.

(Neobavezno) Promijenite naziv datoteke ako želite. Prema zadanim postavkama, to je isto ime kao i podatkovna datoteka s kojom radite.

Napravite izbor Optimize For.

• Za dokumente koji se također mogu ispisati na papiru odaberite Standardno (zadano).
• Za dokumente koji će se dijeliti samo na mreži, odaberite Minimalna veličina.

Kliknite Spremi.

Spremljena datoteka otvara se u svom izvornom programu, a to je ili Adobe Reader (PDF format) ili XPS Viewer ili Internet Explorer (XPS format).