Preglednica za Outlook 2019 za LuckyTemplates

Slanje e-pošte nikada nije bilo lakše nego u Outlooku 2019. Primijetit ćete poznato sučelje trake, a i dalje ćete pronaći sve značajke Outlooka koje ste zavoljeli — plus neke nove. Koristite ovaj praktični Cheat Sheet da otkrijete sjajne savjete i tipkovničke prečace koji će vam pomoći da najbolje iskoristite Outlook.

10 savjeta za korištenje Mail modula Outlook 2019

Podesite stupce i okna. Stupci u pristigloj pošti i drugim mjestima pošte su podesivi. Da biste proširili stupac, postavite pokazivač miša između dva naslova stupaca i povucite za promjenu širine onog s lijeve strane. Također možete prilagoditi relativne veličine navigacijskog okna, popisa e-pošte i okna za čitanje; samo postavite pokazivač miša preko razdjelnika između okna i povucite.

Odaberite koji se stupci pojavljuju. Možete prilagoditi stupce koji se pojavljuju u vašim mapama pošte. Na kartici Prikaz kliknite Dodaj stupce za pristup dijaloškom okviru Prikaži stupce i dodajte ili uklonite stupce odatle.

Otvorite poruku u vlastitom prozoru. Čitanje poruke u oknu za čitanje ponekad je dobro, ali ponekad biste možda željeli vidjeti poruku u većem prostoru. Dvaput kliknite na poruku da biste je otvorili u novom prozoru ili je odaberite, a zatim na kartici Prikaz kliknite Otvori u novom prozoru.

Zatvorite sve otvorene stavke. Evo prečaca kada imate mnogo različitih poruka ili drugih otvorenih stavki odjednom. Da biste ih sve zatvorili jednim potezom, na kartici Prikaz kliknite Zatvori sve stavke.

Grupirajte poruke po razgovoru. Ako je bilo puno povratnih poruka o nekoj temi, lako možete vidjeti sve povezane poruke odjednom. Na kartici Prikaz potvrdite okvir Prikaži kao razgovore i kliknite Ova mapa. Zatim upotrijebite padajući izbornik gumba Postavke razgovora za fino podešavanje načina na koji se pojavljuju niti razgovora.

Pristup naprednim postavkama gledanja. Postoji više načina za podešavanje prikaza modula Mail nego što ste vjerojatno zamislili. Da biste im pristupili, na kartici Pogled otvorite galeriju grupe Aranžman i na njezinom izborniku odaberite Postavke prikaza. Otvara se dijaloški okvir Napredne postavke prikaza. Odavde možete pristupiti stupcima, grupama, filtriranju sortiranja, uvjetnom oblikovanju i još mnogo toga.

Odaberite omiljene mape. Da bi se prečac mape pojavio u području Favoriti na vrhu navigacijskog okna u modulu Mail, povucite ga i ispustite tamo s donjeg dijela navigacijskog okna. Također možete desnom tipkom miša kliknuti mapu i odabrati Prikaži u Favoritima.

Filtriraj e-poštu. Jeste li ikada pokušali pregledavati svoju pristiglu poštu tražeći poruke određene zastave ili kategorije ili koje imaju privitke? Na kartici Početna možete kliknuti Filtriraj e-poštu, a zatim odabrati kriterij prema kojem ćete brzo filtrirati. Na primjer, odabirom Privici prikazuju se samo poruke koje sadrže privitke. Također možete filtrirati upisivanjem riječi ili izraza za pretraživanje u okvir Traži trenutni poštanski sandučić iznad popisa e-pošte.

Odgovorite na zahtjeve za dostavu ili pročitajte potvrde. Neke poruke dolaze sa zahtjevom za potvrdom da ste ih primili ili pročitali. Neki ljudi smatraju ovo korisnim; drugi misle da je nametljivo ili nepristojno. Možete postaviti svoje postavke što će se dogoditi kada dobijete takav zahtjev. Odaberite Datoteka, Opcije, kliknite Pošta i pomaknite se prema dolje do odjeljka Praćenje. U odjeljku Za bilo koju primljenu poruku koja uključuje Zahtjev za potvrdu čitanja, odaberite svoju postavku: Uvijek pošalji potvrdu o čitanju, nikad je ne šalji ili pitaj svaki put.

Koristite pribor za pisanje. Značajka Stationery u Outlooku nije sjajna za posao jer poruci dodaje nepotrebnu grafiku i većina poslovnih ljudi je smatra neprofesionalnom. Ali za osobnu upotrebu može dodati zabavan, hiroviti štih. Odaberite Datoteka, Opcije i kliknite Pošta. Kliknite Dopisnica i fontovi, a zatim postavite svoju tiskanicu u dijaloškom okviru Potpisi i tiskanice. Pokušajte kliknuti gumb Tema da biste započeli s temom. Nakon postavljanja teme, prilikom sastavljanja nove poruke, provjerite je li odabran HTML na kartici Format Text, jer pribor radi samo s porukama u HTML formatu.

10 savjeta za korištenje kalendarskog modula Outlook 2019

Promijenite zadani zvuk podsjetnika. Kada se pojavi podsjetnik, čujete zvuk (ako je vaš zvuk uključen, naravno). Prema zadanim postavkama, to je zvuk pod nazivom podsjetnik.wav koji dolazi s Outlookom. Možete promijeniti u neki drugi zvuk. Odaberite Datoteka, Opcije, kliknite Napredno, a u odjeljku Podsjetnici kliknite gumb Pregledaj i odaberite drugu zvučnu datoteku.

Ponovni podsjetnici. Ako slučajno zatvorite prozor Podsjetnici, možete ga ponovno otvoriti. Na kartici Prikaz, u grupi Prozor kliknite Prozor podsjetnika.

Dodajte praznike u kalendar. Kada je Uskrs sljedeće godine? Zahvaljivanje? Outlook zna. Ali neće vam reći ako ne pitate. Outlook prema zadanim postavkama ne prikazuje praznike u kalendarima jer ovise o mjestu. Ipak, možete ih dodati ako ih želite. Odaberite Datoteka, Opcije i kliknite Kalendar, a zatim u odjeljku Opcije kalendara kliknite Dodaj praznike. Odaberite državu u kojoj se nalazite i kliknite U redu.

Napravite kopiju kalendara. Da biste kopirali kalendar, na kartici Mapa kliknite gumb Kopiraj kalendar. Zatim odaberite mjesto za kopiju. To možete učiniti da pokrenete novi kalendar koji sadrži sve stavke vašeg glavnog kalendara kao početnu točku, a zatim dodate ili uklonite stavke u njemu i podijelite ga s drugima.

Radite s više vremenskih zona. Možete postaviti dodatne vremenske zone i dodijeliti im smislene oznake koje vam mogu pomoći pri planiranju. Odaberite Datoteka, Opcije, kliknite Kalendar i u odjeljku Vremenske zone unesite oznaku za svoju glavnu vremensku zonu i odaberite zonu. Možete označiti potvrdne okvire Prikaži drugu vremensku zonu i Prikaži treću vremensku zonu te ih također označiti.

Promijenite boju kalendara. Svaki kalendar koristi drugu boju za svoju karticu, naslove i stavke, tako da ih možete razlikovati ako gledate više od jednog kalendara odjednom. Da biste promijenili boju kalendara, desnom tipkom miša kliknite njegovu karticu, a zatim odaberite Boja i odaberite boju. Također možete samo prikazati kalendar, a zatim na kartici Prikaz kliknite gumb Boja.

Podesite vremensku skalu. U prikazima kalendara u kojima vidite pojedinačna vremena, kao što su dan i tjedan, možete promijeniti vremensku skalu da biste sažimali ili proširili kalendar. Na kartici Prikaz kliknite Vremenska ljestvica, a zatim odaberite interval koji svaki redak u kalendaru treba predstavljati.

Postavite radno vrijeme. Outlook prema zadanim postavkama smatra da je "radno vrijeme" od 9:00 do 18:00 od ponedjeljka do petka, a nedjelja je prvi dan u tjednu. To možete promijeniti kako biste prilagodili različite smjene i rasporede. Odaberite Datoteka, Opcije i kliknite Kalendar, a zatim promijenite postavke u odjeljku Radno vrijeme.

Pokažite vrijeme ili ne. Jeste li primijetili da vam Outlook prikazuje vaše lokalno vrijeme na vrhu kalendara? Ako vam se to ne sviđa, možete ga isključiti. (Također ga možete promijeniti između Fahrenheita i Celzijusa.) Odaberite Datoteka, Opcije, kliknite Kalendar i u odjeljku Vrijeme označite ili poništite Prikaži vrijeme u kalendaru i odaberite temperaturnu ljestvicu.

Pokrenite Outlook u Kalendaru. Outlook se prema zadanim postavkama pokreće u pristigloj pošti. Da biste umjesto toga pokrenuli u modulu Kalendar, odaberite Datoteka, Opcije i kliknite Napredno. U odjeljku Outlook Start and Exit kliknite Pregledaj, a zatim kliknite Kalendar.

10 savjeta za korištenje modula People u Outlooku 2019

Navedite dijelove imena osobe. Kada stvorite novi kontakt, ime koje unesete u okvir Puno ime automatski se raščlanjuje u zasebna polja za naslov, prvo, srednje, prezime i sufiks. Outlook to ne radi uvijek savršeno. Možete pristupiti dijaloškom okviru za unos svake od tih informacija klikom na gumb Puno ime dok stvarate novi kontakt.

Postavite redoslijed datoteke kao. Postavka Datoteka kao za kontakt određuje njegov redoslijed u abecednom rasporedu kontakata. Prema zadanim postavkama to je prezime, ime, ali to možete promijeniti. Na primjer, možda želite da se tvrtka pojavljuje pod nazivom tvrtke, a ne prezimenom vašeg kontakta. Postavite postavku Datoteka kao za pojedinačni kontakt u njegovom zapisu tako da ga dvaput kliknete iz aplikacije Ljudi i zatim promijenite njegovu postavku Datoteka kao u prozoru koji se pojavi.

Dizajnirajte izgled posjetnice. Zadani dizajn kartice prikazan u prikazu posjetnice može se mijenjati. Otvorite kontakt u vlastitom prozoru, a zatim na kartici Kontakt kliknite gumb Posjetnica i zatim u dijaloškom okviru Uredi posjetnicu promijenite dizajn kartice i polja koja uključuje.

Koristite više polja. Polja koja se prema zadanim postavkama pojavljuju za kontakt kada ga otvorite u vlastitom prozoru samo su podskup dostupnih polja. Da biste vidjeli više polja, otvorite kontakt, a zatim na kartici Kontakt kliknite Detalji. Neka od dodatnih polja uključuju nadimak, ime menadžera, supružnika/partnera, rođendan i godišnjicu.

Započnite novi kontakt na temelju postojećeg. Ako imate više kontakata koji svi rade za istu tvrtku, mnoga polja će vjerojatno biti ista za njih, kao što su poštanska adresa i adresa web stranice. Da biste uštedjeli vrijeme, možete započeti novi kontakt na temelju postojećeg. Otvorite postojeći kontakt u vlastitom prozoru, a zatim na kartici Kontakt kliknite donji dio gumba Spremi i novo kako bi se pojavio izbornik. Na tom izborniku odaberite Kontakt iz iste tvrtke.

Dodajte netekstualni sadržaj u bilješke o kontaktu. Otvorite kontakt u vlastitom prozoru, a zatim kliknite u području Bilješke. Na kartici Umetanje pronaći ćete mnoge mogućnosti za sadržaj koji možete umetnuti u područje Bilješke, uključujući slike, oblike, ikone, grafikone, SmartArt, jednadžbe, simbole i WordArt.

Označite kontakt kao privatan. Možda imate neke kontakte na svom popisu kontakata koje ne biste radije dijelili. Da biste isključili određeni kontakt iz dijeljenja, otvorite kontakt u vlastitom prozoru i na kartici Kontakt kliknite Privatno.

Pregledajte tuđe dijeljene kontakte. Svoje kontakte možete dijeliti pomoću gumba Dijeli kontakte na kartici Početna. Da biste vidjeli tuđe dijeljene kontakte, kliknite gumb Otvori dijeljene kontakte (na kartici Početna), a zatim kliknite gumb Ime i odaberite osobu čije kontakte želite vidjeti. Ako je ta osoba podijelila svoju mapu Kontakti, moći ćete je pregledavati (bez svih onih koje je označila kao Privatna). Očito, ovo najbolje funkcionira u poslovnom okruženju u kojem su svi na istom poslužitelju e-pošte ili SharePoint poslužitelju.

Provjerite ima li dupliciranih kontakata. Ne bi li bilo lijepo kada bi vam Outlook rekao ako pokušate stvoriti novi kontakt za nekoga tko je već na vašem popisu? Vi to možete učiniti. Odaberite Datoteka, Opcije i kliknite Ljudi. U odjeljku Imena i arhiviranje potvrdite okvir Provjeri duplikate prilikom spremanja novih kontakata.

Izradite novi prikaz. Na kartici Početna otvorite galeriju Trenutni prikaz i odaberite Upravljanje pogledima. Odatle možete stvoriti vlastiti prilagođeni prikaz. Započnite odabirom postojećeg prikaza i klikom na Kopiraj. Zatim odaberite kopiju i kliknite Izmijeni. Vaš novi prikaz pojavit će se u trenutnoj galeriji pogleda uz standardne prikaze kao što su posjetnica, telefon i popis.

5 savjeta za korištenje modula bilješki u programu Outlook 2019

Promijenite boje bilješki. Ljepljive bilješke ne moraju biti žute. Da biste promijenili boju bilješke, promijenite njezinu kategoriju. Odaberite ga, a zatim na kartici Početna kliknite Kategoriziraj i odaberite drugu boju. Time se mijenja boja bilješke u prikazu ikona i svim drugim prikazima koji je prikazuju kao ljepljivu bilješku u boji.

Proslijedi bilješku. Da biste nekom drugom poslali bilješku putem e-pošte, odaberite bilješku i na kartici Početna kliknite Proslijedi. Zatim se obratite i pošaljite e-poštu kao i inače. Ako primatelj ima Outlook, on ili ona može otvoriti i vidjeti bilješku.

Sortirajte i filtrirajte trenutni prikaz Bilješki. Da biste promijenili način na koji se bilješke pojavljuju, možete izmijeniti prikaz, isto kao i u drugim modulima. Na kartici Početna otvorite galeriju grupe Trenutni prikaz i odaberite Upravljanje pogledima. Odaberite Trenutne postavke prikaza, a zatim kliknite Izmijeni. Kliknite Sortiraj za promjenu redoslijeda sortiranja ili Filtriraj za filtriranje popisa. Kliknite Poništi trenutni prikaz ako se predomislite o promjenama.

Napravite bilješke veće ili manje. Kada pregledavate bilješke u prikazu ikona, na kartici Prikaz kliknite Velike ikone ili Male ikone za prebacivanje između dvije opcije. (No budite upozoreni: neće vam se svidjeti prikaz malih ikona. Neuredan je i gubite boje ikona.) Prikaz popisa, koji je također dostupan na kartici Pogled, prikazuje bilješke kao popis u jednom stupcu.

Promijenite veličinu otvorene bilješke. Kada dvaput kliknete bilješku, ona se otvara u vlastitom zasebnom prozoru s ljepljivom bilješkom. Možete povući kut ovog prozora da promijenite njegovu veličinu tako da možete vidjeti više bilješke bez pomicanja (ako je duga bilješka).

3 savjeta za upravljanje vašim Outlook 2019 podatkovnim datotekama

Arhivirajte stare informacije. Podatkovne datoteke mogu brzo narasti do veličine gigabajta. S vremenom, velika podatkovna datoteka može postati glomazna, zbog čega se Outlook sporije pokreće i gasi. Možda biste željeli arhivirati stare poruke i stavke u zasebnu datoteku kojoj možete pristupiti po potrebi. Za arhiviranje datoteka kliknite Datoteka, a zatim kliknite gumb Alati. Kliknite Očisti stare stavke. Odaberite mapu(e) za arhiviranje, a zatim postavite prag datuma u okviru Arhivske stavke starije od. Odaberite lokaciju arhivske datoteke ili prihvatite zadanu (koja je ista lokacija kao i vaša glavna Outlook datoteka s podacima, ali pod nazivom Arhiva).

Očistite svoj poštanski sandučić. Čišćenje poštanskog sandučića je naprednije i složenije od jednostavne operacije arhiviranja. Uz Čišćenje poštanskog sandučića možete pronaći stavke koje su starije od određenog broja dana ili veće od određenog broja kilobajta. Možete koristiti AutoArchive za automatizaciju procesa arhiviranja, a možete isprazniti mapu Izbrisane stavke. Za početak kliknite Datoteka, kliknite Alati i kliknite Čišćenje poštanskog sandučića.

Podijelite Outlook s drugim korisnicima.Kada dijelite računalo i svaka osoba ima svoju vlastitu prijavu na Windows, ne morate brinuti o prelasku na Outlook; kada svatko od vas pokrene Outlook, dobivate svoj privatni poštanski sandučić i podatkovnu datoteku. Ali ako dvije ili više osoba dijele istu prijavu, ne moraju nužno dijeliti jedan skup podataka programa Outlook. Ključ privatnosti u ovom slučaju je stvaranje dodatnih profila u Outlooku. Kliknite Datoteka, kliknite Postavke računa i kliknite Upravljanje profilima. Izradite novi profil u dijaloškom okviru Mail klikom na Dodaj i popunjavanjem traženih podataka. Zatim u dijaloškom okviru Mail možete odabrati Pitaj za korištenje profila ako želite da Outlook pita kojeg korisnika treba učitati svaki put kada se otvori. Alternativno, možete odabrati Uvijek koristi ovaj profil, a zatim odabrati onaj koji želite koristiti. Da biste promijenili profile ako niste tražili od Outlooka da vas upita pri pokretanju, odaberite Datoteka, Postavke računa, Promijeni profil. Outlook će se ponovno pokrenuti i pitati koji profil treba učitati.

Tipkovnički prečaci za Outlook 2019

Neke zadatke možete izvršiti puno brže korištenjem tipkovničkih prečaca. Sljedeće tablice nude nekoliko praktičnih prečaca koji će vam pomoći da budete učinkovitiji.