Pregledavanje Outlook kontakata po grupama

Popisi kontakata mogu postati prilično dugo nakon nekog vremena; lako možete prikupiti nekoliko tisuća kontakata u nekoliko godina. Sortiranje tako dugog popisa znači da ako tražite stvari koje počinju slovom M, na primjer, morate ići oko tri stope ispod dna zaslona monitora da biste pronašli taj kontakt, bez obzira što radite.

Grupe su odgovor (ne, ne morate se prijaviti za Outlook Anonymous). Outlook vam već nudi nekoliko unaprijed definiranih popisa koji koriste grupiranje.

U Outlooku možete koristiti nekoliko vrsta prikaza:

• Sortirani popis: Ovaj pogled je poput špila igraćih karata raspoređenih brojčanim redoslijedom, počevši od dvojki, zatim trojki, zatim četvorki, i tako dalje kroz slikovne karte.

• Grupirani prikaz: Ovaj pogled je kao da vidite karte poredane sa svim srcima u jednom redu, zatim svim pikovima, zatim dijamantima i trefovima.

• Drugi prikazi: Outlook također ima nekoliko drugih vrsta prikaza koji se ne odnose na kontakte, kao što su vremenska traka i Adresne kartice.

Možda će vam biti zgodno sakupljanje stavki sličnih vrsta u grupe za zadatke kao što je pronalaženje svih ljudi na vašem popisu koji rade za određenu tvrtku kada želite poslati čestitke na novom poslu. Budući da je korisnicima Outlooka grupiranje po tvrtki tako često korisno, prikaz Po tvrtki postavljen je kao unaprijed definirani prikaz u Outlooku.

Za korištenje prikaza By Company, slijedite ove korake:

1. Kliknite gumb Kontakti u navigacijskom oknu.

Otvara se modul Kontakti s prikazanim trenutnim prikazom.

2. Odaberite prikaz By Company s popisa u navigacijskom oknu.

Svaka siva traka s oznakom Tvrtka: (naziv tvrtke) ima malu kutiju na lijevoj strani sa znakom plus ili minus. Kliknite znak plus da biste vidjeli dodatna imena ispod naslova tvrtke; znak minus označava da više nema dostupnih unosa.

3. Kliknite ikonu plus da biste vidjeli unose za tvrtku navedene na sivoj traci.

Ovo grupiranje postaje jako zgodno ako dodijelite kategorije svojim kontaktima dok stvarate stavke. Ako ste pametni u načinu na koji koristite i dodajete kategorije koje odgovaraju poslu koji obavljate, grupiranje po kategorijama predstavlja veliku uštedu vremena.

Ako unaprijed definirani grupni prikazi ne zadovoljavaju vaše potrebe, možete grupirati stavke prema gotovo svemu što želite, pod pretpostavkom da ste unijeli podatke.

Da biste vidjeli prikaz prema kategoriji, slijedite ove korake:

1. Kliknite gumb Kontakti u navigacijskom oknu.

Pojavljuje se prikaz kontakata.

2. Odaberite prikaz Po kategoriji s popisa u navigacijskom oknu.

Svaka siva traka ima ikonu na lijevoj strani s plusom ili minusom, nakon čega slijedi Kategorija: (naziv kategorije). Minus označava da pod naslovom te kategorije nema skrivenih unosa; plus znači da je dostupno više unosa.

3. Kliknite ikonu plus znak da biste vidjeli više unosa za kategoriju navedenu na sivoj traci.

Grupiranje je dobar način za upravljanje svim Outlookovim stavkama, posebno kontaktima. Nakon što se snađete u korištenju grupa, možete uštedjeti puno vremena kada pokušavate pronaći stvari.