Pregled grupnih rasporeda u programu Outlook 2002

Outlook 2002 vam daje mogućnost postavljanja grupa tako da možete vidjeti rasporede svih članova grupe sa samo nekoliko klikova mišem. Na primjer, možete postaviti grupu koja sadrži sve članove vašeg projektnog tima; ako redovito zakazujete sastanke s cijelim timom, možete brzo pregledati sve te rasporede kako biste pronašli vrijeme sastanka kada su svi dostupni. Nema više upisivanja imena članova tima pojedinačno kako biste dobili njihove rasporede. I nema više potrebe za pamćenjem imena svakog člana tima — i neizbježno izostavljanje nekoga s popisa!

Kako biste u potpunosti iskoristili grupne rasporede, kalendari svih članova grupe moraju biti dostupni za javno gledanje. Obratite se guruu informacijskih sustava vaše organizacije da vidite imate li javni pristup rasporedima.

Za pregled svih rasporeda grupe, slijedite ove korake:

1. Pozovite svoj Outlook 2002 kalendar.

2. Odaberite Akcije, Pregledajte rasporede grupe. Pojavit će se dijaloški okvir Grupni rasporedi s popisom svih grupa koje ste stvorili.

Ako još niste stvorili nijednu grupu, možete kliknuti Novo da biste to učinili. Ili možete izbrisati stare grupe sa svog popisa.

3. Dvaput kliknite grupu koju želite vidjeti ili označite grupu i kliknite Otvori.

Pojavljuje se prozor rasporeda koji prikazuje sve rasporede za članove grupe. Možete dodavati i brisati članove grupe.

4. Kliknite Spremi i zatvori za spremanje svih promjena koje ste napravili u grupi.

Možete čak zakazati sastanke iz prozora grupnog rasporeda. Jednostavno označite vrijeme kada su svi dostupni, a zatim kliknite Napravi sastanak i odaberite Napravi sastanak za sve. Pojavljuje se novi prozor za termin s imenima svih članova grupe u polju Prima. Ako želite, promijenite temu i uključite poruku, a zatim kliknite Pošalji da biste pozvali sve u grupi na sastanak.