Prebacivanje vaših relikvija u arhiviranje u Outlook 2003

Ne treba dugo da se prikupi više poruka e-pošte nego što možete podnijeti. Neki ljudi samo brišu poruke dok ih čitaju. Drugi se drže starih poruka u referentne svrhe.

Problem je u tome što Outlook usporava kada pohranjujete puno poruka e-pošte. Osim toga, ogromna zbirka poruka je glomazna za upravljanje. Također, ako koristite korporativni sustav e-pošte, administratori vašeg sustava vam možda neće dopustiti da pohranite više od određene količine e-pošte jer to začepljuje sustav.

Arhiviranje je značajka ugrađena izravno u Outlook koja vam pomaže pohraniti poruke i druge stavke programa Outlook koje trenutno ne trebate gledati, ali biste se ipak mogli pozvati na njih u budućnosti. Ako na poslu koristite Outlook na Exchange mreži, arhiviranje vam olakšava slaganje s administratorima vašeg sustava smanjenjem broja poruka koje pohranjujete u sustavu e-pošte.

Čak i ako trenutno ne želite koristiti značajku arhiviranja, možda ćete htjeti razumjeti kako ona funkcionira. Outlook ponekad automatski arhivira stavke — što vam može izgledati kao da vaše Outlook stavke nestaju.

Ako vam se značajka automatskog arhiviranja čini zastrašujućom i kompliciranom, ne brinite. Microsoft možda nije omogućio lako dešifriranje značajke Arhiva. Međutim, kada se naviknete na to, automatsko arhiviranje bi vam moglo postati dragocjeno.

Iako su poruke e-pošte ono što ljudi najčešće arhiviraju, sve stavke Outlooka mogu se poslati u arhivu — obveze, zadaci, sve. Ljudi obično ne arhiviraju kontakte i bilješke, ali ih čak možete arhivirati ako želite.

Postavljanje AutoArchive

Ne morate ništa učiniti da Outlook arhivira vaše stavke; program je postavljen da automatski arhivira stavke. Ako želite vidjeti kako je Outlook postavljen za arhiviranje vaših starih stavki ili promijeniti način na koji Outlook obavlja posao, slijedite ove korake:

1. Odaberite Alati –> Opcije.

Pojavljuje se dijaloški okvir Opcije.

2. Kliknite karticu Ostalo.

Pojavljuje se stranica Ostale opcije.

3. Kliknite gumb AutoArchive.

Pojavljuje se dijaloški okvir AutoArchive.

Nemojte upadati kroz dijaloški okvir AutoArchive mijenjajući stvari htjeli-ne htjeli — barem ne dok ne pogledate što je već postavljeno. Četiri važne sitnice koje vam dijaloški okvir AutoArchive obično govori su sljedeće:

• Koliko često Outlook arhivira stavke

• Koliko stavke moraju biti stare da bi ih Outlook mogao poslati u arhivu

• Naziv i mjesto arhivske datoteke

• Je li uključena značajka AutoArchive

Kada prvi put instalirate Outlook, program automatski arhivira stavke svakih 14 dana, šaljući stavke starije od 6 mjeseci u arhivsku datoteku navedenu u dijaloškom okviru AutoArchive. Za većinu ljudi te su postavke sasvim u redu. Neki ljudi više vole isključiti značajku automatskog arhiviranja i ručno pokrenuti proces arhiviranja. Možete isključiti proces automatskog arhiviranja klikom na potvrdni okvir s natpisom "Pokreni automatsko arhiviranje svakih 14 dana" na vrhu dijaloškog okvira za automatsko arhiviranje.

Ručno aktiviranje procesa arhiviranja

Poruke možete arhivirati kad god želite odabirom Datoteka –> Arhiviraj na izborniku programa Outlook i slijedeći upute. Prednost ručnog pokretanja procesa Arhiviranja je u tome što dobivate nešto bolju kontrolu nad procesom; Outlooku možete dati krajnji datum za arhiviranje stavki, recimo prvog u godini. Outlooku također možete reći koje mape treba arhivirati i kamo poslati arhivirane stavke. Možete čak i arhivirati različite Outlook mape u različite arhivske datoteke. Nedostatak ove kontrole je što je moguće napraviti nevinu grešku i poslati arhivirane stavke na mjesto koje ne možete lako pronaći. Pokušajte ne mijenjati naziv ili lokaciju datoteka u koje se šalju vaše arhivirane stavke jer je iznenađujuće lako izgubiti pojam o tome što je kamo otišlo,

Pronalaženje i pregled arhiviranih stavki

Ponekad se AutoArchive čini kao magija. Starije stavke se misteriozno pohranjuju bez ikakvih radnji s vaše strane. Nije li to lako? Naravno - sve dok odjednom ne trebate pronaći jednu od onih stavki koje su se čarobno premjestile u vašu arhivu. Zatim morate shvatiti kamo je otišao i kako ponovno doći do toga.

Kada želite još jednom pogledati stavke koje ste arhivirali, otvorite mapu arhive, koju Outlook također naziva podatkovnom datotekom.

Da biste otvorili podatkovnu datoteku koja sadrži vaše arhivske stavke, slijedite ove korake:

1. Odaberite File –> Open –> Outlook Data File.

Pojavljuje se dijaloški okvir Open Outlook Data File.

2. Upišite naziv datoteke koju želite otvoriti u okvir Naziv datoteke.

Ime koje unesete pojavljuje se u okviru Naziv datoteke.

3. Kliknite OK.

Naziv datoteke s podacima koju ste otvorili pojavljuje se na natpisu mape velikim slovima. Pojavljuje se i Vaš popis mapa, koji prikazuje dva skupa mapa: Normalna i Arhiva.

Dovoljno jednostavno, zar ne? Da, ali postoji virtualna muha u virtualnoj masti. Vjerojatno ne znate naziv arhivske datoteke koju želite otvoriti i obično se ne pojavljuje na popisu u dijaloškom okviru Stvori ili otvori Outlook podatkovnu datoteku.

Da biste saznali naziv otvorene arhivske datoteke, odaberite Datoteka -> Arhiva i pogledajte okvir s natpisom "Arhiviraj datoteku". Pazite da ne promijenite ništa u vezi s informacijama u okviru Arhivske datoteke. Inače bi Outlook mogao početi slati vaše arhivirane stavke negdje drugdje. Informacije u okviru Arhivske datoteke obično su složene gobbledygook s dvotočkama i kosim crtama i svim vrstama stvari kojih se normalni ljudi ne mogu sjetiti.

Jedan od načina za hvatanje dugog imena u dijaloški okvir je kopiranje informacija. Evo kako to izgleda u brzom premotavanju naprijed: jednom kliknite naziv, pritisnite Tab, pritisnite Shift+Tab, pritisnite Ctrl+C, a zatim kliknite Odustani. Nakon što kopirate naziv datoteke, možete slijediti korake date ranije u ovom članku - zalijepiti naziv koji želite u okvir Naziv datoteke pritiskom na Ctrl+V i veseliti se što ne morate pamtiti taj dugi, ludi naziv datoteke .

Zatvaranje arhivske datoteke

Svoju arhivsku datoteku možete držati otvorenom na popisu mapa Outlook koliko god želite, ali većina ljudi je radije zatvori nakon što pronađu ono što im treba. Outlook radi malo brže kada zatvorite sve nepotrebne podatkovne datoteke.

Da biste zatvorili podatkovnu datoteku, slijedite ove korake:

1. S otvorenim popisom mapa desnom tipkom miša kliknite naziv vaše arhivske mape.

Pojavljuje se izbornik prečaca.

2. Odaberite Zatvori mapu iz izbornika prečaca.

Vaša arhivska mapa nestaje s popisa mapa.

Način na koji se mape nazivaju u Outlooku je čudan. Možda ćete pronaći "Osobne mape" koje se pojavljuju nekoliko puta na vašem popisu mapa. Kako bi Outlook radio što je brže moguće, zatvorite što više njih. Vaš glavni skup mapa — skup koji koristite svaki dan — neće se zatvoriti, tako da ne morate brinuti o zatvaranju mapa koje koristite svaki dan.