Postavljanje opcija dnevnika u Outlook 2002

Zvjezdani 2002: Na , kapetan zvjezdanog broda Enterprise vjerno čini dnevni unose u zapisnik zvijezda. Kapetan bilježi informacije o planetima koje je posada istraživala, vanzemaljcima s kojima su se borili i bizarnim pojavama koje su promatrali u dubokom svemiru, kamo još nijedan muškarac (ili žena) nije otišao!

Sad je tvoj red. Baš poput kapetana Enterprisea, možete snimiti svoje svakodnevne interakcije s čudnim bićima u bizarnim okruženjima pod stresnim okolnostima, čak i ako su čudna bića sva u vašem uredu. Outlook Journal je vaš zvjezdani dnevnik.

Nema sumnje da veliki muci galaksije koriste kapetanov dnevnik za užasno važne stvari, ali vaš Dnevnik vam služi izravnije. Ponekad, kada trebate pronaći dokument ili zapis razgovora, ne sjećate se kako ste dokument nazvali ili gdje ste ga pohranili, ali se sjećate kada ste stvorili ili primili stavku. U tom slučaju možete otići u Dnevnik i provjeriti datum kada se sjećate da ste se bavili predmetom i pronaći ono što trebate znati.

Da biste dobro iskoristili Dnevnik, morate ga koristiti. Možete postaviti Outlook da pravi unose u dnevnik za gotovo sve što radite, ili možete potpuno isključiti Dnevnik i ne unositi u njega nikakve unose. Ako ništa ne upišete u Dnevnik, ništa nećete dobiti.

Koji je najlakši način za unos podataka u Dnevnik? Ne činite ništa. Dnevnik automatski bilježi svaki dokument koji izradite, uredite ili ispišete u bilo kojoj Office XP aplikaciji. Dnevnik također automatski prati poruke e-pošte, zahtjeve za sastanke i odgovore te zahtjeve i odgovore na zadatke. Nekoliko programa osim Microsoft Office aplikacija također ima mogućnost unosa u dnevnik, ali ta se značajka najčešće koristi s programima Office XP.

Postoji kvaka: morate reći Outlooku da želite uključiti automatsko snimanje dnevnika. (U redu, morate napraviti nešto.) Srećom, ako niste aktivirali značajku automatskog snimanja Dnevnika, Outlook 2002 vas pita želite li uključiti tu značajku svaki put kada kliknete ikonu Dnevnika.

Da biste uključili značajku automatskog snimanja časopisa, slijedite ove korake:

1. Odaberite Alati–>Opcije.

Pojavljuje se dijaloški okvir Opcije.

2. Kliknite gumb Opcije dnevnika.

Pojavljuje se dijaloški okvir Journal Options, kao što je prikazano na slici 1, s potvrdnim okvirima za sve vrste aktivnosti koje možete automatski zabilježiti i imenima svih osoba za koje možete automatski bilježiti transakcije, kao što je e-pošta.

Slika 1: Dijaloški okvir Opcije dnevnika.

3. Kliknite da biste označili potvrdni okvir za one stavke i datoteke koje želite automatski snimiti i za kontakte o kojima želite da se zabilježe podaci.

Popis osoba u okviru Za ove kontakte isti je kao i popis osoba na vašem popisu kontakata. Možete ručno kreirati unose u dnevnik za osobe koje nisu na vašem popisu kontakata; pogledajte sljedeći odjeljak "Ručno snimanje stavke iz Outlooka u dnevnik."

Kada dodate imena na popis kontakata u modulu Kontakti, ta imena nisu postavljena za automatsko bilježenje u Dnevnik. Morate provjeriti ime u dijaloškom okviru Mogućnosti dnevnika ili otvoriti zapis o kontaktu, kliknuti karticu Dnevnik i označiti Automatski bilježi unose u dnevnik za ove kontakte.

4. Kliknite OK.

Dnevnik automatski bilježi one stavke i datoteke koje ste odabrali za kontakte koje ste imenovali.

Ručno bilježenje stavke programa Outlook u dnevnik

Ako ne želite zatrpati svoj Dnevnik automatskim bilježenjem svega, odabrane stavke možete unijeti ručno — samo ih povucite na ikonu Dnevnik. Na primjer, možda nećete htjeti bilježiti svaku transakciju s potencijalnim klijentom dok ne budete sigurni da poslujete s tim klijentom. Možete povući relevantne poruke e-pošte u Dnevnik i zadržati zapis o ozbiljnim upitima. Kada zapravo počnete poslovati s novim klijentom, možete postaviti automatsko snimanje.

Za ručno snimanje stavki u dnevnik, slijedite ove korake:

1. Povucite stavku koju želite snimiti (kao što je poruka e-pošte) na ikonu Dnevnik.

Pojavljuje se obrazac za unos u dnevnik (vidi sliku 2). Na dnu obrasca nalazi se ikona koja predstavlja stavku koju snimate, zajedno s nazivom stavke.

Slika 2: Unos u dnevnik s prečacem do poruke e-pošte priložen u tekstualni okvir.

2. Ispunite podatke koje želite snimiti.

Ipak, ne morate ništa snimati. Tekstualni okvir na dnu zaslona daje vam prostor za pisanje bilješke, ako ga želite koristiti.

3. Kliknite Spremi i zatvori.

Stavka koju ste zabilježili upisuje se u Dnevnik.

Zapisivanje dokumenta u Dnevnik

Ako se vaš omiljeni program, kao što je program za crtanje ili stolno izdavaštvo, ne pojavi na popisu programa koji mogu automatski unositi u Dnevnik, nije sve izgubljeno — možete povući dokumente iz Outlookove mape Moje računalo u Mapa dnevnika za stvaranje unosa dnevnika i za datoteke tih programa. Budući da Dnevnik može pratiti mnoge vrste informacija o dokumentu osim datuma i vremena (kao što su klijent, predmet i neke bilješke), možete koristiti Dnevnik za praćenje datoteka koje kreirate u programima koji nisu dio Microsoft Officea. Ako ste odabrali dopustiti Outlooku da automatski kreira unose u dnevnik za vaše aplikacije Office XP, ne morate unositi unose za Office XP dokumente.

Za snimanje dokumenta u dnevnik, slijedite ove korake:

1. Kliknite razdjelnu traku Ostali prečaci na traci programa Outlook.

Pojavljuju se ikone u grupi Ostali prečaci, uključujući ikonu Moje računalo.

2. Kliknite ikonu Moje računalo na traci programa Outlook.

Pojavljuje se vaš popis pogona (vidi sliku 3).

Slika 3: Popis pogona u My Computer.

3. Pronađite dokument koji želite snimiti.

Dvaput kliknite na pogon koji sadrži dokument koji želite snimiti. Zatim dvaput kliknite mapu u koju spremate svoje dokumente da biste pronašli dokument koji želite snimiti. Istaknite ga.

4. Kliknite razdjelnu traku Outlookovih prečaca na traci programa Outlook.

Pojavljuju se ikone u grupi Outlookovih prečaca, uključujući ikonu Dnevnik.

5. Povucite dokument na ikonu Dnevnik.

Pojavljuje se obrazac za unos u dnevnik, s ikonom u tekstualnom okviru koja predstavlja datoteku koju snimate.

6. Kliknite Spremi i zatvori.

Vaš dokument je zabilježen u Dnevniku.

Velika prednost bilježenja dokumenata u Dnevnik je činjenica da su zapisi u Dnevniku zapravo prečaci do samih dokumenata. Kada unesete dokument u Dnevnik, imate brz pristup informacijama koje ste spremili o dokumentu, a od samog dokumenta vas dijeli samo jedan klik. Dakle, ako koristite ne-Office XP program koji stvara datoteke koje ne prate mnogo informacija o sebi, Journal je izvrsno središnje mjesto za praćenje informacija o dokumentu. Na primjer, ako spremate slike iz programa za crtanje na računalu, možda ćete htjeti spremiti više informacija o svakoj slici nego samo naziv datoteke. Ako izradite unose u dnevnik za svaku datoteku, možete voditi bilješke o svakoj slici u dnevniku. Kada pronađete unos u Dnevniku za sliku koju želite, samo dvaput kliknite na ikonu za sliku. Otvara se program koji koristite da vidite sliku.