Postavljanje knjiga u Dynamics 365 Business Central

Pogledajmo neke osnovne postavke i značajke Dynamics 365 Business Central kako dolazi iz kutije. Ovaj obilazak Dynamics 365 Business Central započinjete postavljanjem svojih knjiga dodavanjem računa u kontni plan, a zatim prelazite na definiranje kategorija računa glavne knjige (G/L). Na kraju, pogledajte navođenje bankovnih računa za te račune.

Srećom, Business Central ne definira glavni zapis broja računa kao fiksni niz koji uključuje sve segmente, kao što to čine neki drugi Microsoft ERP proizvodi (Dynamics GP, na primjer). Umjesto toga, Business Central definira glavni zapis broja računa kao samo prirodni broj računa. Segmenti se mogu definirati zasebno i nazivaju se dimenzijama.

Prvo specificirate prirodni račun (ponekad se naziva glavni ili korijenski račun), a zatim dodajete dimenzije kasnije. To činite jer mnogi kontni planovi završavaju s astronomski velikim brojem računa (ponekad u stotinama tisuća). S dimenzijama, Business Central može označiti transakcije na načine koji ne samo da definiraju na koju poslovnu jedinicu ili geografsko područje transakcija utječe, već uključuje i podatke kao što su što je prodano, tko ju je prodao i kategoriju kupaca koji su je kupili. . To omogućuje manji kontni plan i iznimno moćnu integraciju poslovne inteligencije (BI) na stražnjoj strani koja će i kvalificirati i kvantificirati transakcije.

Dodavanje računa u kontni plan u Dynamics 365 Business Central

Da biste dodali prirodni račun (jedina vrsta koja postoji u Business Central) u kontni plan, slijedite ove korake:

S otvorenim Business Centralom kliknite glavni padajući izbornik Financije na vrhu zaslona.
Odmah ispod se pojavljuje izbornik koji prikazuje sve dostupne opcije unutar kategorije Financije.

Odaberite opciju Kontni plan.
Prikazuje se popis računa.

Kliknite gumb Novo na vrhu popisa.
Novi obrazac kartice glavnog računa otvara se u modu za uređivanje.

Unesite broj računa i naziv u odgovarajuća polja.

Crvena zvjezdica lijevo od okvira za tekst označava da je polje br (broj) obavezno polje.

Odaberite kategoriju računa.
Kada prvo odaberete ovu kategoriju, opcija Prihod ili saldo automatski postavlja najvjerojatnije kategorije.

Dodijelite potkategoriju računa.
Ovaj korak pomaže u svrhu izvješćivanja, u daljnjoj raščlanjivanju podskupova računa i dimenzija tih računa.

Definirajte zadanu vrstu unosa (debitno/kreditno) za račun.

To se odnosi na to jesu li transakcije knjižene na ovaj račun obično kreditne, debitne ili oboje (kao što je obračunski račun) prema zadanim postavkama.

Odaberite vrstu računa.
Odaberite jednu od ovih vrsta: Knjiženje, Naslov, Ukupno, Početno ukupno ili Krajnje ukupno.

Ako je račun postavljen na zbirni račun, definirajte zbrojne račune.
Zbirni računi su popis ukupnog zbroja računa do stanja računa. Odvojite brojeve računa pomoću simbola crte (|). Kliknite gumb Ellipse na stranici da biste prikazali izbor računa. Za odabir više računa držite pritisnutu tipku Ctrl na tipkovnici dok kliknete svaki račun.

Neki uzorak unosa teksta za ovo polje je

10200|10500|10800|10940|20400

Nakon što unesete brojeve računa na ovom zaslonu, polje Stanje u postavkama računa automatski se ažurira kako bi odražavalo odabrane račune.

Odaberite odgovarajuće okvire u odjeljku Općenito kako biste naveli je li ovo račun usklađivanja, izravno knjiženje, blokirani račun ili druga opcija.

Blokirani račun navodi da se povezani zapis ne smije koristiti za knjiženje transakcije dok je blokiran.

Ispunite preostale podatke o računu na ovom zaslonu.
Ako zadržite pokazivač miša iznad oznake polja, pojavit će se skočni okvir pomoći koji opisuje polje.

Konačno, upotrijebite gornju traku iznad kartice za odabir dimenzija (ako su one definirane) za označavanje transakcija prikazanih na ovom računu.

Možete vidjeti stanje računa, stanje računa po dimenzijama i izmijeniti postavke knjiženja. (Taj posljednji korak je važan ako radite s računima s različitim računima za prodaju i kupnju koji su povezani s njima).

Kliknite gumb Uredi na kartici Početak izbornika na vrhu zaslona da biste spremili promjene.
Klikom na gumb Uredi račun se premješta iz načina uređivanja natrag u način prikaza.

Na ovom zaslonu nema gumba Spremi, čak ni za nove račune.

Kliknite X da biste napustili tu karticu računa (ili pritisnite Esc na tipkovnici).

Da biste uredili račun koji je već na kontnom planu, kliknite gumb Elipsa pored njegovog naziva i na izborniku koji se pojavi odaberite Uredi.

Gumb Uredi račun kontnog plana.

Kada pregledavate kontni plan, primijetit ćete da su računi prikazani podebljanim slovima, što obično označava je li račun zbirni račun za račune koji su skupljeni unutar njega (pogledajte stupac Zbroj). Kada uređujete račun, primijetite da a) simbol za crtu (|) omogućuje unos određenih računa razdvojenih crtom na popisu i b) ako kliknete gumb Ellipse, prikazuje vam se izbornik u kojem određujete niz račune. Na primjer, u podacima uzorka, račun ukupnog prihoda ima 40001..40990 kao postavku u stupcu Totaling (što ukazuje da je svaki račun između 40001 i 40990 uključen u zbroj). Možete, međutim, umjesto toga odrediti diskontinuirani raspon računa - na primjer račune 10200, 10500, 1800, 10940 i 20400 - korištenjem teksta 10200|10500|10800|10940|20400.

Definiranje kategorija glavnog računa u Dynamics 365 Business Central

Business Central ima jednostavan, ali učinkovit način postavljanja kategorija računa. Ove kategorije olakšavaju mapiranje računa glavne knjige (G/L) u određene kategorije. Također možete stvoriti potkategorije i dodijeliti te kategorije postojećim računima. Svaka grupa prikazuje ukupno stanje računa unutar tih kategorija unutar različitih financijskih izvješća dostupnih u Business Centralu. Ove kategorije su zgodan način da brzo odredite zbroj u vašim financijskim izvještajima. Možete ih promijeniti u hodu, čineći kategorije računa robusnim načinom kategorizacije vaših financijskih podataka. Na primjer, odjel može mijenjati svoju osnovnu funkcionalnost iz godine u godinu. Kategorije računa omogućuju vam da lakše kreirate i održavate financijska izvješća.

Kategorije računa određuju kako se računi zbrajaju za izračunavanje ukupnih iznosa koji se koriste u financijskim izvješćima. Na primjer, Tekuća imovina je kategorija računa bez posebnih glavnih računa koji su eksplicitno definirani na razini broja računa. Međutim, gotovina, potraživanja, unaprijed plaćeni troškovi i zalihe su sve kategorije računa koje se zbrajaju unutar kategorije tekuće imovine. To znači da kategorija Tekuća imovina izvještava o ukupnom iznosu svih računa glavne knjige zastupljenih u te četiri kategorije.

Pogledajte glavni zaslon za kategorije računa glavne knjige. Na ovom zaslonu vidite popis svih kategorija računa. Da biste započeli, nastavite i napravite novu stavku. Sljedeći koraci vam pokazuju kako:

S otvorenim Business Centralom odaberite Financije → Kategorije glavnog računa na traci izbornika na vrhu zaslona.
Pojavljuje se popis kategorija glavnog računa.

Odaberite Upravljanje → Uredi popis s izbornika koji se pojavi, neposredno iznad popisa kategorija glavnog računa.

Sada ste u načinu za uređivanje popisa, gdje možete dodati nove kategorije glavnog računa ili urediti postojeće.

Odaberite kategoriju glavnog računa s prikazanog popisa, a zatim kliknite gumb Novo na kartici Početak izbornika na vrhu zaslona kako biste stvorili novu kategoriju neposredno ispod odabrane kategorije.

Upotrijebite gumbe Pomakni gore i Pomakni dolje da biste novu kategoriju glavnog računa postavili na mjesto na kojem želite da spada u popis.

U stupcu Glavni računi u kategoriji navedite račune glavne knjige koji se odnose na novu kategoriju računa glavne knjige.

Dodatni izvještaj Definicija kolona se koristi kako bi se utvrdilo gdje će kategorija G / L pojaviti u roku od Izvještaj o novčanim tokovima (zove izvještaj o novčanom tijeku u Business Central), pa se svakako odrediti tu postavku ako namjeravate koristiti izvješće o novčanom toku .

Business Central nema koncept skupnih podataka ili potkategorija: umjesto toga, ima kategorije računa koje su "uvučene" kako bi postale dio druge kategorije iznad njih u strukturi. Business Central ne prikazuje ni koliko je "duboko" unutar hijerarhije račun na svim obrascima, što može biti problematično kada pokušavate osigurati da ste ispravno dodijelili račun na odgovarajućoj razini skupnog popisa. Ako ste slučajno premjestili račun na zaslonu kategorije i imate problema s njegovim vraćanjem u ispravan dio hijerarhije, upotrijebite gumbe Uvlaka i Odmak, kao i gumbe Pomakni gore i Pomakni dolje da biste ga premjestili.

Određivanje bankovnih računa u Dynamics 365 Business Central

Business Central omogućuje povezivanje bankovnih računa putem sigurnog sučelja — definitivno jedna od najljepših značajki ove aplikacije temeljene na oblaku. Međutim, jedna stvar koju nije tako lako otkriti je kako postaviti API veze između vaše banke i sustava Business Central, kako bi se drastično pomoglo u usklađivanju bankovnih računa. Ovdje ćete saznati kako

• Postavite i povežite bankovne račune
• Omogućite automatski uvoz banaka pomoću Envestnet Yodlee Bank Feeds (veza koju je Microsoft autor, instalirao i omogućio prema zadanim postavkama)
• Uskladite transakcije unutar sučelja s bankovnim transakcijama
• Uskladite svoje bankovne račune

Ovdje ćete otkriti kako izvršiti automatsko bankovno usklađivanje i uvoz transakcija. Sve to možete učiniti ručno, ali jedna od mnogih prednosti ove aplikacije je da možete automatski uvesti transakcije i uskladiti ih unutar sučelja jednostavnog za korištenje. Sustav se čak pokušava automatski uskladiti i daje vam ocjenu pouzdanosti podudaranja na temelju nekoliko jedinstvenih podudaranja, kao što su iznos i datum i druge informacije povezane s tom transakcijom.

Slijedite sljedeći niz koraka za postavljanje svih ovih značajki i bit ćete na putu da uštedite vrijeme kada dođe vrijeme za usklađivanje bankovnih računa.

Za povezivanje bankovnog računa s računom postavljenim u Business Centralu, slijedite ove korake:

Odaberite Upravljanje gotovinom → Bankovni računi iz glavnog izbornika Business Central na vrhu zaslona.
Na taj se način prikazuje popis dostupnih bankovnih računa.

Možete stvoriti novi bankovni račun klikom na gumb Novo i popunjavanjem podataka o svom bankovnom računu.

U ovom primjeru koristite postojeći bankovni račun.

Kliknite gumb Ellipse — onaj u drugom stupcu, odmah desno od naziva bankovnog računa — u retku za bankovni račun koji želite urediti.
Pojavljuje se mali padajući izbornik.

Odaberite Uredi s padajućeg izbornika.
Pojavljuje se obrazac Uredi karticu bankovnog računa.

Kliknite gumb Veza na mrežni bankovni račun na vrpci Početna.

Pojavit će se obrazac Veza s internetskim bankovnim računom.

Kada se to od vas zatraži, provjerite jeste li na sigurnoj vezi, unesite svoje bankovne podatke, kliknite Dalje, a zatim kliknite U redu.

Pojavljuje se novi zaslon koji prikazuje račune koji su već povezani.

Kliknite OK.
To vas dovodi do sljedećeg odjeljka, gdje postavljate automatski uvoz banke.

Kliknite da biste odabrali naziv računa za koji želite postaviti automatski uvoz banke, a zatim kliknite gumb Postavljanje automatskog uvoza bankovnog izvoda.
To možete konfigurirati na kartici bankovnog računa, koja vam govori o statusu povezivanja bankovnog računa u gornjem desnom kutu općeg odjeljka.

U prozoru Postavljanje uvoza odaberite broj dana za uključivanje u uvoz, a zatim odaberite U redu.
Navedene transakcije uvoze se u vaš dnevnik plaćanja.

Nakon što su te transakcije uvezene, spremni ste za usklađivanje. Usklađivanje elektroničkih transakcija odnosi se na čin osiguravanja da transakcije unutar sustava za bilo koji bankovni račun odgovaraju transakcijama navedenim u bankovnoj knjizi. Morate redovito usklađivati ​​svoje bankovne račune, račune obveza i potraživanja primjenom svojih plaćanja evidentiranih u banci na pridružene kreditne zapise, neplaćene fakture i otvorene unose u Business Central. To možete učiniti u prozoru Payment Reconciliation Journal.

Prozor dnevnici usklađivanja plaćanja Business Central.

Možete koristiti obrazac Dnevnik usklađivanja plaćanja bankovnog računa za ručni uvoz bankovnih transakcija putem preuzimanja bankovne datoteke transakcije. Automatski uvoz jednostavno vam štedi nevolje da morate svakodnevno ili tjedno preuzimati datoteku iz svoje bankovne institucije.

Obrazac Dnevnik usklađivanja plaćanja bankovnog računa omogućuje vam da izvršite ove radnje na transakciji:

• Neka sustav automatski primjenjuje plaćanja
• Samo post plaćanja
• Prebacite razliku na drugi račun
• Ručno primijenite plaćanja
• Uklonite određene već napravljene aplikacije
• Samo post plaćanja

Nakon što ste primijenili transakcije, kliknite gumb Poslati plaćanja i uskladiti bankovni račun i vaš će bankovni račun biti usklađen.

Kao što možete vidjeti, Microsoft Dynamics 365 Business Central čini bankovno usklađivanje mnogo bržim procesom korištenjem inteligentnih algoritama za usklađivanje plaćanja s nepodmirenim fakturama, kreditnim zapisima i računima. To čini postupke zatvaranja na kraju mjeseca mnogo učinkovitijima, uz manje ručnih unosa potrebnih za usklađivanje banke. Ova vrsta automatizacije ogromna je ušteda vremena za vas i vaše osoblje.

Prilikom odabira bilo čega s popisa (uključujući transakcije na obrascu Dnevnik usklađivanja plaćanja bankovnog računa), možete držati pritisnutu tipku Ctrl na tipkovnici kako biste odabrali više stavki u isto vrijeme. Ako ste na dodirnom zaslonu, dodirnite gumb Ellipse u bilo kojoj stavci retka, a zatim dodirnite opciju Odaberi više na izborniku koji se pojavi. Ovo dovodi do prethodno skrivenog stupca potvrdnog okvira. Jednostavno dodirnite transakcije koje želite odabrati.